酒店企业存货管理存在的问题及改进

范理

（苏州金科大酒店管理有限公司，江苏 苏州 215129）

一、酒店企业存货管理相关理论概述

（一）酒店企业存货管理的概念

酒店企业存货管理是对经营所需存货物品系统性的进行计划、采购、储存、使用及收回，以便有效发挥其应有的使用价值和经济效用等一系列管理活动的总称。

（二）酒店企业存货管理的特点

酒店企业存货物资相对固定，存货是由产品和销售情况决定的，产品的研发相对时间周期较长，在一段时间内产品不会发生变化，而只要产品不变化就不会有新的存货，而酒店则不同，主要是由于酒店的经营在常态经营的基础上有许多变化及不确定性，经营产品将随时进行调整与变化。

二、酒店企业存货管理中存在的问题

酒店企业资产规模大、数量多而杂，大部分都是运营性流动资产，其中存货占据较大份额，如鲜活类原材料、客房一次性客用品、餐饮餐厨具等，因存在流动性大、数量多、领用经手人杂等诸多问题实际管理不太好开展，就现存相关问题做如下分析：

（一）采购计划缺失

凡是“预责立、不预则废”，酒店采购计划性缺失、盲目采购，直接影响到物资的到货周期、采购价格、物资品质、资金占用等因素，事关酒店日常经营质效之成败，非同小可。

（二）采购管理不到位

酒店行业制定完善存货管理制度的同时还需注重相关制度及流程是否可行，最终是否可以执行到位。实际执行过程中往往会存在制度流于形式，如存在无单采购、低质采购、超额采购、超授权采购等特殊事项常态化现象较为普遍，从而致使所购存货物资未达酒店使用标准，直接影响酒店经济效益。

（三）管理意识与专业度有待提升

目前酒店行业正遇瓶颈期，同行竞争加剧，营收止步不前，经营利润进一步萎缩，酒店及部门管理人员把主要精力放在了酒店开源方面而忽视了资产的管理及有序使用，从而导致酒店资产存货的管理较为混乱，由于酒店宾客用品、餐厨具、工程物资等单位价值较小、品种较多、规格各异，且日常流动性及耗用量较大，部门在领用后财务即作为当期运营费用进行了核算，使用部门日常运行中资产、即在购入工程用品、餐饮餐具和客房一次性用品等物品时，财务部门增加一级库库存；同时由工程部、餐饮部和房务部一次性将购入的物品申领完毕，在其他场所另行将其作为各自部门的物品储存进行二级库管理；财务人员则减少一级库库存，将其计入相关费用账户核算。

（四）供应商专业度缺失

酒店每日所需物料很多很杂，绝大部分都依靠固定供应商进行配送，一般五星级酒店固定供应商数量维持在15家左右，其中配送各有分工有供应鲜活类、物资类、耗品类、工程类、杂项类，因其行业流动性较大，人员很不稳定，频繁的人员调动与更换导致了他们专业水平与能力相对不足，同时也缺乏专业培训。这些问题集中性的在日常物品物资配送供应及相关服务环节暴露出来，如：不熟悉所配送物品名称、规格及品质，货不对板，到货不及时，不按照约货尽量配送等，或多或少反映出供应人员在前期物料配货、调货、物流等方面经验不足，没有计划性，预判能力不足，如遇酒店法定节假日，宴会高峰时必定影响到酒店正常经营与运转，对客体验度受损，影响酒店服务品质。

三、酒店企业存货管理存在问题的原因分析

存货作为酒店资产重要的组成部分，是酒店运营中不可或缺的。通常情况下，存货资产占酒店总资产比例高达25%左右，存货管理与使用水平的高低直接关系到酒店的资金占用水平以及资产运作效率。为此就目前酒店存货管理过程中存在的问题做如下分析：

（一）在内部环境方面的问题

1、采购制度有待完善

由于酒店经营的特殊性的需要，对日常经营性原材料物资物品的依存度很高，制定科学合理的采购计划是酒店日常所需物资能否及时到位的重要保障，也是酒店是否可以正常经营的关键所在。目前大部分酒店以生产经营为导向，在保证经营的前提下忽视了采购的科学有效管理，对采购的定义与理解存在偏差，仍停留在初级阶段。

2、库房管理不到位

目前酒店存货管理趋向于零库存化，此举有助于节省酒店大量流动资金，降低资金成本。同时也为管理带来了一定弊端，由于酒店存货管理权级进一步下沉，使用部门的二级库房承担了大部分酒店存货物资储存职责。但是实际情况并不乐观，二级库房管理制度不健全、流程不到位、无专职人员跟进管理等实际问题致使酒店库房管理在低位水平徘徊。

3、资管人员流动性大，责任心有待提高

基于酒店人力成本管控的大原则，各部门普遍存在一人多岗多职的情况，部门库管员也不例外，缺乏基本的资产管理理论知识学习与培训日趋常态化，除此之外餐饮酒店业较高的人员流动性、人员文化程度不高等因素也导致酒店资产尤其是客房耗用品、餐厨用具的日常管理存在不同程度的缺失。

4、酒店资产管理考核机制不合理

目前对于酒店资产存货管理使用考核办法主要是通过月、季、年度报损率来实现，往往在实际盘点过程中存在漏报虚报等人为情况干扰，最终呈报数据存在一定的偏差，干扰了酒店财务部、管理层对实际情况的判断，另外大部分酒店在制定目标考核责任书时相对偏重财务、经营指标考核，对内部管理指标考核相对弱化，往往会造成各部门重视经营，轻管理的心态，久而久之就会养成经营财务数据指标任务压倒一切的思维定式，有利于资产存货日常管理工作的开展。

（二）在外部环境方面的问题

1、客人消费习惯

我国餐饮文化源远流长，随着现代社会文明不断进步，酒店文化与理念呈多元化发展趋势，顾客对酒店的差异化需求越发明显，酒店如何能够抓紧机遇锁定客源，唯有提供差异化的产品与服务，通过产品再造与升级以及增值服务来打造自身的核心产品尤为关键，同时在产品研发过程中，会经历反复试错与纠偏的过程，这必将对酒店人、财、物等资源造成极大的损耗与浪费，而其中存货资产耗用所占比重又非常大，即使产品经过最终核定推出，也不一定能够有良好的市场反响。

2、供应商选定与管理

酒店业原材料供应受经营规模、货源、资金等因素的影响，业内有实力为高星级酒店进行供货的可选商家并不是很多，已经形成固有生态链，商业垄断呈常态化趋势，在这种情况下酒店对战略供应商的管控存在一定的难度，想改变现有格局难上加难，必将削弱酒店对原材料及物料价格主导权，议价能力也较差，长此以往势必影响到酒店经营收益，对经营不利。

四、酒店企业存货管理的改善对策

（一）建立完善采购制度

采购环节是现代酒店运营管理体系中首要环节，酒店的各项运营管理物资设备都需经过此环节，资产物资价格、质量、到货速度都与酒店实际运营与质效息息相关，及时建立并完善酒店采购制度尤为重要。在制定制度时需结合“大数据”“物联网”信息平台优势，充分发挥“大物流”操作模式，实现多渠道、多方式的现代采购新模式，同时结合酒店行业自身传统采购制度模式，在保证以最优性价比猎取目标物资的基础上，积极寻找突破口，有效地降低采购成本，达到酒店产控双丰收。

（二）完善酒店存货管理制度

资产有效使用为酒店可持续经营与发展带来基础保障，酒店营收的提升不仅是为客人提供舒适的住房环境、美味的菜品及优质的服务，酒店各项设施设备的良性运转，配套资产的使用也是重要的组成部分，缺一不可。况且酒店资产众多，不仅固定资产规模大、价值高，流动资产相比更胜，据不完全统计一家五星级酒店流动资产种类多达上万种，由于各资产的使用特征，流动性大，不易管理等情况给酒店的资产管理带来了实际挑战，如何在酒店人力资源有限的状况下对各类资产进行有管控是目前各家酒店普遍存在的问题，鉴于此对存货建章立制、规范使用与操作以及纳入部门及岗位职责事关重要。

（三）建立完善资产考评制度

在完善酒店资产存货管理制度的基础之上，还应有序推进资产使用管理考核评价制度体系，资产不仅要合理使用好，更有序进行管理，确保资产完好且安全。为了推进上述管理落到实处必须对资产使用管理部门、职能部门及相应资管人员进行定期考评，考评体系大致可分为资产金额、资产使用频率、资产破损率、资产周转率、资产维修费率及资产闲置率依次设定评分系数，按照重要程度分别设定对应的权重值。同时还应采用定性指标作为量化指标的有机补充，使的整个考评体系更加综合全面，有利于酒店资产在良性的制度、流程下更加有序良性的运转，进一步挖掘潜能发挥自身价值。

（四）建立客源及消费定位报告制度

酒店应根据本区域市场、现有客源结构，以及历史经营数据对比分析，充分发挥大数据库的资源综合定位与快速锁定酒店客源群体，有效且理性选择适合酒店自身的客源，最终形成有效可行的酒店客源及消费定位报告，报告每半年或一年更新一次。此报告的有效使用可使酒店各方面资源进行最优配置，有效降低人财物耗费与支出，使酒店经营收益最大化。

（五）建立供应商选定制度

酒店采购拥有一个有信誉的合适的供应商毫无疑问是最好的资源，若与这样的供应商进行长期良好合作将会为酒店节约一大笔成本费用。目前酒店采购通常可以根据以下条件选定供应商：需选择有稳固财政能力的供应商，有益于保持酒店货品的水准、数量及交货期有一定的保障；所选供应商必须能供应符合酒店要求的物品，并有助于酒店保持一贯稳定的水平；诚信可靠是双方顺利合作的重要保证，应优先考虑与选择在业界具有良好口碑的供应商；大力发展本地供应商是大势之所趋，在供货周期、运输费用、售后服务等方面均占有一定优势；选择供应商时需将售后服务纳入考评项目，以便后期维修保养之所需。

综上所述，时代在前进，社会在进步，作为时代与现代文明发展进步产物的酒店业理应与时俱进，不断创新。在充分的吸收与容纳新成果，新产物的同时为整个时代，现代社会文明添砖加瓦。