事业单位档案管理的电子化建设路径探析

摘 要：事业单位档案管理的电子化建设已经成为未来不可阻挡趋势，本文在了解事业单位电子档案管理的优势之后，再对当前电子档案管理现状进行分析，最后阐述了档案管理电子化建设的路径，希望为进一步提高档案管理水平奠定基础。

关键词：事业单位;档案管理;电子化建设

档案是机关单位、社会组织以及个人在社会活动中所形成的文字、图像以及声音等记录，从管理角度来看，档案管理已经成为事业单位日常工作的重要组成部分，在电子化建设的大背景下，档案管理的电子化的应用范围越来越广，对于提高档案管理能力的意义重大，值得关注。

1 事业单位档案管理电子化建设的优势

事业单位档案管理电子化可以改变传统工作的诸多不足，其优势主要体现在以下几方面：1）有助于提高档案管理工作效率。电子化档案依托计算机完成数据处理，具有高效、便捷的优势，并且能够满足图像、视频等，电子化管理可以取代传统人工工作的不足，将纸质的文档通过电子化的形式展示出来，所以可以进一步减轻工作，使各类档案信息更加集中，避免档案管理中出现漏洞，提高了工作质量。2）有助于降低成本。档案电子化建设可以显著降低成本投入，这是因为传统的纸质档案管理存在人力资源投入大、档案维护工作量大等问题，并且相关档案数据的采集、编制等需要花费较多费用。而相比之下，电子档案技术无论是档案的查阅、管理、保存还是传输都得到进一步简化，有助于控制成本。3）方便文档的查缺补漏。传统的档案管理模式容易受到人為因素影响而出现多种问题，例如某一档案漏交归档，需要对档案进行拆卷、重做才能完成补漏。这个过程容易出现失误，严重情况下可能出现档案丢失的情况。而电子档案通过信息处理系统，可以按照文档档案的不同类型合理分组，在查缺补漏时只需要在对应的电子文件上进行修改即可。

2 事业单位电子档案管理现状研究

档案管理一直是事业单位内部工作的重要组成部分，目前随着事业单位改革工作不断深入，相关工作中所产生的数据资料更多，因此档案管理需要处理的资料更多，传统纸质档案的不足逐渐凸显。随着现代化计算机技术的发展，通过电子档案来取代传统档案已经成为相关人员关注的重点内容。电子档案的先进性已经得到诸多学者的认可，事业单位也将电子档案作为弥补传统工作模式的不足的突破口。但是在实际上，当前事业单位在电子档案管理中存在诸多不足，值得关注。

2.1 电子档案安全管理不规范

电子档案技术的出现有效弥补了传统工作模式的不足，但是就目前而言，事业单位的档案管理人员仍然没有转变传统的工作思路，虽然已经认识到电子档案管理工作的重要性，但是在工作中还存在诸多不足，例如一些重要档案的物质载体（如移动硬盘、光盘等）随意摆放，未妥善保管;在信息备份上也存在诸多不足，例如在档案处理期间，信息备份方法不规范，无法根据数据档案的类型等合理选择存储路径，影响了电子化档案建设效果。

2.2 现代化信息技术的应用效果不理想

随着现代化信息技术的发展，大数据、网盘等数据的出现为电子档案管理提供了新的方向，相关技术的进步可以显著提高档案管理能力。但是就目前而言，事业单位在档案管理中并未妥善应用相关技术，不仅电子化程度落后，且档案管理的安全性也得不到保障。例如文献[1]研究认为，当前档案管理人员的安全管理意识淡薄，虽然相关软件、硬件性能已经显著提高，但是安全管理理念并未得到充分落实，这已经成为电子档案管理中不容忽视的问题。

3 事业单位档案电子化建设路径研究

3.1 做好电子文件鉴定

在事业单位档案的电子化建设中，电子文件的鉴定成为其中的重点内容，在工作中，相关人员必须要明确电子档案鉴定的“三关”，其中的核心内容包括：1）确定入口关。科室在接收电子档案之后，首先需要检查各个电子档案的质量，例如电子档案是否可以顺利读取、档案的格式是否正确、档案内容是否与纸质档案相同等。2）抓好检查关。当档案管理部门对电子档案归档之后，应该构建定期检查机制，了解各类档案是否出现损坏、数据文件能否正常运行等，在确定电子文件管理要求的之后，对电子档案的拷贝、维护过程做记录，使档案管理操作更科学有效。3）做好利用关。档案管理的最终目的是服务于事业单位的各项工作，所以在工作中需要出于档案管理要求，及时做好档案管理，针对相关部门的信息使用要求，第一时间提供各类档案;或者在发现档案文件损坏或者感染病毒之后，立即修复故障档案，满足使用需求。

3.2 规范电子档案安全管理路径

与传统纸质工作模式相比，电子档案依然属于新鲜事物，部分工作人员并不了解电子档案管理的要求，导致工作中出现诸多不足，所以为了能够有效解决上述问题，必须要进一步规范安全管理路径，重点内容包括：1）确定电子档案的责任者。在传递电子文件期间需要转发一份到档案室备份，其中本单位的电子文件需要在制作、定稿之后将另一份传递给档案室，保证档案能够在最短的时间内归档[2]。2）需明确档案室的工作责任，主要是指收集备份电子文件以及上下级对本单位行文的著录，例如对档案做编号、整理、归档等，其中的关键资料需要通过光盘来保存信息。期间档案室需要完成电子文档的管理以及编目等工作，这是电子档案长久保存的关键。

3.3 明确电子文档归档的范围要求

在档案管理中，必须要充分了解电子档案的相关要求，具体内容包括：1）本单位各部门上报的相关规范性文件或者日常工作中所形成的重要治疗等;2）上级下发的相关文件;3）下级单位向本单位上报的相关请示、报告以及本单位给出的批复等;4）同级别单位转发的相关文献治疗以及答复信函资料等;5）本单位党组织提出的相关规范性文件等。

3.4 明确电子档案管理的相关要求

从事业单位电子档案管理的角度来看，电子档案的存储、携带等都需要存储载体的支持，目前电子文件的存储载体分为很多中，其中磁盘、U盘等具有记录速度快、存储容量大等优点，信息保存安全可靠，不易损坏。除此之外，随着现代化信息技术的发展，云计算等技术在档案管理中的作用越来越凸显，相关人员需要充分了解相关电子档案管理的相关要求，例如通过网盘等云计算技术APP完善电子档案的相关路径，可以通过网盘APP的分享功能，将电子档案分享给相关部门或者工作人员，强化档案管理能力。

4 结束语

事业单位电子档案管理已经成为提高档案管理能力的重要组成部分，因此相关人员需要把握电子档案管理的相关细节，通过落实档案管理新规定，推动事业单位档案管理模式的变革，这样才能显著提高档案管理能力，最终为推动事业单位工作模式变革奠定基础。

参考文献

[1]何海燕.从档案管理流程管窥企业电子档案管理风险[J].城建档案，2020（06）：47-48.

[2]周艳.大数据时代文书档案电子化建设研究[J].兰台内外，2019（35）：12-13.

作者简介

冀中娜（1978-），女，山西汾阳人，本科，毕业于山西省中医学院，助理馆员，研究方向：档案管理。