探讨公司档案数字化建设的创新

王娟

摘 要：公司当中由于部门比较多，档案管理工作在开展时往往比较复杂，数字化建设创新的实施，能够使档案收集、保存、整理工作得以有效进行，并且发挥网络便利促进档案信息共享，构建档案集成管理平台，适应文件传输网络化、存储数字化需要，进而使公司档案管理工作向着更好方向发展。

关键词：公司档案;数字化建设

当前信息技术被广泛运用在了各个领域当中，在公司进行档案管理时，也加强了对数字化的运用，怎样加强数字化建设和创新，使档案管理人员从繁琐、耗时耗力的工作当中解放出来，保证档案管理工作在实施时的高效性、便捷性以及快速性是当前需重点解决的问题[1]。

1 公司进行数字化建设创新的必要性

首先，档案数字化有利于促进公司当中信息资源共享。传统模式中，档案在管理时往往会运用分部门保管方式，只能对部门当中的内部信息进行查找，档案资源难以实现最大化使用效益。通过数字化建设创新的实施，能够推进资源共享的有效实现，公司当中的各个部门、领导层能够利用网络进行文档信息的查询，免去了查询时的很多麻烦，能够促进工作效率的提升，并且使档案信息在利用质量上得到提高。其次，有利于档案管理更具智能化。公司在进行档案数字化创新过程中，能够将计算机技术、信息技术等充分运用在档案管理当中，促进档案管理工作实施时智能化、数字化的实现，推动公司不断向着现代化方向转型[2]。最后，实现对成本的有效节约。数字化档案管理在实施时，需将网络设施和计算机作为载体，数字化建设的实施，能够使传统纸质文档转变为运用计算机进行处理与存储的数字信息。这种方式和公司传统档案管理模式相比，在人力、财力、物力上都能得到一定程度节约。同时这种新型模式能够使材料消耗、实体空间以及管理人员产生的成本消耗降低，促进公司经济效益的提高。

2 数字化建设的创新

2.1 构建智慧平台

就智慧平台来讲，可以将其划分为两个，一部分对数据进行采集与管理，采集的主要内容为公司当中的内部信息数据，实现档案信息在采集时的智能化，并且进行自动归档[3]。另一部分推动电子文件接收一体化，平台中在接收的同时对其进行智能化管理，如图1：

同时针对智慧平台的构建需进行标准化管理，在具体实施时，可以从这几方面进行：首先，强化档案管理方面的制度化建设，针对元数据收集工作进行规范，并且在对档案信息进行录入时，应保证数据准确性。为了使档案信息在检索时的查全率和查准率得到保证，可以利用分类号以及统一题名的方式，并且注重规程与系统图的强化，促进统一管理的有效实现。

2.2 建设对档案进行自动鉴定的元数据库

档案在保管期间内，可以在数字化平台中设计对档案进行自动鉴定的功能，使档案管理工作人员在对档案进行保管与鉴定时更高效和方便，系统可以通过分類号的不同对档案进行保管[4]。在此情况下，能够使档案在鉴定时的整体速度大大加快。因此企业在针对数据库系统进行建设时，需制定与其实际发展需要相适应的鉴定规则，加强和自动鉴定相关的元数据库建设，在具体实施时，也需对归档范围以及保管期限进行设定。

2.3 推进智慧化建设

公司档案管理过程中，移动服务属于数字化建设创新当中重要组成，在此过程中可以利用移动终端的便利，为公司当中的人员提供信息服务，能够和数字化、信息化实际发展趋势之间相适应，促进新型档案资源共享模式的形成，提供更优质的共享服务[5]。而公司需结合自身实际发展情况，促进大数据、信息技术在档案管理当中的运用，以及业务管理和档案管理两个系统之间的对接。利用智慧平台以及移动终端，能够实现对档案信息的有效推送以及发挥搜索功能的优势，进而使档案数字化建设不断实现创新。

2.4 加强数字化人才培养

人才问题和数字化建设效果紧密相关，要想使数字化建设在实施过程中更具创新性，就需加强数字化建设方面新技术和新知识的普及，因此公司在发展过程中，应注重对相关专业性人才的培养与引进，使员工了解系统开发知识、系统维护知识、数字化加工知识、数据库运行知识、标准化建设知识等，给予员工培养培训充分重视，这样才能满足数字化创新的实际需要。在对工作人员进行培训时，需做到以下几点：首先，打好提前量，相关人员需提前了解新设备和新技术。其次，按照不同层次对人才进行培养，保证人才具备的知识技能和岗位之间相适应。最后，获得社会支持，在引进人才的同时保证结构合理性。

2.5 强化资源开发与整合

数字化建设过程中，网站建设是基础，也是推进数字化信息进行开发和利用的重要方式，档案数字化属于网络化以及信息化发展的必然趋势，因此网络化以及信息化也是数字化建设的主要发展方向。在计算机技术影响下，信息在传播过程中突破了时空界限，为了使档案信息充分满足社会实际需求，需积极推进档案管理相关的网站建设，将一些信息技术在网络上传输。在网络技术、计算机技术普及背景下，电子文件批量产生，面对大量的数字资源，需对其进行有效筛选、分析、研究以及整理，保证数字资源在利用时的有序性与合理性。在具体实施时，档案管理人员需进行分工合作，做好组织工作与协调工作，保证数字化建设整体质量，为促进数据资源共享创造良好条件。

3 结束语

总之，当前大数据、互联网等获得了迅速发展，因此公司在发展中应紧跟时代脚步，适应社会发展需求，运用信息化优势与便利，实现对档案智慧平台的打造、建设对档案进行自动鉴定的元数据库、推进智慧化建设、加强数字化人才培养、强化资源开发与整合，促进档案数字化建设在实施过程中的发展与创新，转变传统管理模式，使档案资源充分发挥作用与价值，服务于公司，提升信息资源利用率，节约公司经营发展成本，推进其现代化进程。

参考文献

[1]沈梦滢.镇江市档案局圆满完成2017年度省级数字档案馆（室）创建工作[J].档案与建设，2018.

[2]秦利.对大数据时代企业档案工作的思考[J].档案管理，2018（5）：93-94.

[3]李宏明，李智彦.基于NAS技术微视频档案数字化建设研究[J].山西档案，2019，000（003）：70-73.

[4]周惠英.谋定后动厚植优势——杭州市城建档案馆基于新时代智慧档案馆建设的创新实践[J].浙江档案，2018，000（003）：24-25.

[5]张忠良.信息化时代创新档案管理服务模式探究[J].档案管理，2019.