关于合同管理审计的实践与思考

谭静萍

（中国人民银行安阳市中心支行，河南 安阳 455000）

近年来，随着工作的不断规范化、法制化，基层央行在采购项目、服务外包等工作中越来越多地使用到合同，合同数量逐渐增多，在合同的组织管理、签订、履行环节也暴露出一些问题和风险隐患，如何从审计角度发现问题，从管理角度改进工作，防范财务风险和法律风险，提高基层央行合同管理的规范化水平，值得认真思考。

一、合同管理存在的问题及原因

（一）合同订立及审核不严格。一是合同签订主体不符合规定，部分合同签订者未获得授权。二是签署的合同未经法律部门审核。三是合同内容与招投标文件前后规定不一致。四是个别项目存在实际履约时间早于签订的合同约定服务期限。五是部分合同未按规定约定质保金事项。

（二）合同履行及监控方面存在控制漏洞。一是履行合同未按合同约定付款。如个别合同规定应分期付款，实际则一次性支付款项。二是个别合同未按合同约定时限和比例收取履约保证金。三是实际付款时间早于验收时间。如某采购合同的验收日期晚于实际付款日期，在尚未验收的情况下付款完毕，可能给采购方带来风险。

（三）合同组织管理存在缺陷。实际工作中，由于合同性质、承办部门的不同，合同由不同部门保管，不利于合同的统一管理和使用。一是合同档案未实行集中统一保管。集采办保管集中采购及零星采购档案资料，办公室及其他相关采购部门保管部分合同资料，合同档案管理较为分散。二是合同档案资料不完整。个别采购项目缺少整个集中采购过程资料或部分集中采购档案，不能全面反映集中采购流程。三是未建立合同管理台账。部分采购部门未建立合同管理相关台账，未详细记录合同订立、履行和变更、终止等情况。

二、问题成因分析

一是合同归口管理弱化。合同管理过程复杂，风险点多，涉及合同签订、合同履行、监督等多个环节，需要多个部门参与共同完成，由于未明确合同归口管理部门，各部门分段管理，未实现全流程闭环管理。

二是部门间沟通协调不够充分。实际工作过程中，相关部门之间沟通协调不够充分，某些环节衔接不足。如：合同起草、协商由项目需求部门负责，需求部门只对本专业要求熟悉，而不具备商业、法律等综合性知识，合同审核部门审核时主要对合同条款的合法性、形式的规范性进行审核，两个环节未有效结合，导致合同的风险控制存在漏洞。

三是对合同执行缺乏动态跟踪管理。在履约付款环节，因主办部门和财务部门沟通不足，出现未按工程进度履约付款和未及时收取履约保证金现象。部分需求部门申请付款时未提供合同给会计财务部门，合同签订后相关部门也未在会计财务部门留存一份合同备份，以致部分合同履约付款审核不能有效控制。

四是相关采购人员整体素质有待提升。部分采购人员缺乏足够的专业知识、技能和经验，对采购的全部流程未完全熟悉，对所处部门的应承担的职责认识不足，对合同签订主体和要求不明确。

三、相关管理建议

（一）加强合同归口管理，提升制度执行力。一是明确合同归口管理部门。将办公室确定为合同归口管理部门，从组织管理、合同签订、法律审核、履行、档案归档保管等各个环节加强流程管理，提升合同管理整体效能。二是加强制度学习和执行力度。采购部门应按制度要求及业务流程履行采购职责，建立合同管理台账。项目需求部门应严格按照合同约定进行履约，进一步增强风险防控意识，规范采购活动，规避操作风险。

（二）加强部门间协调配合，提升管理效率。相关采购部门要按照合同管理办法和集中采购要求履行好各自职责，做好相互配合。一是对合同拟定与审核严格把关。项目需求部门要优先使用人民银行系统标准合同范本，对采用的合同类型、合同内容以及关键性条款和约定准确把握，谨慎拟定。法律审核部门对合同内容及条款的合法性、规范性、完备性、严谨性进行全面审核，及时修正漏洞，排除隐患，规避法律风险。二是规范合同档案管理。相关采购部门要按照合同管理办法要求，签订合同后应将一份完整的合同档案文本移交至办公室，由办公室负责整理、归档、备查，实现合同档案集中统一和规范管理。

（三）加强合同履约付款控制。合同签订后，各采购部门应按照合同管理办法要求，在会计财务部门留存一份合同备份。项目需求部门申请合同履约付款时，要向会计财务部门主动出示合同规定的付款条款内容，会计财务部门要认真核对，严格按照《合同管理办法》相关审核要求，把好资金支付的最后关口，进一步规避资金风险，规范履约付款行为。

四、提升合同管理审计效果的思路和做法

（一）优化审计资源，强化协同配合。主动邀请法律事务部门专家授课，就合同方面的法律知识对审计人员进行培训，帮助审计人员了解相关法律要求和合同条款中的风险点，更好地把握审计难点和重点。

（二）加强数据分析，保证审计覆盖面。合同管理环节多、涉及部门多，收集合同相对困难，一些合同容易“漏网”，审计人员要做好充分的审前准备，调阅财务电子序时账，运用分析工具，加强数据分析，从中筛选大额支出作为判断合同的线索，全面收集审计期内各项合同，保证审计监督无遗漏。

（三）突出审计重点，提升审计精度。要结合不同业务领域合同种类、内容等情况，把握审计重点，对长期、价格浮动不大、风险隐患较低的服务外包类、租赁类合同，重点关注合同履行及档案管理内容；对买卖类、建设工程类等价格浮动大、风险隐患高的合同，在运用常规审计方法同时，还要运用辅助审计、第三方调查等方法，重点关注合同主体资格、合同条款内容、合同订立流程、合同履行及监控等环节是否合规。