浅谈如何做好新时期学校档案管理工作

孙博群

摘 要：学校档案是直接记述和反映学校活动保存备查学校各种文件材料的总称，做好学校档案管理工作和利用，对于提高学校教学工作质量、行政后勤管理等水平，促进学校发展都具有十分重要的意义。探索学校档案的服务功能，挖掘并利用好学校档案资源，对学校建设和发展具有积极的推动作用。学校的档案管理作为社会管理的重要组成部分，要积极加强创新性管理和服务功能。

关键词：学校;档案;管理

1 新时期学校档案管理工作的特点

学校档案与其他行业、部门档案相比，有其自身的独特性，而具有特定的范围。就收集内容来看，包括以上级有关部门文件和学校自身形成的文件资料，如教学管理、科研成果、基本建设、财务帐册、设备、照片、录音录像资料等为主，收集范围明确，档案种类多样。就使用对象来看，学校档案的使用对象比较单一，一般为学校领导、各部门负责人或特定的工作人员、学生。

学校档案是学校各项日常工作中形成的第一手资料。是反映学校历史的真实资料，合理利用学校档案，可以找准工作方向，提高工作的效率。具体地说，学校档案的服务功能包括以下几个方面：

1）汇总各类信息。学校档案囊括了上级有关部门文件、学校党务和行政管理、教学管理、科研管理、学生管理、后勤管理等各个方面，是学校信息的重要载体。充分利用学校档案丰富的信息资源，加强学校档案多种信息的汇总工作，最大程度地挖掘学校档案的信息资源，就可以充分占有信息资料，为提高工作质量与效率提供信息保障。

2）提供领导决策参考。国家的方针、政策一般都是以文件的形式传达与贯彻的，研究和分析这些文件精神，不仅对文件精神的落实具有重要的意义，而且，从而为学校领导提供学校发展的有价值的意见或建议。

3）管理经验分析。学校档案中含有大量的有关学校管理方面的信息，特别是随着教育改革的不断深入，学校各职能部门对管理方面的信息需求越来越广泛。所以，档案工作人员可以通过縱向比较分析、横向比较分析的方法，为他们提供学校管理方面的各项信息服务。

4）各类咨询查证。学校档案工作人员利用所藏档案资料，围绕师生提出的某一特定主体或专题，在管理要求范围内，经过整理提供给他们。如教职工业务资料查询、考核情况查询、毕业生学籍资料、校园活动资料查询等等，学校档案工作人员还可以在充分了解室藏和用户需求的基础上，有针对性地开展学校档案编研工作，如编制《大事记汇编》、《学校荣誉汇编》、《学校规章制度汇编》、《教学科研成果汇编》等材料，从而更好地提供服务。

2 新时期学校档案工作面临的挑战和问题

1）学校领导对档案管理工作不够重视。一些学校上到学校领导，下到行政主管，对档案管理的工作都没有引起足够的重视。因为大多数学校领导和职工对档案管理工作认识比较肤浅，忽视了档案工作对教育事业的促进作用，由此导致档案管理工作长期处在一个“说起来很重要，做起来没必要”的尴尬境地。学校主要负责人把工作的重心都放在学生管理、教学质量、学校声誉等问题上，认为档案管理无足轻重。虽然一般来说，学校都会设立行政人员主管档案部门，在职能上，档案行政管理部门是档案业务的主管部门，但由于缺乏专业指导，又得不到领导重视，导致部门运作流于形式，并没有起到很好的管理作用。由于档案部门的职能不够突出，领导就更加忽视档案工作，长此以往，学校档案工作就陷入恶性循环。

2）管理形势复杂但管理手段单一。由于教育事业的发展，学生数量增加，档案工作逐渐呈现出“多元”“冗杂”“繁复”的特性来。但一些学校受传统管理观念的影响，管理手段依然落后，信息化程度不够，根本无法适应当前时代背景下对档案管理工作的要求。因为只靠简单传统的管理办法，已经完全不能处理复杂的档案业务。面对这样的形势，必须去制订一套新的档案管理方案，不能只是通过传统的手段，即手工作业的方式来对档案进行整理和编目，因为这种做法工作量大、速度慢、时间长，势必会造成工作疏漏等问题，让档案管理工作不能拓展开来。

3 提高学校档案管理的创新水平

学校档案服务工作要适应发展的需要，不仅在于对服务功能的认识，还要进一步完善和提高管理水平，不断发挥其应有的作用。

1）大力转变思想观念。学校领导要对档案部门给予更多的重视，优化档案人员结构，配置专职的档案工作人员。学校档案工作人员要进一步解放思想，转变观念，在档案管理新要求之下，积极探索档案工作的新思路、新方法，主动树立服务意识，主动开发服务功能。

2）着力提高业务素质，创新管理手段。学校档案工作人员加强业务能力学习锻炼是做好档案工作的基本保证。档案工作人员应努力学习专业知识，不断提升自己，不断完善自己。拓宽专业基础知识，完善知识结构。要不断吸收先进的档案管理手段，与时俱进，通过学习先进的新型的管理知识和技术，结合实际运用到档案管理工作中，推动档案管理向信息化方向发展。信息化管理是档案管理工作的开展趋势，也是提高档案管理水平的必经之路。具体可以通过以下方式丰富管理手段：首先，观念要新。树立创新的理念，其次，技术要新。变传统手工作业为现代技术作业，充分利用现代化技术设备，来收集、保存、传递、处理档案资料，提高档案管理工作的效率。再次，资料信息要新。传统的档案资料都是实物，对于这些真实存在的资料，存放、提取、整理都相当繁琐。引进现代档案管理系统，将实物信息转化为电子信息，再利用校园网建立数据库，这样上传、检索、查询档案资料就相当便捷了。

3）优化档案管理设施，保证工作质量。由于档案管理工作长期得不到重视，所以档案资料的存放和管理设施都相当简陋。就硬件来看，学校应该配备空间足够宽敞的档案室，档案室必须能够容纳当前所有的档案资料，而且要考虑十年的发展空间。要制作一套规范、准确、先进的电子档案管理系统，采用新型的档案管理办法能够更好地提高档案管理工作的效率。由于创新思路的运用，改变了原有的档案管理模式，丰富了档案管理手段，提高了档案管理的质量。从而更有效地提供服务。

参考文献

[1]裴宇奇.试论中职学校档案管理的规范创新与信息化建设[J].办公室业务，2012，14：88-89.