大数据视角下的高职院校档案管理途径探析

摘 要：随着信息技术的飞速发展与进步，给高职院校档案管理工作开展带来了机遇与挑战。大数据背景下高职院校档案管理顺应时代发展步伐，必然要进行改革与创新，但是在实际改革过程中仍然存在一些困境。本文主要对大数据视角下高职院校档案管理中潜在弊端进行分析，进而提出相对应的解决策略，希望给相关人员提供参考建议。

关键词：大数据时代;档案管理;策略

顾名思义，档案管理工作内容主要包括档案信息保存与档案信息利用两个方面，因此，档案管理人员在开展实际工作过程中，要对档案内容进行整理、保存以及收集等工作，从而保证档案信息的完整性与准确性。基于大数据时代背景下，人们需要处理的信息内容比较复杂，加大了档案管理工作开展的难度。通过实践验证结果显示，大数据技术对档案管理具有十分重要的作用，可以提升档案管理效率与质量，以保证档案管理的高效性与准确性，为快速应用档案信息内容奠定基础。

1 大数据视角下高职院校潜在弊端分析

1）缺少完善的数字化档案信息管理系统。近几年，我国信息技术得到飞速发展，并且在社会上很多领域中得到普遍应用，但是在高职院校档案管理工作中存在忽视信息技术应用的问题，仍然采用传统落后的档案管理模式。甚至在一些高职院校档案管理中仍然会采用传统纸质存储的方式，这些纸质档案一旦保存方法不恰当，就会出现破损以及丢失的情况，同时也不利于信息的查阅。目前，一些高职院校认识到信息化档案管理的重要性，但是仍然处于起步阶段，选择的局域网管理系统具有一定的局限性，无法对档案信息进行全面管理与监督。因此，高职院校建立完善的数字化档案管理系统势在必行，不断创新与改革传统管理方法[1]。

2）档案管理人员信息化管理技能有待提高。通过相关资料显示可知，大多数高职院校仍然会忽视档案管理工作的开展，因此，在选择档案管理工作人员时，未能结合专业特点进行分析，人员选拔具有一定的随意性，甚至有些高职院校会选择任课教师兼职档案管理工作，诸多因素的出现对高职院校档案管理工作的开展十分不利[2]。另外，由于高职院校对人才选拔的不重视，久而久之檔案管理工作人员工作积极性与热情会下降，会存在应付工作的不良情绪。高职院校档案信息内容具有一定的复杂性与分散性，由于档案管理人员缺少专业管理技能与经验，导致这些档案出现堆积的情况，即使高职院校建立了完善的信息化档案管理系统，但是由于管理人员缺乏专业技能，导致档案管理工作无法满足大数据时代管理工作的特点与要求。

3）缺少完善的档案信息化管理工作体系。大数据背景下档案管理工作体系并不完善，主要体现在以下几个方面，首先，基础设施建设不完善。由于长期受到传统管理模式的影响与熏陶，许多高职院校并没有从根本上转变传统档案管理方式，忽视信息化档案管理建设，因此政府以及社会机构的投资力度不大，缺少相对应的资金支持。正是由于缺少经济基础的扶持，导致工作场所十分简陋，低级的基础设施严重影响高职院校的发展。其次，缺少完善的信息化数据库资源。目前，大多数高职院校开始工作信息化档案管理工作的开展，并且学会运用科学手段实现档案信息的保存与收集，但是整个过程中却缺少一个完善的信息数据库，无法将数据资源的作用发挥出极限。最后，未能如期举办档案管理工作人员培训活动。导致管理人员无法掌握先进的管理理念与思想，薄弱的专业技能给档案管理工作开展带来一定的难题，严重抑制档案管理效率的提升，对信息化档案管理工作发展十分不利[3]。

2 大数据视角下高职院校档案管理工作开展的策略

1）健全与完善信息化档案管理制度。作为推动高职院校档案管理创新的保障，要不断健全信息化档案管理制度的构建。高职院校根据学校档案的实际情况与发展需求，坚持以人为本的思想与理念，从而实现信息化档案管理制度的健全与完善。首先，高职院校要加强对档案管理工作的认识，面向全校师生积极宣传档案管理工作在校园发展与建设中的重要作用与价值，逐渐提升师生对档案管理的重视程度。其次，在处理档案管理中收集、归档、借阅等环节时，要根据各个环节的特点与实际情况，制定专门的管理制度与方案，以保证档案管理的高效性与准确性。

2）通过科技手段完善档案管理系统。2020年国家档案局明确提出，要全面推进档案管理的数字化、信息化以及电子化发展趋势，不断创新档案信息化管理模式，实现以信息化为核心的现代化档案管理目标[4]。基于大数据时代背景下，高职院校要利用科学技术手段，建立完善的数字化档案管理系统，将其与学校办公系统、教学系统以及学籍系统相连接，进而实现互补的作用，充分利用系统的自动查询、智能分类以及审阅等功能。另外，还要开发档案数据资源库，利用档案管理技术对档案信息进行分析、抽样以及分类等，最大限度突显档案管理系统的服务功能。

3）构建档案信息化管理专业队伍。要提升高职院校档案管理工作的实效性，最根本因素就是专业化人才队伍的构建。大数据时代背景下，只有构建一支信息化专业素养过硬的人才队伍，才能适应时代发展的需求。高职院校想要打造一支高素质的人才队伍，一方面就是要不断培养档案管理工作的职业能力与责任，将职业道德与职业技能相结合，促进二者技能的协调发展与进步。另一方面要加强对档案管理工作人员“大数据技术”“云计算”等专业技能的培训教育，对计算机知识体系不断更新换代。除此之外，根据年龄大小进行人才结构的合理划分与调整，针对不同年龄段档案管理者的自身特点与经验，充分发挥彼此之间的促进作用与影响，实现人才队伍成员之间取长补短互相学习的目标，进而提升团队的整体素养[5]。

4）构建完善的数字化档案管理体系。高职院校在构建数字化档案管理体系中，首先要构建完善的管理制度，确定高职院校管理体制的责任划分，不断完善与修改档案管理模式与运行机制，在考核制度、监督制度以及奖惩制度的协调作用下，以保证高职院校档案数字化管理的有序开展，进而展开统一规范的数字化工作[6]。其次，制定完善的考核机制体系，根据不同岗位需求设置岗位责任制，要积极转变档案管理工作人员的工作积极性与热情，充分发挥各岗位的优势。最后，要制定数字化与纸质化相结合的管理制度，在档案管理过程中要将纸质文件与电子文件分别归档，然后妥善保存，为后期调用提供参考依据。

3 结论

综上所述，基于大数据时代背景下，给高职院校档案管理工作开展带来前所未有的机遇。通过档案管理的信息化建设，可以提升档案管理的效率与质量，为档案管理提供更多的服务与便利。高职院校档案管理以往会采用传统管理模式，并且存在管理模式单一、管理理念落后等问题，但是大数据时代背景下，通过构建完善的数字化档案管理系统与体系，加强档案管理人员的专业技能培训教育，最大限度提高档案的使用效率与价值，推进档案管理实现现代化水平。

参考文献

[1]辛卫东.大数据下的高职院校档案数字化管理分析[J].中国新通信，2020，22（7）：116-117.

[2]岳莹.基于大数据背景下加强高职院校档案管理的措施[J].卷宗，2019，9（33）：74.

[3]石峰.浅谈大数据时代下的高职院校档案管理研究[J].商情，2019（35）：227，229.

[4]王丹和.大数据背景下的高职院校档案管理研究[J].科学咨询，2020，（7）：48-49.

[5]张晓兰，赵坤，闫卫文.大数据视角的高职院校档案管理改革研究[J].现代交际，2019（23）：118，117.

[6]张珊.从大数据视角探究高职院校档案管理模式的改革探究[J].卷宗，2020（1）：134.

作者简介

赵莹（1977-），女，鹤壁职业技术学院讲师，研究方向：汉语言文学、档案管理。