浅析档案管理中电子档案管理建议

张黎英

（山东省菏泽市巨野县卫健局，山东 菏泽 274900）

档案管理电子化是将档案文件进行转变为电子数据，然后通过计算机技术进行全面管理，例如对档案信息的录入、归档、查询等内容都是档案管理电子化中的重要内容，而且通过这种档案管理方式可以更方便为他人提供信息支持，但是传统的档案管理方式和电子化档案管理还是存在很多不同之处，电子档案管理在进行档案的存储、保存等方面更具有优势，而且存储空间也要比传统的档案管理大很多，另外电子档案管理在查阅方面也更加方便、快捷，更容易供相关工作人员使用，此外电子档案管理还应具有携带方便的优点，可供使用者随时随地的查阅。最后电子档案在信息处理方面也更具有优势，像信息的存档、提取等方面都可以很好地实施。

一、电子档案管理过程中存在的问题

（一）电子档案管理存在一定的安全隐患

在进行电子档案管理存储的过程中主要使用计算机的硬盘或移动硬盘，虽然说这种存储方式十分方便快捷，但是也存在一定的安全隐患，因为在使用电子档案管理的过程中会面临很多信息技术问题，所以说无法全面的保证电子档案管理的安全。其次目前档案管理电子系统的建立也并不是很完善，尤其在进行一些电子档案数据的处理过程中，很容易造成数据的丢失，例如出现计算机断电、死机、系统崩溃等情况，都会对电子档案管理产生严重的影响。此外在进行电子档案管理过程中会受互联网木马、病毒等方面的侵入，因为互联网中的许多软件都携带木马、病毒，如果相关管理人员不慎下载，那么很容易出现电子信息内容泄漏的情况，这些信息内容如果被一些不法分子获取，那么很容易造成电子档案信息的丢失，从而造成无法预估的后果。例如许多医院、学校、事业单位出现了病毒入侵的情况，这些制造病毒的人员通过信息内容对这些单位进行威胁和勒索，不但会给单位造成严重的负面影响，还会出现一定的经济损失。

（二）电子档案管理体系的问题

目前很多电子档案管理过程都缺乏一定的管理监管制定，尤其在进行移动硬盘、电子光盘存储的过程中缺少一些严格且规范的管理体系，例如缺乏备案登记制度、管理体系、档案保密登记的规定和标准，这些内容的缺少都会影响电子档案管理的安全，如果在电子档案管理的过程中都使用同样的标准进行管理，不但会增加档案泄漏的风险，还会出现各种各样的安全问题。

（三）电子档案管理人员的水平不足

作为电子档案管理的主要责任人员，电子档案管理人员的水平不足会直接导致电子档案管理的水平下降，电子档案管理人员的水平主要包括相关的专业技能以及职业素养，而在电子档案管理的过程中相关的管理人员无法利用专业的技能和知识进行档案管理，这样不但会增加电子档案管理的风险，还大幅度降低了电子档案管理的效率。另外电子档案管理部门对于管理人员还缺乏相应的审核制度和管理制度，所有很容易导致档案管理人员水平不高和素质较低等情况。最后由于上层领导对电子档案部门的不重视，导致电子档案管理部门成为企业单位中的养老部门，不仅在企业的地位严重下降，而且还出现消极工作的情况，这对于一些档案管理人员的自身荣誉感、工作使命感会严重下降，此外由于90后、00后等新时代人类的价值观，很多年轻人并不愿意在这种没有意义的部门中工作，所以导致现阶段的电子档案管理人员流动较大，同时在电子档案的交接过程中也会出现缺乏有效沟通的情况，最终导致整个电子档案管理出现问题。

（四）电子档案管理真实性和完整性的问题

在进行电子档案管理的过程中，其真实性和完整性会受到一定的影响，因为纸质文件转化的为电子文件的过程中，有可能中有可能出现操作错误、失误或不注意等情况都会给电子档案管理产生严重的影响。而且电子档案管理工作和传统的档案管理工作相比出现错误的概率更高，此外电子档案如果让外界获取信息那么丢失的不仅是一点点信息，很可能整个电子数据库都会丢失，电子数据丢失的过程中管理人员也很难发现其更改痕迹，这对于电子档案管理的真实性和完整性都会有着严重的影响。

二、如何提高电子档案管理的有效措施

（一）加强对电子信息档案管理安全系统的建立

为了确保电子信息档案管理的有效机制，需要严格执行管理规范，使整个电子档案管理的操作和管理更加规范。其次单位需要完善电子信息档案管理系统的软件和硬件设施，例如提高电子档案系统的客户访问权限、及时更新电子档案系统的防火墙、加强电子档案系统抵御网络病毒的能力、增加电子档案系统安全自查的能力，从而保证整个电子档案系统得到安全的管理。

（二）完善电子档案管理机制

只有建立一个完善的电子档案保障制度，才能提高电子档案管理的效果，所以说一定要完善电子档案管理的工作制度，并且加强电子档案管理工作的规范性，从而使电子档案管理工作有制度保障，另外在统筹电子档案管理的过程中，需要加强各部门之间的协调和培养，最终形成一种立体的、全面的电子档案管理战线，此外在电子档案管理过程中如果出现问题，应进行及时的解决，并且最好做到问题发生前就全面解决。最好关于电子档案管理的流程，应进行简化管理，这样不但能提高电子档案管理的效率，还能确保电子档案管理在企业中的工作地位。

（三）提高电子档案管理人员的专业素质

电子档案管理人员的专业素质会对电子档案管理的效率、效果、质量有着直接的影响，所以说为了电子档案管理的发展，因此需要转变以往的人员培养方式和管理方式，明确电子档案管理人员在企业中、单位中的地位，从而促进档案管理人员更积极地进行电子档案管理工作。此外电子档案管理工作的顺利开展，还需要企业单位加大资金方面的投入，例如对电子档案专业人才的引入、电子档案设备的购入等都需要资金的投入，通过这些技术、人才、设备的投入还能大幅度提高电子档案的管理质量，不但能在日常管理中发现所存在的问题，还能在发现问题后及时进行解决。

（四）做好电子档案的保管工作

在进行电子档案管理的过程中，经常会受到一些外界因素的影响，导致电子档案的文件管理受到存储的影响，这主要因为电子存储会由于湿度、温度以及故障等因素导致电子档案存储出现问题，再加上电子档案本就会受网络技术的影响，因此这就需要相关的企业、单位结合电子档案管理工作的实际情况建立相应的档案管理机房，并且进行相应的合理设计，这位样不仅能促进电子档案的有效管理，还不会让电子档案受设备、技术、环节等因素的影响。另外为了做好电子档案的管理工作还需要做好电子档案的数据备份工作，确保电子档案不会出现不可预估的突发事件。

（五）解决电子档案文件的保存问题

电子档案管理的过程中主要通过化学磁性的方式对文件内容进行保管，虽然从理论上来说电子档案文件可以永久性的保存，其原因在于电子档案的读取过程中不会和实物相接触，所以说很难出现损坏的现象。而电子档案文件的记录通常会在介质上，一些信息会被密封在保护层之上，所以说电子档案文件很难会受到外界的影响，而在实际的使用过程中电子文件可以在较低时间内形成，但是还是确实一定的存储安全验证，在长久存储的过程中是否受电子硬件的老化的影响，还需要相关的电子档案研究人员进一步的考证。同时对于其中的修复问题和长期保管问题也需要进一步研究。所以说企业单位要充分考虑电子档案的保存情况，尤其是一些外界因素的影响下，确保电子档案不受其中的影响。同时还需要保证整个电子档案文件的完整性，因此一套完整的数据恢复系统对企业电子档案管理十分重要，不但能确保电子档案文件的快速恢复，还能加强企业电子档案的资料的完整性。

三、结束语

综上所述，本文中笔者针对电子档案管理过程中存在的安全隐患、管理体系、电子档案管理人员的水平不足、电子档案管理真实性和完整性等问题进行分析，并且对加强对电子信息档案管理安全系统的建立、完善电子档案管理机制、提高电子档案管理人员的专业素质、做好电子档案的保管工作等相关措施进行阐述，希望相关的档案管理部门带来帮助。