档案管理系统在峡江水利枢纽工程中的建立和应用

刘凤桐 江西省峡江水利枢纽工程管理局

1、峡江水利枢纽工程档案管理情况

江西省峡江水利枢纽工程位于吉安市峡江县巴邱镇上游，坝址地处赣江中游，是一座以防洪、发电、航运为主，兼顾灌溉、水资源调配等综合效益的大（1）型水利枢纽工程。随着现代科学技术的发展，数字技术在当今社会得到广泛应用。各种载体的文件资源通过现代信息设备转化为数字信息，使其成为可以被计算机识别的图像或文件。构建档案管理系统解决了空间、时间上的限制，促进了资源信息共享。峡江水利枢纽工程建设总指挥部十分重视工程档案管理工作，档案工作始终贯彻在工程建设中。总指挥部成立了档案工作领导小组，明确了档案管理职责，建立了档案管理工作网络，制定了档案管理制度，落实了档案管理经费，配备了必要的档案设施设备及档案装具，确保了工程档案管理工作的正常开展，为开发档案管理系统提供了坚实后盾。

1.1 峡江水利枢纽工程档案的特点

峡江水利枢纽工程档案具有以下特点：

（1）档案内容涉及范围广。在峡江水利枢纽工程建设的过程中，涉及水工建筑、机电设备等工程，同时也受移民、水保、环保等因素的影响，这些都造成了峡江水利工程档案收集范围广、涉及行业多的特点。

（2）档案收集耗时久。工程档案收集时间的长短是由工程的建设周期确定，峡江水利枢纽工程规模巨大、建设项目多，项目划分施工标41个，设备采购标46个，工程服务标5个，涉及5县（区）征地移民安置范围大。从规划设计、前期准备、施工建造到最后竣工运行,施工总工期长达72个月。

（3）档案种类多、数量大。水利工程档案由水利工程建设的前期，施工期，竣工验收等不同阶段形成的，目前该工程已形成工程档案资料共6332卷（一套）。

2、峡江水利枢纽工程档案管理系统的建立

2.1 峡江水利枢纽工程档案的集成

（1）数据集成。数据资料是大型工程建设项目从立项至竣工，维护过程中产生的所有文字、声像和图片的信息。峡江水利枢纽工程将项目文件划分为：建设前期文件、建设管理文件、施工单位文件、监理文件、财务管理文件、各阶段验收文件、科研项目文件及设备文件。

（2）过程集成。峡江水利枢纽工程档案的过程集成主要实现档案从单个文件到生成再到管理和利用，从而有效的控制文件到馆藏档案的全过程。

流程说明：首先峡江水利枢纽工程枢纽指挥部制定相关档案管理办法，各参建单位参照《档案管理办法》收集资料并形成项目文件，峡江水利工程枢纽指挥部在旁进行协助、监督与指导。档案整理完毕后，参建单位进行自审后递交监理单位复审，最后指挥部进行三审。建设项目合同工程验收时，参建单位会向监理单位提交档案审核申请，监督单位提出整改意见，参建单位根据建议和要求重新整理档案。监督单位对整改后的档进行重新审核，审核无误后向总部提交移交申请表，完成档案移交。

（3）系统集成。本阶段集成主要是通过将数字化档案文本、案卷目录、卷内目录文件挂接在系统上，从而建立目录数据库与档案全文数据库。峡江水利枢纽工程档案管理系统分为以下四个主要模块：收集整编模块、文件管理模块、档案管理模块及档案利用模块。

2.2 峡江水利枢纽工程档案系统的应用

2.2.1 文件管理模块

文件管理是不断丰富和改进档案信息内容的管理模块。档案管理员可以设置基本参数实施文件管理，从而实现删除文件数据，批量安装，批量修改，打印，数据传输等功能。

2.2.2 收集整编模块

收集整编模块是一个公共模块，主要用于临时移交的零散文件。收集整编模块可以根据档案资料的密级、保管期限、全宗、立卷单位等内容进行自动分类、存储，实现文件、案卷的多级检索。其主要功能是分类，排序，调整，编目，存档，打印目录索引等。

2.2.3 档案管理模块

档案管理模块是针对归档后的电子档案信息进行日常的维护管理，其中包括：数据管理、库房管理和权限设置。

（1）数据管理。数据管理是指对日常资料的录入、分类、编码以及定时备份。

（2）库房管理。库房管理峡江水利枢纽工程档案库房为原型，建立了3D模型模拟库房情况。模拟库房录入了档案资料的基本信息，档案检索后，能迅速确定档案位置。另外库房管理还具有文件统计、文件进出记录、温湿度记录、导入、导出等功能。

（3）权限设置。为有效的控制用户对关键资料的浏览和下载，档案工作人员会根据每一个角色、组、用户设置不同的操作范围与系统功能，对在线用户进行实施监控，确保峡江水利枢纽工程档案系统安全、有效的运行。

2.2.4 档案利用模块

（1）档案检索。峡江水利枢纽工程档案系统提供组合检索、跨类检索、模糊检索和二次检索等功能。用户可以登入系统，使用档案检索功能，输入所需文件的相关信息。系统将在数据库中自动搜索符合条件的文件信息，搜索完成后，用户可以在他/她的权限范围内浏览，打印和下载电子文件。

（2）借阅管理。借阅管理主要分为借阅登记、归还登记、催还清单以及借阅清单四大部分。

借阅登记主要是便于管理人员对纸质档案的管理。峡江水利枢纽工程档案资料数量众多，尽管大部分档案进行了备份，但部分原件因其特殊性缺乏备份。为确保纸质档案文件的完整性，避免缺少档案信息记录导致数据缺失等问题。在确认用户借阅文件需求后，档案管理人员应及时在系统录入文件编号、借阅人、借阅时间、拟还时间等信息，并打印借阅清单，待借阅人签字后再对档案资料进行外借。

归还登记可根据归还档案资料的登记的信息形成归还列表，供日后验证。

由于档案数据的借阅和归还都在系统上完成了信息录入，系统会对逾期未还的档案或借出若干天的档案进行统计并自动生成催还清单。

借阅清单是根据借阅登记的信息而自动生成的，当档案完成归还登记，系统的借阅清单会智能删除已归还的档案资料信息。

3.结语

峡江水利枢纽工程档案管理系统是档案工作在当前新形势下所形成的产物，打破了传统的档案管理方式，突破档案利用的局限性，实现档案信息资源的合理配置，科学管理。工程档案的建立彻底实现了档案管理自动化，运用先进的手段进行档案规范化管理，方便档案管理人员快速查找文件，节省查询时间，实现资源共享。