探讨干部人事档案保管、保护与利用查阅

张德慧

摘 要：在对干部人事档案进行保管、保护和利用查阅工作中，相关工作人员一定要提高档案维护工作的科学性和合理性，保护档案的完整以及安全，从而为党和国家干部人事提供重要的资料支撑和多方位的辅助。相关工作人员在实际工作过程中要制定清晰的工作思路，明确在干部人事档案管理工作中所存在的问题，制定有效的管理方案，从干部人事档案的各个细节性问题入手，制定有效的管理模式，从而保证实际工作有序进行。

关键词：干部人事档案;保管;保护与利用查阅

为了使干部人事档案管理工作的水平和效果能够得到有效的提高，相关工作人员要秉承着科学管理的原则，将预防和防治进行相互的融合，立足于长远的角度，满足干部人事档案管理的要求，并且还要对干部人事档案保管保护和利用查阅进行管理制度的完善，加强对这些工作环节的重视程度，从而使得干部人事档案管理工作能够在实际中发挥其应有的价值和效果。

1 干部人事档案的保管和保护工作

1.1基本任务分析

相关工作人员在进行干部人事档案保管和保护工作中，要结合实际工作需求和工作要求，明确基本任务和主要的工作重点，不仅可以为后续工作奠定坚实的基础，还有助于提高干部人事档案保管和保护工作的有效性。

1）延长干部人事档案的寿命。干部人事档案在储存的过程中，经常会受到内外因素的影响，出现一些信息和数据破坏问题的事件，因此为了使干部人事档案能够保证各项工作的有序实施，为实际工作提供重要的资料支撑，在实际工作过程中，相关工作人员要延长干部人事档案的寿命，在延长干部人事档案寿命时，不仅仅要将工作重点放在防止档案损坏工作上，还需要采取科学而有效的方法建立符合实际工作需求和要求的档案管理库房，对档案进行妥善的管理，相关工作人员还需要明确档案保管的条件以及环境，对影响档案保管的因素进行及时的发现和消除提高档案管理工作的抵御能力，这在一定程度上有利于缓解档案的老化趋势[1]。另外在实际工作的过程中，相关工作人员还要建立完善的监督机制，对各个岗位工作人员的日常工作行为和思想意识进行有效的约束以及管理，也有助于使得每一个档案管理人员能够认识到延长人事档案寿命的重要性，一些档案在储存的过程中，假如发生一些破损的话，那么工作人员要运用先进的修复技术进行围护，从而使得档案管理工作的水平能够得到有效的提高。

2）保证档案信息的完整性和安全性。在对干部人事档案进行管理时，相关工作人员需要严格的按照档案管理的工作条例和相关的规定实现统一和集中性的管理，在实际工作的过程中，严禁任何人以私人的方式对干部人事档案进行储存，相关工作人员还需要定期清点档案的数量，保证档案是非常完整的。在对干部人事档案进行管理时要保证干部人事档案的物质安全，用科学有效的方法科学地进行干部人事档案的管理工作，防止干部人事档案在后续储存的过程中出现丢失和损毁问题的发生。对于一些干部人事档案来说是比较私密的，假如发生信息泄露的话，那么会带来不可挽回的后果，所以相关工作人员在进行干部人事档案管理时，要做好安全性的措施，防止档案信息出现遗漏。

3）防止档案出现损坏。在防止档案出现损坏时，工作人员需要对影响档案的损坏因素进行深入的分析以及研究，从整体上看损坏的原因可以从两个角度入手进行预防，主要是社会原因和自然原因[2]。社会原因主要是指人为的破坏或者是在管理的过程中在管理方面存在着一定的偏差而造成的，所以相关工作人员在实际工作的过程中要加强对这些问题的重视程度。对于自然原因来说，主要是指档案材料在储存的过程中会发生自然的老化或者是损毁，相关工作人员要从社会因素和自然因素入手，提出有效的管理方案，加强对档案的维护以及管理，从而使得干部人事档案管理工作的效率能够得到有效的提高。

1.2 基本要求

在进行干部人事档案保管和保护工作中，相关工作人员还需要明确基本的要求，从整体上提高干部人事档案管理的效果。首先要突出科学管理的特征，秉承着安全保密和便于查找的原则，在保证干部人事档案安全性和完整性的基础上，利用当前先进的科学技术编制出实用性较强的检索工具或者是检索软件，方便工作人员对干部人事档案进行调取和利用，并且相关工作人员也要利用先进的信息技术进行管理系统的维护以及构建，方便对档案信息的有效管理[3]。其次在实际工作的过程中，相关工作人员要具备一定的随机应变能力，这主要是由于在档案管理工作中会受到一些突发因素的影响，而造成档案的损毁或者是损坏，所以相关工作人员要具备一定的随机应变能力和防灾意识，定期对档案储存地进行巡视以及检查，及时的发现一些潜在的安全隐患，做好相应的防护措施，从而保证档案储存的完整性。

2 干部人事档案的利用和查询工作的分析

2.1 干部人事档案的利用

在对干部人事档案进行管理时，除了要加强档案的保管和保护的力度，相关工作人员还需要结合实际工作需求和要求做好干部人事档案的利用和查询工作。首先在实际工作的过程中，要编制出科学而有效的检索工具，根据干部人事档案的类型和内容，对每个干部档案进行标注之后，再通过各个条目编制成完整的检索工具，方便工作人员用计算机对档案信息进行查找和利用。为了使检索系统能够在实际中发挥其应有的价值和效果，防止一些突发事件的发生，在制定检索系统时，还要制定与之匹配的使用方法和管理条例，对于负责检索管理的工作人员要进行适当的培训，从而保证这部分工作人员能够更加认真和一丝不苟的开展日常的工作。

其次在实际工作的过程中要提供主动的服务，干部档案的使用者和利用者大多数都是单位的领导人员或者是人事部门的工作人员，但是由于干部人事档案的复杂性特征是比较明显的，所以假如没有专业性工作人员提供主要的帮助的话，那么这些岗位的工作人员在进行档案查找和检索的过程中会遇到诸多的问题，所以也在实际工作的过程中要提供更加积极主动的服务，结合其他岗位工作人员的需求和要求，帮助这部分工作人员进行信息的搜索以及查询，形成良好的工作局面。

2.2 干部人事档案的查阅

在进行干部人事档案查阅工作中，为了保证干部档案是完整和安全的，相關工作人员要结合实际情况建立完善和完整的人事档案查阅制度，从而对档案进行有效的管理。对于档案的查阅来说，要工作人员持有单位的介绍信或者是领导人员的签字，并且办理审批手续之后才可以进入到系统中进行档案的查阅。在进行人事档案查阅的过程中，要安排专业性的工作人员对这名查阅者的行为进行有效的监督，对人事档案的查阅范围进行精准性的管理以及划分，从而保证人事档案查阅工作能够有序进行。值得注意的是任何个人都不得私自查阅本人或者是直系亲属的档案，不仅可以保证档案查阅的安全性，还最大程度地保护一些人事档案的私密性。

3 结束语

在对干部人事档案进行保管、保护和利用查询时，相关工作人员要具备与时俱进的工作理念，对原有的管理模式的不足之处进行深入的分析和总结，提出针对性的优化方案，对干部人事档案的管理环节进行细节性的管理，以保证干部人事档案安全性和完整性的原则为主，科学合理的开展日常的工作，并且工作人员还要规范自身的工作行为和管理行为，提高人事档案管理工作的水平。

参考文献

[1]刘德会.干部人事档案保管保护与利用查询[J].黑龙江科学，2016（7）：146-147.

[2]宫晓东.干部人事档案管理系统设计与数字化改进研究[J].卷宗，2017（4）：96-99.

[3]张丽.前台如何从严开展干部人事档案清理工作[J].黑龙江档案，2018（6）：77-78.