档案数字化建设过程中相关问题的探讨

李莹

摘 要：在当前信息化时代背景下，档案信息资源更具复杂性化，档案管理工作面临许多新情况和新问题，在这种情况下，需要将档案数字化建设作为档案工作中的重要内容。通过加强档案数字化建设，以此来实现档案信息资源的高效利用。

关键词：档案;数字化建设;问题;问题;措施

基于信息化时代背景下，档案作为重要的信息来源，其在社会发展和建设过程中的作用不断凸显出来。为了能够更好的发挥出档案的价值，宜推进档案的数字化建设进程，并针对电子档案及时进行归档和保存。在具体工作中，还要重视档案信息数据库的建设，为档案的便捷利用提供更多的便利，进一步促进档案管理水平的提升，更好的发挥出档案的使用价值。

1 档案数字化建设的重要意义

1.1 满足用户需要

由于传统的档案服务是通过纸质档案来为用户提供所需要的档案信息。在当前信息化时代背景下，人们获取信息资源的途径发生了较大的变化。通过做好档案数字化建设工作，档案用户借助于互联网即能够实现档案信息的有效利用，有效的保证了档案信息获取的便捷性。

1.2 实现档案信息资源共享

数字化档案实现了档案信息的高效检索、查詢和下载，为档案用户提供更高效和优质的档案信息服务能够。当前用户在获取档案信息时更注意内容化，多以电子档案材料为主，并借助于互联网进行检索。在这种情况下，通过推进档案数字化建设，实现档案资源的共享，促进档案服务质量和水平的提升，确保档案价值的充分发挥。

1.3 实现档案的高效保存和管理

档案数字化转化，不仅档案管理效率和质量有了较大程度的提升，同时还有效的提高了档案保存的高效性。在当前档案管理工作中，其已由传统的保管和应用开始向信息搜集、管理和服务方面转变，在这种情况下，通过推进档案数字化建设，可以进一步提升档案搜集、整理和保存的效率，实现档案信息资源的合理配置，全面提高档案管理质量。

1.4 提升档案可利用性

由于馆藏档案信息利用更具复杂性，这就导致其利用效率不高。通过将馆藏档案进行数字化转化，转换档案信息的形态和载体，有利于实现档案的深度开发利用，进一步促进档案信息资源可利用性的提升。

2 档案数字化建设过程中存在的问题

2.1 档案管理理念落后

当前档案数字化建设过程中与社会发展没有保持同步，存在一定的滞后性。这与档案管理理念落后具有直接的关系。特别是在传统观念束缚下，档案数字化建设受到较大的制约。这就迫切需要摆脱传统观念的束缚，积极进行档案管理理念的更新，以此来推进档案数字化建设的进程。

2.2 缺乏健全的档案管理体系

档案数字化建设对于先进技术具有较强的依赖性，这也对档案部门提出了更高的要求。但当前各单位和部门对于档案数字化建设缺乏重视，缺乏完善的档案管理体系，这也导致档案数字化建设工作开展过程中缺乏有效的制度保障和指导，对档案数字化建设工作的开展带来了较大的制约。

2.3 档案数字化建设基础设施不完善

目前大部分单位和部门在档案数字化建设工作上还缺乏必要的基础设施，没有完善的硬件和软件，档案管理设备存在陈旧和老化问题，档案信息处理功能较弱，无法与档案数字化建设工作的需求相适应，严重阻碍了档案数字化建设工作的有序开展。

2.4 档案数字化的安全问题

档案数字化建设过程中安全问题不容忽视，特别是网络病毒是最为常见的安全隐患。一旦被病毒入侵，则会威胁到档案信息的安全。再加之网络黑客对档案信息系统的攻击，也会对档案信息安全带来较大的影响。因此需要强化档案安全管理，在保证档案安全的情况下，充分的发挥出档案数字化建设的优势。

3 加强档案数字化建设的措施

3.1 树立正确的档案数字化管理意识

在当前档案管理工作中，由于档案数字化建设过程中传统的档案管理模式越来越无法与当前的时代发展需求相适应，这就需要档案工作者要树立正确的档案数字化管理意识，认识到档案数字化建设工作的重要性，并在实际工作中重视先进技术手段和设备的应用。档案数字化建设涉及的内容较多，而且建设工作具有较强的系统性和长期性特点，为了能够进一步保证建设过程中主体、介质和客体的统一性，则需要重视档案工作者主体作用的发挥。这就需要重视提升档案管理人员的专业技能水平，使其为档案数字化建设起到积极的推动作用。

3.2 建立完善档案数字化制度建设

在当前档案数字化建设过程中，需要积极建立健全档案数字化制度建设，针对档案信息生成、传播和利用提供重要的制度指导。在档案数字化制度制定过程中，需要针对国家档案管理相关法规进行深入研究，并结合实际工作需要，确保制度与自身的发展需求相符合，建立起既抓眼前又管长远的制度体系。另外，还要重视档案数字化管理制度的落实工作，并进一步明确档案管理岗位职责，将相应责任落实到具体的岗位和人，实现档案的规范化和标准化建设。

3.3 加强硬件和应用系统建设

在档案数字化建设工作中，档案数据库和档案管理体系的建设是较为重要的内容。在具体工作中，需要针对现有不同载体的档案实施数字化处理，同时还要做好新生成的电子档案的接收工作，集中化管理各类档案信息资源。这就离不开完善的档案数字化建设的硬件和软件设施，因此要积极配备完善的硬件设备，并加快推进软件建设。档案部门需要根据自身的需要合理开发各种应用系统，如档案信息采集系统、档案信息管理系统和档案信息利用系统等，进一步提高档案数据库建设的水平，从而实现对档案信息的集中和统一管理。

3.4 建立档案数字信息安全保障体系

基于数字化环境下，档案信息化水平的提升，这也对档案信息安全带来了较大的威胁。在这种情况下，需要积极构建完善的档案数字信息安全保障体系，并重视应用各种先进的技术手段，强化计算机病毒和黑客的防御工作，保证系统运行的物理环境和操作系统的安全，保证网络和数据库的安全。配备必要的软硬件设施，如建立防火墙，安装杀毒软件，采取用户身份认证和权限管理等功能，并重视各种安全技术手段的应用，以此来保证档案数字化建设过程中各个环节档案信息的安全。

4 结束语

在当前信息化时代背景下，档案数字化建设工作的开展，其不仅是社会形势发展的迫切需要，同时也是档案部门发展的必然要求。档案数字化已成为档案管理工作发展的必然趋势，无论是档案部门还是档案工作人员都需要重新对自身的工作进行定位，在实际工作中善于发现新问题，并积极加以解决，以此来推进档案数字化建设的进程，实现档案信息的有效利用。

参考文献

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