新时期电子档案对传统档案管理的挑战探究

摘要：本文探究了电子档案对传统档案管理的挑战。社会经济的发展和进步使档案管理逐渐趋于数字化和信息化，同时电子档案作为当下单位内的主要档案类型会对传统档案产生一定影响，所以需要采取有效的措施更好的适应电子档案对传统档案管理的挑战。

关键词：电子档案;传统档案;管理

引言：

近几年信息化网络技术的推广使用促使电子档案成为了单位内的主要档案形式。传统纸质档案与电子档案之间存在一定的区别，而电子档案管理方式与传统档案管理方式也有着较为显著的差异。这时不但提升了对档案信息化建设的要求，还提升了对档案管理人员信息化要求，需要档案管理人员树立信息化意识，实现高效率管理。

一、新时期档案管理工作的基本概述

新时期下档案管理方式产生了一定的改变，电子档案系统属于较为高效的管理手段，这种管理手段不但可以为单位内部档案管理提供较为完整的解决方案，还可以自动生成系统，进而建立查询模块，为用户提供相应的便捷。新时期下电子档案的应用不但提升了单位内部档案工作效率，还提升了工作质量。但是新时期下对于单位内部档案管理人员的要求也在逐渐提升，为了迎合新时期下档案管理工作，需要档案管理人员进行信息化培养，提升其信息化素养，推动档案管理工作的稳定进行。

二、新时期电子档案的主要特征分析

（一）鉴定整理方面

传统纸质档案在进行鉴定的时候存在着保管期限，这时需要档案管理人员及时对其中存在的无意义档案进行清理，并采取合理的处理手段。在进行档案鉴定的过程中包含了档案来源鉴定，内容鉴定，形式鉴定，价值鉴定，效益鉴定等。电子档案的档案鉴定过程与传统档案鉴定有一定的区别，电子档案鉴定主要步骤包含了电子文件形式鉴定，文件内容保存价值鉴定，现存技术状况能否满足档案价值需求鉴定，这时不但要开展内容鉴定，还需要实施技术鉴定。

（二）保管利用方面

电子档案在保管方面与纸质档案的保管方式不同，电子档案的技术革新标准比纸质档案技术革新标准高。纸质档案的档案寿命受限于纸质的寿命长短，一些纸质纤维会在特殊条件下出现化学反应降低纸质档案的保存时间。因此这时就需要档案管理人员在档案保护的过程中将一些容易产生化学反应的物质清除，提升对纸质档案的保护效果，延长纸质档案的保存寿命。而电子档案与纸质档案不同，电子档案的资料储存载体属于磁性物质，磁性物质会在一定时间内消失，这也使电子档案的实际保存寿命仅限于5-15年。所以，当下想要进一步延长电子档案的保存时间就需要合理的技术革新。纸质档案在成型之后具有较好的稳定性，但是电子档案在记录数据信息的时候主要是以数据代码为基础，这就存在着读取限制。假若在没有计算机的时候，那么就无法读取内部信息。电子档案对环境温度有着一定的要求，相关实验表示，纸质档案可承受温度需保持在14-24℃，湿度需保持在45-60%。另外，电子档案的保存温度需符合17-20℃，湿度需保持在35-45%。

三、新时期加强电子档案应用的具体方法

（一）加强档案管理的信息化建设

想要进一步强化档案管理信息化建设就需要对信息化制度进行相应的完善，同时还需建立较为规范的档案信息化管理制度，用来更好的约束电子档案中的管理环节，从而提升电子档案的真实性与安全性。首先，档案管理人员应该建立统一的档案规范标准，假如档案机构内部没有按照统一的规范执行档案管理，那么就会导致档案管理工作无从开启，降低档案管理质量。档案管理人员需要创新档案工作制度，从而形成较为完善的档案工作标准，细化档案数字化技术。单位内部档案管理部门应始终顺应档案管理制度，采用成熟的档案工作技术。需要不断对单位内部电子档案文件管理制度进行优化，基于国家文件管理标准及规定，在制度基础上促进档案管理信息化的高效推进。其次，单位内部应该强化信息化建设脚步，促使档案管理工作信息化水平符合实际需求。对于档案信息化管理应配备基础的硬件与软件，可以通过档案智能录入系统的建立实现数据库及查询系统，使电子档案在实际应用中能够实现信息远程交流共享。最后，电子档案的信息化储存始终伴随着安全风险，因此这时为了提升电子档案的安全性，应强化档案信息安全管理。可以通过完善基础设施及计算机设备，安装防火墙基入侵检测技术，采取硬盘加密，系统加密的方式实现有效的安全防护。

（二）加强档案管理人员的信息化培养

当下，单位内部信息化档案管理中管理人员素质相对较低，这也严重阻碍了信息化档案的发展，因此这时需要单位内部采取合理的对策进行档案管理人员信息化培养，使档案管理人员能够满足单位电子档案管理要求。首先，单位内部应重视档案管理人员素质对档案工作开展的重要性，单位可以采取定期培训或专家讲座等形式进行人员培养。其主要目的就是为了丰富档案管理人员的信息化处理手段，使其能够在档案信息化中灵活运用。其次，单位内部的档案管理与其他管理工作有着较大的差异，档案管理对管理人员的要求较高。单位在提升档案管理人员个人信息化素养的同时，还需要对档案管理人员进行信息道德培养及信息责任培养。在这种基础下才能保证档案管理人员的规范性，建设良好的信息化档案管理平台。最后，单位可以通过引进优秀人才辅助开展档案管理，同时单位应对档案管理人员进行档案伦理培训，为档案管理的一致性与规范性奠定基础。

四、结束语

综上所述，社会进入了信息时代，对于网络信息化技术的使用越来越广泛，这时电子档案数量激增，如果档案管理人员没有进行合理的信息化培养就会影响档案管理质量。因此为了更好的适应档案事业发展，就需要着眼于未来，结合单位实际情况强化科學管理，使电子档案可以将其优势充分发挥出来。

参考文献：

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[2]浅谈电子档案与传统档案管理的差异与共存[J].尹爱华.数字技术与应用.2013（02）

[3]探析信息化环境下传统档案管理工作的改革[J].刘德松.文化创新比较研究.2017（26）

[4]探索信息化背景下传统档案管理工作的改革[J].张善勇.办公室业务.2018（04）

作者简介：郑凤（1973.10）女，汉族，籍贯：重庆巴南，大学本科，职称档案馆员，研究方向：负责办公室档案管理工作。