浅谈人事档案在人力资源管理中的应用

崔启顺

摘 要：当今社会是互联网时代，21世纪是人才与信息技术相结合的时代，人事档案管理与人力资源管理成了当今事业单位关注的重要环节，同时对于事业单位发展来讲，人力档案管理与人力资源管理是不可或缺的一部分，因此对于人事档案管理人员，需要他们做好档案管理工作，与人力资源管理部门相互合作，为事业单位以及国家做出更大的贡献。

关键词：人事档案 人力资源管理 应用

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2020）10-00-02

人事档案是指一个人从大学毕业到工作中的学历、经历以及政治面貌、个人品德品质的档案记录，以文件形式来进行表达，对以后生活中的个人贷款、工资待遇情况都会有很大的影响。人事档案是人力资源管理中的重要部分，在事业单位发展中更为重要。

一、人事档案在人力资源管理中占据着重要的作用

1.为事业单位优秀人才选拔提供重要的凭证以及参考价值

人事档案的记录是以凭证的方式出现在生活中，档案是跟着一个人的经历进行的，在生活中与工作中，工作经历、学习、思想道德、爱好特长等均会对一个人有更重要的影响，在事业单位的工作进行中，对于单位人才的管理与把控相当重要。想要挖掘人才必要对其个人档案进行充分了解，為了避免人才流失，需要使人才的特长、爱好、个人潜力发挥到最高，因此在没有人事档案的情况下，事业单位人力资源管理部门无法更多地了解人才的经历以及品德，由此可见，人事档案在人力资源管理部门占据着重要作用，可以为事业单位提供参考价值。

2.对于事业单位内部业绩可以为员工考核以及奖金制度提供参考凭证

在事业单位中，事业管理人员和专业技术人员工作业绩是与个人职称晋升、工资绩效相对应的。同时，对于职工升迁等重点考察员工的人事档案，事业单位会有专业技术人员培训，来提升工作人员的能力与知识，与此同时，能力与培训内容的好与坏是同其能力对应的，所以人力资源管理部门可以通过人事档案对单位员工的业绩以及工作表现、技能长处、道德素质进行综合评分，作出相应的应对策略，选对人才培养人才，进而保证单位的未来发展方向。

3.人事档案可以将人力资源管理得到最佳配置

人力资源的配备主要是将人物结合，最终达到提高人力资源价值与效率的目的。随着时间的推移以及社会环境的变化，人力资源也在变化，因此也会导致人员发生变化，人员变化的同时，岗位也在发生轮换。与此同时，人事档案可以将自己的作用发挥至最高，使员工之间进行资源共享以及充分得到人力资源的主要需求，在各个行业之间以及各个地区、国家之间进行合理运用，最终将人力资源管理得到合理配置。

二、人事档案在人力资源管理中存在的主要问题

1.人事档案的记录与管理存在虚拟，并不是完全真实存在

在当今社会，有很多个人档案材料内容简单明了，内容果断，甚至会出现雷同内容，内容虚假等现象，个人档案的体现主要就是个人学历、经历、个人信息（姓名、年龄、出生日期）等资料组成，由于这些信息均属于个人隐私信息，在事业单位的档案调动中，人事档案管理人员无法对其信息进行主动挖掘核实，因此就会有不真实的人事档案出现，这对事业单位来讲，对于人力资源管理部门来讲都是很麻烦的一点。一般事业单位对于人事档案汇总政治历史材料比较看重，因此缺乏时间性与效率性的人事档案是无法给人力资源管理部门提供准确及有价值的信息的，就目前情况来看，一般个人的档案中的评价以及个人特长业绩等资料，都是赞扬表现的词句，包括对于个人评价内容，也都是优秀字样，毫无缺点等短处词句的初选，这样的档案不完善性以及虚拟性是人事档案的主要问题。

2.人事档案记录技术以及管理技术缺乏时效性，使用率及利用率降低

在当今社会上，很多技术都在进步，二十一世纪是电子技术时代，在对于人事档案记录以及管理技术中并没有更好的先进技术。传统古老的人事档案记录法一般均已手记为主，都会以纸质版材料进行体现，在人员进行更换流动时，人事档案也应及时地跟随本人到另一工作单位，目前来看，当今对人事档案的管理并不能做到及时调动，使人力资源管理部门的工作效率大大降低;现在很多事业单位会在员工入职时进行档案查阅与分析，之后对员工的档案信息不能做到及时更新，因此，在人员调动上或者人才选拔培训上不能将人事档案的作用发挥出来，有可能就会埋没了很多“真实”人才;在工作中，事业单位一般不会重视人力资源部门的创建，对于人事档案的工作还限于保管、汇总、更新，最终只会将人事档案进行分类归档整理，并不能真正地利用分析人事档案资料，因此会大大地降低人力资源部门对人事档案的利用率。

3.事业单位对人力管理资源部门认识低，对于人事档案管理水平没有进行很好的管理与整治

现阶段，存在档案管理工作无法适应新时代要求的问题，很多档案管理人员得不到相应的认可，工资待遇福利否无法跟上步伐，工作岗位与工作内容得不到领导肯定，甚至有些事业单位对于档案管理工作的不重视，不能及时地把档案材料存放入员工的个人档案中，或者由其他部门人员兼管档案管理工作，长时间以来，这样的工作方式最终会导致档案不能得到很好的整理，会被其他工作给冲销，对于员工的人事档案随意堆放，还存在虽然设置档案室，也是极其简单地设立几个档案柜，资料得不到很好的整理保障，得不到好的保护，最终会出现档案丢失等现象。因此对于人员档案资料的重视与监管是重要的，事业单位想要将未来发展以及人才培养做到最好，需要从档案管理人员的设立以及档案管理部门的创建入手，提高档案管理工作，提高人力资源管理部门的内容。

四、为了提升人力资源管理的应用价值需要加强对人事档案的管理

1.在事业单位内部，建立健全完整的人事档案管理体系与制度

在事业单位的发展中，人才的管理与控制人才流失是重中之重，因此加强人力资源部门的建设与人事档案管理体系的创建加强是当下必须要做的，加强人事档案管理势在必行。对于事业单位内部的人事档案管理制度，需要进行制度上的创新并且进一步完善人事档案管理奖惩制度，提高人事档案管理的整体水平，对于人事档案管理人员要进行培训与考核，使他们明确人事档案的创建及归档的内容和要求，并对人事档案进行按时移交、及时记录、定期检查与核对、及时补充并接受及移交等收集档案流程手续。事业单位应建立人事档案管理部门，对于其他部门也应配备兼职的档案收集员，将本部门的人员人事档案收集并提交给事业单位档案管理部门进行归档与整理。将一级档案人员管理提升至二级档案人员管理，可以有效地帮助档案部门人员减轻工作，提高工作效率，部门与部门之间应相互合作，积极配合，将人事档案管理工作做到最好，达到工作规范性和有效性。人事部门档案领导应及时和事业单位提出要求，并得到支持，将人事档案工作设施设备早日提上更新日程，与时代共同进步，对于档案室，要进行人员看管管理模式，避免出现着火、潮湿等现象，并建立正规模式的查阅室与调查室，为人事档案管理做好辅助工作。

2.重视人事档案内容，增强人事档案的真实性，避免雷同

对于档案室的创建，需要根据事业单位内部人力资源部门所提出的需求进行人事档案的更新，以便很好地辅助人力资源部门工作。在人事档案内容中增加一些其他方面的个人信息内容，比如：与外界的人际关系、自身家庭素养、在工作经历中的一些成就以及平时经常喜欢的运动等个人化内容。并对事业单位的人员聘用、劳务合同、劳动合同以及辞职、辞退、调薪、调岗等合同材料。在原有提供的人事档案基础上进行对其个人的资料清查以及信息核对，并将各部门人员的人事档案进行分类并建立电子数据，这些电子数据应由专人进行更新，以此来保证档案的真实度，避免更改，传统的人事档案管理工作一般为人工手动记录模式，在当今时代可以较好地利用多媒体手段，更加简单快捷地完成档案管理工作，利用声音、图像等更好地记录，提高整体的人事档案工作水平。

3.增强事业单位内部档案管理人员的素质以及事业单位全员的档案意識

事业单位档案管理人员的思想道德意识与自身的业务能力是人事档案管理工作的基础，同时也是人力资源管理的保证，对于事业单位档案管理人员素质的提升以及人事档案工作业务能力的提高主要应进行以下两点，首先，要对人事档案工作行业内的法定法规以及规章制度进行培训，并要求他们深度理解并学会运用;其次，要在生活实践中提升档案管理人员的品德素质，这样的创新工作，可以为事业单位带来一个良好的工作环境以及人员相处模式。

结语

综上所述，人事档案是人力资源管理中非常关键的环节，对于事业单位内部的人才发现、人才使用以及人才管理都具有非常重要的意义。近年来，随着社会的发展，人事档案也在发展，因此需要将人事档案的作用在人力资源管理中心更好地体现出来，对于人事档案的管理以及传递，事业单位员工应引起重视，人事档案部门的设立既可以帮助事业单位发展得更好，又为社会经济的发展奠定了基础。

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