流动人员人事档案管理优化探究

梁阿丽

摘 要：本文通过对流动人员人事档案管理的重要性和相关内容入手，阐述了当前流动人员人事档案管理存在的问题，从而有针对性地提出解决问题的对策，以期通过本文的研究能够驱动流动人员人事档案优化管理，促进人才合理流动，充分开发人才资源，推动社会的更好发展。

关键词：流动人员 人事档案管理 问题 对策

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2020）10-00-01

一、流动人员人事档案相关概念阐述和重要性分析

1.流动人员人事档案相关概念阐述

人事档案是记录一个人的学习经历、工作经历、社会经历的原始文件材料，是反映个人经历、德才的真实记录，具有真实有效性。

流动人员人事档案管理是档案管理部门对流动人员个人档案的收集、整理、保管、转递的活动，在个人升学、工作之际发挥着重要的作用。

2.流动人员人事档案的重要性分析

第一，可以为用人单位提供应聘人员的学历、经历、奖惩等各类背景信息，辅助用人单位做好员工的招聘录用工作;第二，帮助用人单位了解员工在教育培训、工作经历、业绩考核、职称评定、奖惩等方面的信息，以便用人单位选拔和使用人才;第三，为机关企事业单位提供存档人员录用考察、因公出国政审，为部队提供存档人员参军政审，为党组织提供入党政审等;第四，在办理社会保险过程中，可以通过查阅人事档案来协助办理社保和退休;第五，依据档案记载为存档人员出具相关证明。

二、流动人员人事档案管理存在的问题

1.档案管理不规范，档案移交不及时

从学校方面来说，一是学生从高中升入大学之际档案的转移过程不规范，容易造成档案丢失或缺失的现象;二是学生在校期间的档案管理不统一、不规范，从学生档案的密封印章中就可以看出一二，有学生工作处、教务处、就业指导中心、团支部、党支部等。学生毕业之后档案向当地人才服务机构流动的方式也不规范、不统一，有学校直接邮寄的，也有学生自带的，杂乱无章的现象比比皆是。从用人单位方面来说，有人事保管权的用人单位在员工离职、辞退后，员工个人人事档案移交严重滞后，甚至交由本人自行带回处理;无人事保管权的用人单位擅自保管员工人事档案，造成档案开封、破损、丢失等问题。

2.檔案管理方式陈旧，信息化管理不到位

现如今流动人员的档案管理方式还是非常落后的，档案相关管理部门目前还是传统的“手工”管理办法，档案的收集、整理、归纳等依靠人工完成，费时费力不说，也容易造成数据丢失，缺乏统一的档案管理应用软件和信息化网络平台，没有形成专业的档案数据库，也没有电子档案，无法提供便捷的网络查询档案等业务，档案管理信息化技术利用有限，为档案管理部门和服务对象都带来不便。

3.档案管理人才缺少，专业化管理不及格

流动人员档案管理相关部门，学校、人才服务机构、用人单位人力资源处，总体而言都缺乏专业的档案管理人才，其档案管理人员大多数都是半路出家，并非“科班出身”，参加档案管理业务知识专业培训机会有限，档案管理人员业务能力和综合素质整体上都不太高，而且档案管理人员更替、流动比较频繁，这一系列都造成流动人员人事档案专业化管理不及格。

4.档案管理意识薄弱，主观重视程度不足

于学校、学生而言，学校管理者更重视的是学生的升学率和就业率，档案只是其附属品;学生则注重自身的工作能力和工作技能培养，忽视了人事档案在个人职业生涯中的重要作用。于用人单位而言，员工的价值更多的在于为单位创造经济效益，人事档案则只在入职和离职时出现。于人才服务机构而言，档案管理是政府部门职能所在，属公益性质，业绩体现有限，档案管理工作得不到领导重视和经费支持。

三、流动人员人事档案管理优化的对策建议

1.规范完善档案转递流程和方式

档案管理相关部门要遵照档案管理规范和相关法律法规，加强沟通、协调一致，学校、用人单位、人才服务机构要三方联动，学校应明确规定好新生档案接收、日常档案管理、毕业生档案转递等工作细则;用人单位要做好员工在职期间的档案保管、收集整理以及员工离职后的档案转递工作，人才服务机构要进一步梳理规范工作流程，严把档案“进出口”关，发挥协调、联系学校与用人单位的桥梁和纽带作用，制定人事档案三方流动统一流程和规范，为流动人员人事档案合理规范流动提供便捷。

2.建立档案信息化管理服务平台

首先，硬件方面需要配备先进的电脑设备和无线网络设备，建设一个现代化、标准化的档案室，为建立档案信息化管理服务平台做设备支持;其次，引进先进管理技术，采集建立电子档案，建立档案信息库，开发一个全国统一化标准的档案信息管理系统，提供档案在线办理业务，搭建网络远程服务平台，为建立档案信息化管理服务平台做技术支持。

3.建设档案管理专业人才队伍

一支专业的档案管理人才队伍不仅要对档案管理的法律法规、政策等了如指掌，也要进行相关的计算机技术培训，学习相关系统平台的管理使用方法。要将档案管理人员专业素质培训常态化，定期安排档案管理工作人员外出交流考察，与同级、上级档案相关管理部门互相交流学习先进管理经验，加强沟通与协调，利用网络平台不断简化办事程序，提高服务效率，让提高档案管理人员业务能力和综合素质落实到提高服务效率和群众满意度上来。

4.强化档案服务对象档案意识

强化档案意识要以学校为起点，高校就业指导中心要把档案意识培训教育纳入毕业生就业指导工作体系当中，通过举办专题讲座、集中培训等方式让毕业生强化档案意识;强化档案意识要以社会为转移，档案管理相关部门要加强档案管理政策宣传力度，有重点、有阶段地宣传档案的重要性，如每年毕业季针对应届高校毕业生重点宣传档案存放事宜，发放宣传单页，制订业务办理指南，人才招聘会上设置档案咨询服务窗口，为就业、失业人员提供档案存放、转档等咨询服务，提高流动人员的档案意识。

结语

新形势下，人员高速流动已成常态化，由此产生的流动人员人事档案管理的诸多问题亟须引起我们的重视和关注，针对新的问题与挑战，只有采用科学有效的措施进一步优化管理流动人员人事档案，加快档案现代化、信息化管理，才能实现人才信息资源共享，促进人才资源合理配置，推动社会繁荣发展。

参考文献

[1]林岚珊.福建省流动人员人事档案管理与服务创新研究[D].福建：福建农林大学，2014.

[2]邹可义.流动人员人事档案管理中出现的问题及对策[J].黑龙江档案，2017（03）：82-83.