档案管理信息化建设存在的问题与解决措施研究

张睿

摘 要：在社会经济发展水平全面提升的状况下，各个部门在开展管理工作期间，非常注重档案管理工作的开展。档案不仅能够对各项信息资料进行记录，也能为检索人员提供便利。目前有越来越多的档案管理人员认识到了自身工作的重要性，紧跟信息化社会发展趋势，充分利用和共享各项信息，在改变原有人工档案管理方式的基础上，构建完善的信息化档案管理系统，全面提升档案信息利用率。

关键词：档案管理;信息化建设;资源共享;问题与措施

档案管理信息化建设工作具有较强的抽象性，主要就是打破传统档案管理方式的束缚，在充分利用信息化技术的同时，形成信息化管理模式，进而实现数字化和网络化管理档案的目标。在正确开展档案管理信息化建设工作之后，能够自动的传递信息、接收信息、储存信息，对于实现信息共享具有重要意义。本文从档案管理信息化建设存在的问题入手，展开阐述，针对如何解决各项问题进行深入探讨。

1 档案管理信息化建设存在的问题

1）信息化资源整合缺乏有效性。现阶段我国在实际开展档案管理信息化建设工作期间，已经初步实现了信息化建设目标，但是仍然在对信息化资源进行整合期间，缺乏有效性[1]。产生这一问题，主要就是因为缺乏长远而完善的信息化建设规划方案，不仅将无法使信息资源进行充分运用，也会降低档案管理信息化建设效率。在信息化社会背景下，档案管理人员要充分利用信息化技术，将其与高新技术进行全面融合，进而提升信息资源整合有效性。

2）数据信息存在异构性。我国已经逐步进入到了信息化社会，目前有越来越多的企业或是机关单位在对档案进行管理期间，开始运用信息技术进行工作。在此种状况下，多种资料都以不同形式出现在网络数据库中，在对垄总模式和储存方式进行正确应用之后，在为档案管理人员提供便利的同时，也带来了严峻挑战。例如：大量的文件和信息资料都存储在数据库中，在方面办公室人员来提取和储存数据的同时，档案管理人员还要根据文件属性和来源的不同，对其进行分类储存。数据自身具有较强的异构性，不仅会对档案管理工作效率造成影响，更会阻碍我国整体档案信息化建设工作的开展。

2 解决档案管理信息化建设问题的重要措施

1）深入教育管理人员，完善信息化管理制度。目前档案种类和数量逐步增多，传统的档案管理模式已经无法满足信息化社会要求，进而使档案信息化建设工作备受关注。档案管理人员要提升重视度，对信息化建设进行合理规划，大，在加大资金投入的同时，要对档案管理人员进行深入教育，详细讲解信息化档案管理的注意事项，从而制定与实际状况相符合的信息化建设方案。同时还要及时落实档案信息化管理制度完善工作，对档案管理工作行为进行严格规范。在此期间，明确划分信息化档案管理人员的各项工作职责，全面贯彻并落实责任制，在保证档案管理效率的基础上，提升档案信息化建设水平[2]。制定相应的监管制度，对各个环节的信息化档案管理工作提出明确要求，在为人们查找档案和运用档案提供便利条件的同时，加快信息化建设进度。

2）正确运用数字化技术，创新信息化服务体系。为了能够有效解决我国档案管理信息化建设工作缺乏长远规划这一问题，就要从思想观念和操作技术方面进行改变和创新;积极借鉴和引入数字化技术，如充分运用互联网技术和大数据技术，使各项先进技术发挥功能作用，档案信息资源进行全面整合，在提升资源利用率的同时，实现资源共享。社会整体不断发展，对档案信息化服务体系提出的要求越来越严格，这就要求档案管理信息化建设人员对服务体系进行创新，如图1所示严格按照数据检索生成流程，研发并推广网上检索功能，构建电子文档信息中心，这样相关用户就可以将档案信息已电子文档的形式上传到网络上，同时也能根据自身需求在网络上下载相应文档。不仅如此，也要对档案管理工作人員的工作职能进行创新，如从传统形式的档案保管向档案利用进行转变、从封闭式的档案管理模式向开放型的档案共享模式进行转变。

3）创新信息化管理机制，实现文件信息共享。在市场经济不断变化的背景下，为了能够使档案管理工作与时俱进，就要根据档案信息化建设实际进行分析和创新，从而为档案管理信息化建设工作拓宽渠道。制定完善奖惩机制并落实责任制，将信息化档案管理工作内容细致划分，并落实到每一位档案管理人员身上，全面增强档案管理人员的责任意识[3]。在完善的奖惩制度作用下，能够营造出良好的信息化档案管理范围，在激发档案管理人员使命感的同时，提升信息化档案管理安全性。

在此期间，就要加大计算机网络管理效率，对于重点档案内容进行优先管理，防止产生档案信息泄露或是损害利益的行为。现阶段，我国整体已经逐步进入到了大数据时代，为了能够为档案管理人员顺利开展档案管理工作提供便利条件，就要准确落实档案信息共享工作。如在对文件信息进行共享期间，就可以充分利用单独档案管理软件，其是保证信息资源共享的前提条件;在实现档案信息共享期间，始终都要将保证档案信息安全性放在首要位置。在大数据水平全面提升的背景下，在为人们生活工作带来诸多便利的同时，也对安全问题造成了一定的威胁。网络安全是文件信息实现共享的一大难题，档案信息安全管理部门在认识到问题严重性的基础上，最大程度上保证档案信息不会被犯罪贩子窃取，这就要不断加大安全保护与管控工作。

3 结束语

总之，档案管理信息化建设工作的开展，是时代进步的必然选择，档案管理的各个部门从多个方面落实信息化建设工作，在保证档案信息安全的同时，推动档案服务体系进行转型。这就要求档案管理人员在实际工作期间，运用先进性的技术手段对档案管理问题进行处理，并要构建信息化网络管理与运用体系，不受时间和空间的束缚，引导档案信息化管理工作向规范化和智能化方向转变，从而实现节省更多人力物力资源的信息化档案管理建设目标。

参考文献

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[3]高艳梅.基于档案信息化建设与工程档案管理的作用分析[C].《建筑科技与管理》组委会.2020年5月建筑科技与管理学术交流会论文集.《建筑科技与管理》组委会：北京恒盛博雅国际文化交流中心，2020：148-149.

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