学校财务档案管理信息化建设探讨

黄兆屏

摘 要：学校实施财务档案信息化管理适应了信息时代和社会发展的趋势，但在发展过程中仍存在一些问题。因此，通过分析、研究学校财务档案信息化管理的内容，提出了有针对性的规划方案，仅供参考。

关键词：财务档案;信息化建设;数字化建设

近年来，随着新课改的不断进行，人们对于教育的方方面面都开始关心起来，学校的建设成为人们看待学校强弱的一个重要方面。学校作为公共场所，尤其是普通高中，其财务档案具有很重要的地位，为了让财务档案的管理变得更加科学化，也为了让学校的建设更好，学校中应当采用更加先进的信息化进行管理活动。信息化管理会让财务档案的查询更加方便，让档案更加安全，并且管理工作的效率也会相应提高。

1 财务档案管理信息化的背景

随着我国社会经济体制和教育改革的不断深化和发展，学校财务档案出现了许多新的特点，比如信息量增大、时效性增强、标准变动频繁、内容更新迅速、查阅服务的数量和类型增多等。同时，各种财务会计账簿和报表的内容每年都处于变动之中，新的内容和项目不断出现。对于学校财务档案的查询、检索和利用，也呈现出日益增多的趋势。上述现象都给学校的财务档案管理工作带来了新的挑战，也对当前学校财务档案管理工作提出了新的要求。因此，从短期看，实行学校财务档案信息化管理是应对新变化和适应新环境的有效措施;从长期看，其可有效降低轻学校财务档案管理工作的难度，节省人力、财力资源，提高档案管理的工作效率、质量和服务水平，从而全面提高学校财务档案管理的现代化水平。

2 财务档案管理信息化建设的内容

2.1 财务档案的数字化建设

财务档案数字化建设是指对重要的财务信息资源文件原件，采用电子扫描仪、光盘刻录机、数码相机、数字档案资源格式转化器等现代化的信息采集技术和设备，将纸质的财务数据文件有效转换成数字化财务档案资源的过程。数字化财务档案信息资源是指在硬磁盘、软磁盘、激光光盘、闪存盘和网络硬盘等各种数字化介质中存储的财务档案数据资料。与传统意义上的纸质财务档案载体相比，数字化财务档案具有明显的优势，具体有以下4点：1）便于管理。数字化财务档案便于复制或修改，便于纠正错误的数据、信息。2）便于存储。数字化财务档案的存档形式丰富多样，既可以方便地打印至纸质材料上，也可以存储在硬盘、软盘、光盘和网盘等数字化存储介质中。3）便于传送。数字化财务档案便于携带和远程传送，不仅传送的数量多，而且速度极快。4）便于利用。数字化财务档案便于计算、统计和分析，可快速查询财务档案的相关信息。因此，数字化财务档案不仅能够更好地满足学校财务档案管理工作的开展需求，还能提高学校财务档案管理工作的水平和质量。

2.2 财务档案信息化数据库建设

在学校财务档案信息化建设的过程中，各种类型的数据库建设是重点环节之一。随着学校财务工作的日趋复杂，学校财务档案的内容和类别更加多样化。学校财务档案的内容一般包括财务核算凭据类档案，比如工资、奖金、津贴和扣税发放表等;银行业务类档案，比如银行对账单、银行存款余额调节表等;财务收支票据类档案，比如各种费用的收据、助学金和奖学金发放清册、国家贷款发放清册、行政事业单位往来款项的票据、服务业统一收费的收据、上级部门给予学校的各项财政费用的收据、学校的教学和教科研经费开支、学校行政和后勤部门的办公支出等，以及学校财务档案管理中形成的保管、移交和销毁登录的清册。这些财务档案可较为完整地反映学校的经济活动和财务状况，它们构成了学校财务收支的主线。根据这些学校财务档案的内容和类别，在财务档案数据库的建设过程中，可有针对性地建设相关内容的财务档案数据库。比如在学校的财务管理中，可建设会计档案管理数据库、财务报告档案管理数据库、财务档案销毁管理数据库、外来资金管理档案数据库、对外业务往来财务档案管理数据库、资金结算档案管理数据库、工资管理档案数据库;在学生管理中，可建设学生收费管理档案数据库、学生贷款奖、助学金管理数据库;在后勤管理中，可建设后勤收费管理档案数据库、工程建设财务管理档案数据库、固定资产折旧管理档案数据库;在教学科研方面，可建设教学资金管理档案数据库、科研资金管理档案数据库。此外，还可建设学校校长专项资金管理档案数据库等。

2.3 财务档案信息化安全性建设

学校财务档案信息化建设中的安全性建设是非常重要的内容，这是因为任何先进的科学技术都是一把“双刃剑”，它在大幅度地更新、改进原有技术的同时，也必然会带来新的问题。正是因为新问题的不断出现和产生，才得以推动科学技术的不断发展和进步，学校财务档案信息化建设也是如此。

在学校财务档案安全性建设中，除了实施政策性、思想性、制度性等安全防范措施外，还应实行技术性防范措施。具体措施包括以下7种：1）确保学校财务档案信息资源存储载体的安全性。主要包括财务档案信息资源存储的介质安全、网络安全等。2）确保学校财务档案信息资源内容的原始性。主要包括采用数字签署技术，比如证书式数字签名和手写式数字签名。3）采用加密技术。比如在档案信息资源的远程传送过程中，可采用双密钥码加密。4）采用档案数据防改写技术。比如将档案文件设置为只读状态，并在计算机外存储器中采用只读型光盘。5）采用备份技术。比如将财务档案信息资源的内容通过复制、输出和打印，形成纸质备份档案后保存。6）确保学校财务档案信息资源计算机管理系统的安全性。应采用身份验证技术，给每位合法用户一个由字母、数字或特定符号组成的通行证，它可代表该用户的身份验证信息。7）采用防火墙技术。

2.4 财务档案信息化服务性建设

学校财务档案管理信息化建设是管理手段上的变化，而档案管理的最终目的是服务于社会。因此，如果能有效地挖掘和开发财务档案中的有用信息，分析学校在教学、科研、管理、经济发展、办学方向和财务运行中的一些特点，并发现其中存在的问题，则可提出有针对性的解决对策，进而为办学决策提供服务，为学校的长久可持续发展提供服务，为教学和科研提供服务，为行政管理和后勤管理提供服务。

学校财务档案信息资源具体的服务内容有以下4方面：1）为用户提供个人财务信息查询服务。比如可为本校师生、员工提供服务，使他们通过互联网络查询和了解与自己有关的工资发放明细、个人所得税缴纳额、奖金发放状况、各种补贴发放状况及其他所需的财务信息。2）为用户提供财务档案信息资源的线索型检索服务。比如可为用户提供财务档案信息资源的远程公共目录查询、远程题录、摘要内容检索和光盘等特定载体类型档案资源的远程检索服务。3）为用户提供学校财务档案信息资源的下载服务。比如可为用户提供可公开利用的学校财务档案信息资源的全文或原文下载、获取、打印或远程传送等服务。4）利用多种网络工具为用户提供服务。比如可利用电子邮件、网络电话、网络硬盤和文档分享资源网站等工具，提供有关学校财务档案信息资源的服务。

3 结束语

学校财务档案信息化管理对学校的教育、科研、财务和行政管理等工作均起到了很强的现实作用。为了强化学校财务档案信息化管理，学校需要加快财务档案信息化建设的步伐，从档案数字化、数据库建设、安全性建设和服务性建设等方面着手，实现高效利用档案资源、节约档案管理成本的目的，从而带动学校财务工作全面提升。

参考文献

[1]张萍.学校财务档案信息化管理之我见[J].内江科技，2014（01）.

[2]裴宇奇.试论学校档案管理的规范创新与信息化建设[J].办公室业务，2012（07）.