档案管理信息化建设探寻

杨荣梅

摘 要：随着科技的发展，电子版已经取代了部分纸质版档案。依靠人工和纸质收集信息并加以保存的档案方式变成了传统，对于现在飞速发展的社会来说，这种方式已经开始落后。档案的管理工作，开始逐渐转变重心，从资料的记载变成了现在档案信息化建设的重要性以及现在档案的保管和安全等。科技大爆炸的冲击，让很多的企业都面临着一个选择，是应用新颖的电子文件还是传统的档案工作。本文主要基于现在企业对档案信息的处理现状对其信息化建设进行探究。

关键词：档案管理;信息化建设;探寻

信息化成为如今这个时代最重要的东西，它不仅关系着社会的发展，对人与人之间的交流也产生了很大的作用，信息化建设是未来的发展方向，而档案作为信息化中最中心的东西，在日常生活中占据了十分重要的地位，其管理工作也在逐渐向信息化和现代化转型。

1 档案管理信息化的必要性

1.1 方便企业信息管理

档案管理信息化能够帮助企业进行更好的管理，一定程度上提高了企业的工作效率。对于在企业中从事档案管理的工作人员来说，信息化管理无疑减轻了他们的工作压力，他们可以利用先进的网络技术对企业中人员的档案进行管理，同样，在需要调用的时候，只需要在计算机上进行查找，然后便可以精确到每个人，这样的工作方式不仅简单，并且还能够详细的记载企业需要的信息，不会造成数据丢失的情况。相关的工作人员还可以通过网络的方式实现线上沟通，针对档案管理信息化中出现的漏洞进行分析，给出具体可行的实施方案，进而使企业的信息管理达到优化。

1.2 提高企业的市场竞争力

对于企业来说，档案管理信息化能够帮助他们提高自身在企业中的竞争力。我国很多的企业在档案信息收集方面都存在着一个弊端，那就是信息的采集跟不上企业实际的变动，并且由于很多影响因素导致信息的收集工作展开的不全面。档案管理信息化的展开，很好的解决了这个问题，通过计算机技术的帮助，企业中很多的资料都可以通过计算机进行存储，并且对于经验丰富的企业来说，他们可以利用互联网了解到市场上以及其他企业的很多信息，而这些信息能够帮助企业先一步了解到市场的需求，进而促使自身及时作出改变，迎合市场的需求，提高自身在市场上所占有的份额[1]。

2 档案管理信息化建设中存在的问题

2.1 其管理理念相对落后

在很多人的印象中，档案就是传统的白纸黑字，再用黄皮档案袋进行封存，从而进行管理。这种理念一直存在于企业的相关工作人员意识中，这种保存方式相对安全且严格，但是对于现在的使用来说，已经相对落后。长期档案管理工作中，其工作人员已经形成了固定僵化的思维模式，对于新型管理方式的接收需要一定的适应时间，且档案管理的工作长期都是处于幕后默默无闻的状态，这也导致相关工作人员对其档案管理产生一定的麻痹心理。

2.2 档案管理信息化建设整体工作不完善

档案管理信息化的理念还没有被更多的人接受，甚至很多的企业都还没有开始采用这种方式，因此，整个档案管理信息化建设的工作和体系并不完善。信息技术的发展速度十分的快，档案管理信息化却发展的缓慢，在该方面的处理中，没有一个完整的计划和科学的体系进行支撑，即使部分企业开始进行这部分的研究和探讨，但始终都是在表面，没有深究，导致现在很多信息化建设表象上看起来很好，但是深究后便会发现其中存在着很多漏洞，这是因为没有一个科学的指导，导致现在档案管理信息化的发展，远远低于人们的期望。

2.3 相关工作人员专业能力不够

相关工作人员的专业能力也是影响档案管理信息化建设的原因之一。要想真正实现档案管理信息化建设，必须要多个环节相互配合，不能唱“独角戏”，并且，档案的管理，是基于企业信息收集相对完善的基础上进行的，如果连这个基础都做不好，那么整个高楼也会坍塌。而相关工作人员的素质问题，对其产生了十分大的影响，档案管理对工作人员的要求，要他们熟悉档案管理的工作流程，还要他们对网络技术有一定的了解。而对于大多数企业来说，要想同时满足这两点，还存在很大的问题[2]。

3 档案管理信息化优化措施

3.1 建设现代化的管理理念

建设现代化的管理理念，随着互联网的深入发展，越来越多的人对其有了接触，所以，档案管理工作人员需要及时转变自己的思维方式，建设现代化的管理理念，随时关注网络信息的变化，面对企业、社会、用户做出不同的分析，给出相对应的档案信息。

3.2 创建智能、现代的管理系统

智能、现代的管理系统能够帮助相关工作人员完成基本的档案处理要求。针对不同档案的管理方式，创作适合工作人员操作的软件，利用网络技术的自动化实现对不同档案的保管工作，实现数据自动化、保存自动化，运行高效安全，也是现代档案管理信息化的基本要求。

3.3 提高工作人员的专业素质

从事档案管理工作的人员虽然多，但是具备高端技术的专业人才却不多。目前最需要的，就是提高相关工作人员的专业技术，培养出一批适合自己企业发展的专业技术人才，定期进行培训，提高专业的技能和知识，只有保证了工作人员的技术，才能够进一步发展完善档案管理信息化的工作，进而保证人事管理处于高效运转的状态，为企业的经营打好基础。

4 结束语

档案管理信息化工作在企业的运行中看似不重要，实则是企业运行的基础。目前，我国的很多企业并不重视档案管理信息化建设工作，但是，要想企业在市场上有个更好的发展，必须紧跟时代的进步，及时的改变自身，做好档案管理转型的工作，抓住机会，推进企业的发展。但是对于我国的档案管理信息化工作来说，还有很大的进步空间。

参考文献

[1]李新路.档案管理信息化建设探究[J].黑龙江科学，2018，9（21）：152-153.

[2]于雪梅.檔案管理信息化建设探讨[J].智库时代，2018，000（037）：P.271-272.