事业单位档案整理标准化工作初步研究

摘 要：切实落实《统计法》、《机关档案管理规定》，根据《全国档案事业统计调查制度》要求填报数据，档案整理必须标准化，本文分析提出了解决措施。

关键词：事业单位;档案;整理;标准化;研究

1 目前档案整理中的主要问题

1）档案规标落实不够，制度不及时更新，整理不规范。档案种类繁多，有文书、科技、会计等类，在移交整理中，移交表单和目录形式多样，有手写的，有Word版本的，有没提供目录的，也有大流水的，连用电子表格的都不多，想统计整理一下具体数字，感觉比较难，因为有的根本就没有目录、或页数统计。涉及档案的法规标准达数百种，没有深入理解和实践、编研很难融会贯通。如《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国档发〔2006〕8号令）》虽发布多年，但仍有同志不能熟练对照要求收集整理。一些单位、部门档案职责不明确，虽制定了档案分类管理办法，确定档案的收集内容和保存年限，但是却没有及时修订。

2）收集整理中电子文档易被忽视。传统的文书等档案管理规定中对电子档案强调不足，且涉及技术，电子文档易被忽视，容易出问题。一是命名不规范：文件名和标题不一致或者不完全一致更甚者是完全不一致。在查找确认和后期利用的过程中会非常麻烦，因为无法顺利对应。二是漏归档或者不主动归档：如软件源代码、邮件、音视频、照片等，有的单位OA系统用得好，却忽视了电子文档也需要归档。

3）兼职档案员缺专业培训，专业人员少。档案管理人员很多是兼职，由于业务繁重人员少、很难离开工作岗位、缺少专项经费等原因，很少能有机会参加培训，因此对档案法规标准的掌握程度不够全面，如何实践缺少专业指导。

2018年全国各级档案行政部门和综合档案馆专职人员中，具有博硕和研究生班研究生档案专业程度的630人，占总人数1.4%;具有本科大中专及职业高中档案专业程度7511人，占总人数16.2%。从数据看，即使在专业档案机构，具有档案专业程度的人数都比较少，基层和兼职档案员更不用说。

2 档案整理标准化的必要性和依据

1）档案整理标准化是落实《统计法》《全国档案事业统计调查制度》的基本保证。2019年1月31日，国家档案局通知，《全国档案事业统计调查制度》已于2019年1月16日经国家统计行政管理部门批准实施，并在官网公布。根据《统计法》制定，第七条：国家机关、企业事业单位等统计调查对象，必须依照本法和国家有关规定，真实、准确、完整、及时地提供统计调查所需的资料。所以我们必须根据法律要求填报数据，但只有根据标准化整理的数据，才能够准确填报和方便统计。

2）《机关档案管理规定》是档案整理标准化的基本依据。2018年10月11日国家档案局13号令发布《机关档案管理规定》（简称规定），对档案整理等各方面做了具体规定，便于标准化操作，可选用为基本依据。 《规定》具有三个特点。一是普适性。事业单位等可参照执行。二是实用性。梳理借鉴数十个机关档案工作参照的标准规范，对门类划分，形成收集、整理归档、统计移交等详细规定。三是创新性。

3 对策措施

1）明确归档文件类型，对标整理依据。《规定》第四章明确了机关档案的门类和管理要求，提出了档案从形成到移交整个管理流程的各项要求，而第二十三条则说明类型。在实际应用中，机关常用文书类型包括收、发文、签报、合同、纪要等，具体还可按业务、党群区分，按照文书档案分类和保管期限表整理;会计档案按会计档案管理办法整理;基建项目参照《建设项目档案管理规范》整理;电子文件则参照《电子文件归档与电子档案管理规范》等。选用依据不出错，这样才能符合规范的基本要求。

2）用电子表格制作标准化案卷目录和卷内目录。为方便档案统计，可用电子表格统一设计案卷目录，表头包括标题、盒厚度、保管年限等，使用统计函数SUM、COUNTA，如图一。卷内目录可参照制作，最后汇总。本模板每页标准行数为15行，为方便察看，仅保留了6行，G9中可输入求和公式=SUM（G4：G8）统计案卷总页数。设制作卷内目录01表为30行，如序号1件数中可输入公式=COUNTA（'01'！$D$4：$D$32），页数中可输入公式='01'！F33（F33为卷内目录1汇总数所在列格）， 卷内目录01表统计页数时可使用求和函数SUM统计，该汇总单元格可输入=SUM（F4：F32），其中F为页数所在列。

标准化既为组卷统计奠定基础，也便于查遗补缺。需做到目录编制准确，提供附加信息，备注问题，如是否复印件、含附件等。

档案统计必须建立在统一组卷编目的基础上，否则不易统计。

3）学会编制档号。根据《规定》第三十三条，机关档案应逐卷或逐件编制档号。为合理区分文件，要学会编制档号。档号应指代单一，体现档案来源、档案门类、整理分类体系和排列顺序等基本属性，结构符合《档号编制规则》、《归档文件整理规则》和《数字档案室建设指南》要求，不同载体或形式的档号编制方法应当协调呼应。并规定了一、二級门类代码的设置办法。如档号暂时无法确定，可以先编识别号，如XX（单位简称）-2020-WS·HT（分类）-001-001格式，表示某单位2020年形成的文书合同类第一盒第一件，正式移交后再调整档号。

4）加强电子文件规范管理。要解决电子文件管理，应根据《规定》建立专门制度，按照《电子文件归档与电子档案管理规范》中职责与分工工作。根据《规定》，电子档案与传统载体档案具有同等效力。因此要建立制度约束保证相关电子文档同步归档，规范文件命名，规范收集整理方式，责任明确到人，科学整合档案信息资源。

5）加强兼职档案员队伍建设。基层一般是兼职档案员，由于跨部门，人员配备、知识结构、投入精力等方面复杂程度不一。提升档案管理水平，人是最根本的要素，没有人员落实，一切都是空话。

根据国家规定，档案人员继续教育每年累计应当不少于90学时。要推动兼职档案员向专业化发展，建议多安排人员培训，参加相应档案管理知识和信息技术技能训练。使大家知道如何收集、善于整理。

参考文献

[1]国家档案局，2018年10月23日，第13号令《机关档案管理规定》

[2]夏冰.浅谈政府项目采购中的档案管理与内部控制[C].2016年9月1日，第九次华北地区档案学会学术研讨会论文集.

[3]丁德胜，信玉红.机关档案的整理与归档[J].中国档案，2019（7）：36-37.

作者简介

夏冰（1973-），汉族，馆员/工程师，研究方向：档案管理、信息化等。