浅谈档案管理信息化的科学发展路径与创新

赵华军

摘 要：现代互联网信息技术的高速发展，传统的档案管理方式已经不能适应新信息时代的节奏，档案管理的转变已经是无法避免的问题，档案管理的信息化是已是发展的必然方向。信息时代在飞快进步，档案管理的质量也需要同步提升，但一直没有显著的效果。档案管理办公室必须要根据时代做出改变和创新，有必要将档案管理与高科技、新技术相结合。为了使信息管理更加科学有效，信息化是一条最有效的快捷路径。本次研究以信息化在档案管理的作用为主要内容，探讨在这个过程中存在的问题，并提出可行性建议。

关键词：档案;信息化建设;档案管理

从近年来的社会发展形态来看，信息技术正处于快速发展阶段，“互联网+”时代已经到来。不同的行业认识到信息技术在这种环境中的重要性，并将这种技术广泛应用于实践。档案管理行业也适应时代的发展，加强了信息技术的应用。档案在现实社会中具有重要的价值和作用，无论企业、事业单位还是政府机关能否正常运转，都离不开完整的档案。因此，根据我国国情，重视档案管理的发展进步是社会发展重要的一环。

1 档案管理信息化建设的目标与意义

与传统档案管理相比，档案管理信息化可以进一步促进档案资源的开发、利用、保存和传递，解决网络用户信息资源不同步的问题，高度达成档案信息的同步共享，让档案服务变的更加便捷和效率。档案的管理和使用将通过基于强力运算的互联网信息的计算机程序，如利用计算机进行归档、信息存储和搜索、自动标记、统计、编排、调阅、仓库管理等手段，节约大量的时间和人员，极大地提高了档案的存储和搜索效率，极大地提高了档案管理的效果和质量，实现了档案管理从“管好档案”到“用好档案”的转变。档案管理信息化建设有利于新时代的档案管理平台的完善，促进档案服务完整体系的建设。

2 分析现阶段我国档案管理信息化发展中的问题

2.1 档案管理的安全意识影响其创新发展

我国的档案管理制度存在许多问题，与社会发展不相适应。由此可见，档案管理虽然处于信息化发展阶段，但仍有许多问题亟待解决。因此，档案管理信息化的实现过程是复杂的，管理创新与传统档案管理之间的矛盾需要通过有效的措施来解决。传统文件管理的目的很明确，即快速搜索文件，保证文件的安全性。然而，在历史档案管理中很难实现这一目标，这就对我国当前的档案管理提出了更高的要求，即档案管理必须多元化。

2.2 目前在档案信息化管理方面有待实现标准化和法治化

客观地看我国目前档案管理存在的问题，信息化不足的局面没有得到解决，档案利用范围有限，资源没有共享。其原因主要集中在以下三个方面：1）由于管理方法和制度的限制，不同的档案管理部门没有形成统一的标准。从我国政府部门的情况来看，没有规范的档案管理制度，档案管理处于分散状态。2）从具体情况来看，各级政府或部门的档案信息管理内容不同，存在不协调之处。3）我们这个时代的信息技术发展迅速，变化动态，对系统建设提出了更高的要求，具有很强的时效性。如果失去时效性，对平台建设不利。

2.3 档案管理应对电子政务有更严格的标准

中国的电子政务系统不是独立存在的，而是与互联网接轨的。它具有很强的功能性，能够满足社会和公共服务的需求，并且必须履行政府职能。然而，办公自动化系统的早期投入目的是建设在政府内部网络上，服务仅限于自身业务。电子政务系统由多个系统组成，文件管理系统是其中不可缺少的一环，与传统的档案管理信息系统相比，档案管理信息系统建设的内容是确定的，必须处理好以下两个问题：1）安全体系。为了增加该阶段的功能，有必要授权和信任该模块。2）建立自动备份系统。为避免信息丢失，应备份档案的所有内容，包括电子档案，即使网络和数据库出现故障，信息也不会丢失。

3 加强档案管理信息化建设的路径

3.1 加强档案数字化资源建设

为了给社会和有需要的人提供高质量的信息服务，必须重视数字档案资源的建设。档案馆的基础软硬件设施必须齐全，并运用现代新科技、3D等高端技术。传统档案和信息资料逐步网络数据化，构建了一个多方位、多功能、能提供视觉、听觉等不同听觉感受的三维展示平台。数字文档和文档具有引入感和真实性，提供的信息服务更具吸引力、更全面、更完善。需求方能够不受现实因素的限制登录网络信息系统，完成所需档案的查询。

3.2 优化创新档案信息资源体系建设

档案信息资源系统建设的首要任务是加强档案资源系统的规划和布局。档案资源系統的建设不是一次性的工作，需要有耐心的同心协力才能取得成效。因此，强有力的政策支持和科学合理的规划布局设计至关重要。在宏观层面上，应尽快颁布档案资源建设的法律法规，为档案信息资源提供立法保障，同时应加强国家档案资源体系的规划，对档案资源获取、开发、利用和共享的各个阶段和全过程进行司法和行政监督，并落实制度保障。在微观层面上，合肥应根据当地特点规划和布局档案资源建设，紧紧跟随当地历史文化，尊重公众和档案使用者在档案资源体系建设中的主体地位，充分发挥群众的自觉能动性，激发人民的创造力。

3.3 改变传统档案管理方式，强化档案信息化管理模式

为了使档案信息化的应用达到更高的效率，企业应该重视档案信息化，加强相关人员的培训，转变观念，调整服务态度，构建更加合理的管理模式，调整传统的档案管理思想，提高适应性，形成主动服务意识。还应注意的是，企业在进行档案信息管理建设时，应用电子软件，有效搜索信息内容，使档案管理更加规范，提高档案管理的安全性和有效性。

3.4 根据档案馆职能的变化进行机构改革

随着社会的发展，档案的功能也在动态变化，许多环节需要调整和更新，这对管理者提出了更高的要求。要适应时代的变化和要求，调整机构设置，完成新的职能定位。在部门和机构的创新和改革过程中，要处理好人事调整问题，打造一个功能更加完善的工作平台，方便档案管理人员使用这个平台为需求者带来更优服务。

3.5 健全档案管理信息化的安全管理制度

档案管理信息化的安全系统建设是档案管理信息化的重要保护手段。首先，由于档案信息管理系统的资源共享，要充分挖掘和使用档案信息，最大程度地发挥其服务作用。存储电子资料和运用网络系统的每个环节都要有可靠性、真实性和完整性。要持续完成档案管理信息化的安全管理系统，拟定一套严谨的安全手段。档案管理者应不断加强思想认识，增强自身预警意识。此外，要同步完善档案管理信息化对应的法律法规，及时颁布有关档案管理的法规条例。

3.6 加强档案管理信息化的人才机制建设

档案管理信息化是在不停进步的动态进程，要达成档案资源的建成和完善，高端的档案管理人才是根本。在日常档案管理工作过程中，可以专业地使用和维护本部门的局域网、计算机系统、数据库、网站和软件程序，促进系统各项功能的应用，增加档案管理的效率，确保信息系统的安全有效运作。目前，信息人才的短缺可以通过内部设备、外部引进和高科技就业来解决。不断加强档案管理人才的培养，加强对现有工作人员的整体系统的深度教学和再学习，以适应档案管理信息化发展的新需求。

4 结束语

综上所述，我们对档案信息化建设的重要性已经达成共识，我们应该改变传统的档案管理观念，更好地发挥资源的作用，提高档案管理能力。从发展的角度看，档案信息应该发挥更大的作用，更好地利用档案信息资源。为了实现这一目标，我们必须提高服务水平，使档案管理服务更加优质，朝着信息化和数字化的发展方向大步前进。