物资采购计划智能审查结构化标准化方法

边钢

陕西煤业化工物资集团有限公司 陕西西安 710065

企业生产各环节涉及种类繁琐的材料，既包括钢材、电缆、油脂、电机等主要材料，又包括构配件、混凝土等半成品材料。在生产过程中，材料供应是否及时，材料质量数量是否满足生产所需，直接会对生产质量和进度产生重大影响。所以，企业必须做好材料采购计划工作，编制高质量的材料采购计划，确保物资供应满足工程进度所需，有效控制材料采购成本。

1 物资采购计划管理中存在的问题

1.1 对于物资所做的计划和企业的日常发展之间有差异

就我国大部分生产型企业的物资采购现状来看，对于物资所做的计划和企业的不断发展变化的生产环节之间有差异，这使得日常物资采购计划的精确性不是特别的高。除此之外，长期以来，通常采用供应管理的方式来实现企业的日常物资的供应，这种方式使得企业的自主采购物资的意识十分薄弱，并且我国的很多用料单位对于日常的用料，采用的是随用随报，而不是预先做好预算，这使得无法形成较为系统和规范的日常采购计划，并且，在采购计划中，月度和追加计划也不健全，这种情况就使得企业不能对物资采购进行全面的掌控。虽然对于这类问题，国家及地方颁布了一系列相关的行政文件，并且还对用料单位的物资采购计划做出了明确而又具体的规定，但是这些文件和计划，只有国有企业和国有控股企业执行，并且由于国有企业存在着管理滞后性，这些计划的实施并没有达到预想的效果。对于中小企业和私企而言，由于政策的滞后性，其还并没能正确的实施这些计划[1]。

1.2 采购计划安排不合理

物资采购未合理筹划，采购人员完全依据经验或计划与实际不相符的指示进行采购，不对库存数量和采购数量进行复核，物资采购计划不精细，导致部分材料大量剩余，导致采购效率的低下和浪费。物资采购缺乏超前性和系统性，对材料市场和生产企业需求调查不充分，对生产材料型号变化趋势把握不准确，使得材料积压或者短缺，从而造成资源浪费或影响生产进度。

1.3 物资盘点不到位

物资保管人员应每月至少一次对库存物料进行盘点，针对实际库存数据与财务帐面数据的差异进行分析总结，保证物资帐实相符。然而由于仓储设施不标准，很多材料无法规则存放，再加上已经加工的半成品，使得物料盘点工作异常困难。因此，有些企业并未进行按月盘点，而是几月才盘点一次，有些甚至直到年底才进行物料盘点。物资盘点工作不到位，物资的实际消耗量就难以准确把控，进而可能导致生产过程管理失控[2]。

2 物资采购计划智能审查结构化标准化方法

2.1 物资采购计划智能审查方法具体内容

物资采购计划智能审查的处理方法基于物资描述和采购模式两个主要审查要点。物资描述分为物资大类、物资小类、物料编码等一些对物资属性的描述；采购模式包括协议库存、招标采购、超市化采购、询价采购、单一来源采购、竞争性谈判等几种不同的采购方式。以物料描述+采购模式为基本单位，以历史采购计划数据为依据，针对不同类别、不同级别的物料提炼结构化、标准化的审查要点（如物料选用、交货期、单价等），形成标准化审查要点库并建立物料描述与审查要点匹配表。然后设置审查规则。针对结构化审查要点的属性和特征，设置审查规则（如以是否具有关键要素，是否在指定范围内判定其为合格或不合格），并应用编程语言将审查规则转变为计算机程序。针对计划条目所属批次范围、交货期等关键要点，结合历史数据、项目特征，制定策略关联表，根据交货期判断物资所属批次时间准确性。最后实现采购计划审查全流程线上管理及关键要点自动筛查。开发ERP采购计划智能审查辅助工具，无缝对接、共享ERP中的采购计划申报数据，实现计划审查快速创建项目、专家在线审核及复审计划条目、问题计划一键驳回等功能，确保采购计划全流程在线审核。并将关键审查要点及审查规则做信息化部署，实现对采购计划关键要点的自动筛查，减少审查工作中大量人工重复的机械性工作，降低人为比对工作量，进一步提升审查效率、确保采购计划合规性。同时，根据实际审核情况，支持审查要点及规则动态维护，以应对未来发生的可能变化[3]。

2.2 健全材料采购计划制度

在物资供应管理中，企业应建立并实施材料采购计划制度，充分发挥出材料采购计划在控制工程成本、优化资源配置中的作用。具体内容包括：其一，规范材料采购计划编制流程。在生产过程中，要根据生产进度的材料用量，由材料需求部门编制材料需求计划，将材料需求计划上报到采购部门，由采购部门根据材料需求计划，编制材料采购计划，确定采购材料的数量、规格、质量要求等，并在计划中合理安排采购时间;其二，规范材料采购计划编制种类。材料采购计划可分为材料总采购计划、月度采购计划、紧急材料采购计划等，同时还要根据进度情况编制临时用料计划，以保证材料采购工作的连续性;其三，严格材料采购计划审批。在材料采购计划编制后，要上报到工程技术主管、项目总工程师、项目经理进行层层审批，待审批通过之后才能执行采购计划。

2.3 合理编制物资采购计划，提高管理精细度

生产过程中的物资采购计划是动态变化的，物资采购人员应根据用料计划以及库存盘点情况及时调整，只有提高物资计划管理的精细度，才能更好地平衡物资的供应和需求，有效控制物资采购成本。在制定采购计划时，要综合考虑市场环境和现场库存情况，对物资材料需求进行统一评估，可以有效地预防现场材料短缺或积压。

3 结语

综上所述，企业在物资材料采购中必须提高对采购计划工作的重视程度，通过编制高质量的材料采购计划，提高资金利用率，有效控制生产成本，实现材料资源的优化配置。在材料采购计划编制中，要严格按照生产资料进行编制，准确填写材料采购计划中的各项数据，将其作为材料采购活动的执行依据，从而确保物资供应满足生产需求。