加强水利工程勘测设计科技档案管理的思考

王耀丽

摘 要：在水利工程勘测设计研究和规划中，档案是重要成果，在监测中起着重要的作用。本文件对加强科技档案管理，加强水利工程管理进行研究。

关键词：水利工程;科技档案管理;勘测设计

水利工程勘测设计科技档案是水利工程建设过程中直接形成的具备文字、图表、数据、音像等内容的原始记录，是勘测设计单位的直接成果，体现了技术人员的智慧和努力，是水利现代化和知识资源发展的重要基础。做好水利工程勘测设计科技档案管理，有助于展现勘测设计单位的实力和能力，提高技术人员的水平和效率，促进水利工程的建设和管理，使水利工程能够在国计民生中充分发挥应有的效益，更好地为各项事业服务。

1 正确把握水利工程勘测设计科技档案的形成过程及其特点

1.1 分段形成

根据水利工程建设的基本程序，水利工程设计须遵循分阶段循序渐进、逐步深入的原则进行，设计阶段要经过可行性研究、初步设计、施工图设计等几个阶段。前一阶段的研究和设计工作未完成，下一阶段的研究设计就也无法实现。在进行现场建设实施之前，有必要对各阶段设计成果进行审查，以确保必要的设计基础。各技术专业的研究与设计活动在不同阶段既存在密不可分的有机联系，也存在较为明显的严格区分，并且所涉及的研究和技术成果也是分阶段形成的，这就需要对各个设计阶段科技成果做到收集完整、阶段齐全。

1.2 资料成套

设计单位在对某项水利工程进行研究设计工作的同时，必须按照规划设计程序进行严谨的科学研究、方案制定、设计审查等，在充分考虑各个环节的基础上，有针对性地开展规划设计工作。水利工程设计过程中所形成的所有研究和设计成果要形成完整、准确、系统的成套资料，其中每幅圖纸、每一个文本或表格都是形成勘测设计科技档案的必要组成部分。

1.3 内容专业

鉴于水利工程研究设计的专业技术人员要根据不同的专业进行具体的研究和规划设计活动，水利工程研究设计技术成果的形成过程必然是一个多学科的合作过程。因此，水利工程勘测设计科技档案在分类、编号、准备和应用工作中，应考虑到研究的技术知识和专业人员之间交流的特点。在确定分类、标记结构时，不能混淆不同专业的技术文件，要充分考虑各专业成果之间的利害关系和设计关联。

2 完善档案管理的管理措施

2.1 加强管理方法

在水利工程勘测设计科技档案的管理活动中，其特殊管理的需求与实现档案管理的方式方法是密不可分的。一是制度建设。管理档案的根本就是为了利用档案，为保证档案能够在实际工作中得到充分利用，就需要对整个管理过程进行不断优化与协调。通过不断摸索新的管理方法，如档案排列、档案借阅管理、档案各种分类方案等，优化整个流程，最大程度的提高效率。二是记录收集。各种文件与数据是档案组成的基本内容，档案管理者必须对收集到的成果资料，包括正文、附件等做好完整性、准确性、相关性的确认。如项目的竣工材料必须拥有完整的竣工图纸与检查记录，重要会议要包括会议记录和相关报表等。及时收集、有效控制各类档案的早期收集工作，为确保档案能够充分发挥作用夯实了基础。三是身份控制。按文件提供者的身份归档是档案管理的重要环节之一，其归档质量也必然影响着档案的质量。在实践中，对于不同部门提交的报告、文件、图纸等材料，必须准确识别，区分不同材料的含义，并根据文件的特点，对其进行明确的分类。

2.2 强化服务理念

档案管理的目的是为实际工作提供服务。在实际档案管理中，数字档案和实体档案都发挥着重要的作用。对此，在实际工作中，我们需要在做好保管的同时，注重服务，始终把服务放在第一位，拓展服务领域，创新服务机制，以促进工作更好的发展。一是服务空间。为了提升归档率和利用率，确保相关资料的准确、及时存储，并按照完整、快速、准确的原则提供给用户，这就需要充分利用档案信息管理系统的现代化管理手段，创建稳定、统一的电子档案平台，满足不同用户的需求。二是服务理念。要改变以往工作中被动服务的理念，通过主动咨询、提前引导、现场指导等方式，档案管理者要主动参与相关活动，确保档案的内容 齐全、流程通畅、信息准确，并在某些场合有针对性地开展信息交流活动。三是服务手段。在档案实际管理中，必须提供适用、准确的研发数据和检索工具，增强与专业技术人员的沟通协调，及时发布收集到的相关信息，以便于专业技术人员的借阅与借鉴等。

2.3 转变管理方式

当今计算机和网络技术的高速发展中，水利勘测设计成果的信息管理也在朝着数字化、电子化的方向发展。作为勘测设计单位，必须积极转变观念，加大投入，确保档案管理朝着知识发展的方向延伸，不断提高数字化水平。一是改变原有的工作方式，提高档案资源数字化水平。将原来的人工管理方法转化为计算机管理，包括远程阅读、网络归档等。将原有的纸质档案向数字档案方向发展，确保档案数据资源能够得到合理利用，使档案资源的作用对业务发展产生全面影响。二是加强档案数据平台的创建，提高档案利用效率。在充分了解自身需求、数据处理服务和查询技术信息等模式变化的基础上，做好档案数据管理系统的构建与应用，使其能够满足管理需求，支持各类电子文件与软件的运用，使水利工程勘测设计科技档案得到充分利用。三是推动先进技术与手段的应用，提高档案管理工作效率。特别是对于一些大容量的电子文件，在正常的网络环境中不能保证运行速度，就需要档案管理者配合专业人员做好的档案数据管理平台的研究与开发，实现档案信息的快速传输和浏览等目标，通过应用ocr识别技术和图像解析技术，解决档案管理者重复输入问题，以自动化的方式增加系统中的数据，进一步提高工作效率。

2.4 提升人员素质

水利工程勘测设计科技档案管理的专业性和复杂性对档案管理者的素质有了更高标准的要求，他们不仅需要精通档案管理的专业知识，而且要熟悉水利工程的研究和勘测设计的流程。因此，为满足水利工程勘测设计科技档案管理的需要，首先要充分发挥档案管理者的主观能动性和创造力，努力提高档案管理者的知识水平和能力。适时建立有效的约束和激励机制，使他们产生紧迫性和危机感，自觉开展各类档案和水利业务知识的学习，不断更新和掌握理论知识与专业信息，提高技术水平和业务能力。其次，开展相关的综合业务知识培训，不断提升档案管理者的整体素质。遵循学以致用的原则，为档案管理者提供全面、系统地学习专业知识的机会，尽快提高他们的专业水平，特别是档案科学的新理论、新方法和新思想以及现代科技知识的学习与研究。只有打造出一支业务水平高、综合能力强的档案管理者队伍，才能把档案管理工作做得有声有色，才能更好地为水利事业服务。

3 结束语

本文对如何加强水利工程勘测设计科技档案管理做了研究。今后，要充分重视档案工作，加强档案方法的创新与优化，不断提高档案管理水平，为我国水利工程的发展做出巨大贡献。

参考文献

[1]李娟丽.水利工程勘测设计中电子档案的管理与利用[J].办公室业务，2020（02）：131-132.

[2]张静，满曼，杨姗姗.水利工程项目档案整理归档问题探讨[J].治淮，2019（09）：49-50.