新时期强化人事档案管理得措施

王飞

荆门市文化市场综合执法支队 湖北荆门 448000

1 人事档案管理及重要性

1.1 人事档案管理

人事档案是人员准确无误的档案资料，能够反映一个人的个人经历，并且反映出人在思想、业务成绩、个性上的特点，也能够记录人的专长爱好，帮助用人单位对员工进行全方位的考察。人事档案是人力资源管理工作的基础，让用人单位能够获得人才的信息和数据，这样能够让用人单位更好地进行人力资源的开发，了解用人单位目前的状况。

1.2 人事档案管理的重要性

当前用人单位在经营管理的过程中，需要依照工作人员的兴趣以及工作的能力合理对岗位进行安排，这是对员工积极性进行强化，让用人单位经营质量提高的有效方式。在管理的过程中，对人事档案进行合理的管理，可以积极的帮助管理人员选择人才，依照人才的能力选择合适的岗位，让优秀人才的能力充分的挖掘出来，对用人单位的管理质量提升具有很大的帮助，其次，在用人单位发展的过程中，人事档案也是保证用人单位员工利益的基础，员工的离职、转岗、退休等都需要根据人事档案的记录来进行操作，在员工工作的时候属于原始凭证，在实际操作的过程中具有一定的法律效力[1]。

2 人事档案管理存在的问题

2.1 对人事档案管理工作的认知不足

对人事档案进行管理是非常枯燥无味的，相关人员没有正确的认识和了解人事档案管理的重要性，相比于其他的人事部门档案管理的业绩和工作性质不同，造成人事档案管理人员在管理过程中产生消极的情绪；一些人事档案管理部门的领导也没有重视档案管理工作，由于档案管理只是整理文件、记录文字，没有技术性，所以导致很多单位领导不重视档案管理工作，导致人事档案管理工作无法顺利展开。

2.2 人事档案管理设施缺乏

伴随当前互联网发展速度进一步加快，电子化技术进一步发展，电子文本逐步代替了原有的传统纸质档案，纸质档案尽管可以对单位人事的情况进行有效的记录，然而纸质档案具有很大的缺点，比如说，无法有效的保存纸质材料，随着时间的增长以及翻阅次数的增加会导致纸张出现丢失或破损等情况，当前社会网络发展的速度进一步加快，人事档案逐步开始使用网络化经营管理，但是因为某些单位不重视档案的管理，档案管理部门没有进行网络化，造成很多管理设施缺乏，很多人事记录扫描件、复印件无法有效的向网络当中传输，造成人事档案管理过程中缺乏准确性。

2.3 档案管理人员的综合素质普遍不高

在很多单位当中没有专门的档案管理方面的人才，而从事档案管理的人员没有进行专业的培训，造成在档案整理归档的时候没有准确性，与此同时，某些用人单位的档案管理人员甚至没有依照相关规定进行人员的调出、接转、退休的档案记录，这就造成用人单位和其他单位无法进行协调，在员工使用档案的过程中，某些用人单位甚至让员工自行调档，这会造成档案长时间不规范、不密封等情况，某些员工还会在档案上进行造假，总而言之，当前档案管理人员的水平不高，让人事档案管理的水平和质量无法提升。

3 新时期人事档案管理工作的优化措施

3.1 推行责任管理制度

想要对人事档案管理工作进行规范，需要积极落实责任追究制，把人事档案管理的责任落实到个人，比如说在分类管理档案的过程中，如果产生了分类混乱的问题，造成档案无法被顺利地查阅，就需要进行问责，追究相关责任人的责任，进行处罚。另外，相关的用人单位一定要合理的进行档案室的设置，并且保证档案室的环境大小能够达到使用的具体要求，并且设置相应的防火、防盗、防潮、防蛀、防光、防高温设备，确保人事档案管理的完整、准确和安全性[2]。

3.2 推进管理工作的信息化进程

用人单位需要进一步加强信息化建设，保证人事档案管理工作的信息化，配备相应专门的信息化管理设备，比如电脑、打印机、扫描议等设备和相关的系统软件，加强信息化管理，为单位进行人事档案管理过程中的速度化、信息化服务。并且加强相关的培训，让操作人员的操作水平提高，防止通过手工操作的方式进行档案管理，让人事档案管理的工作水平和效率提高，以达到有效利用。

3.3 加强人事档案管理队伍的建设

用人单位要想加强人事档案管理，就需要提高工作人员的综合水平，对人才队伍的建设进行强化，并且充分重视人事档案管理的工作，选择一些思想素质较好、具有较强责任心的人员进行人事档案的管理。另外还需要进行定期的教育和培训，让档案管理人员具有较强的专业水平，并且了解到人事档案管理的重要性，定期考核档案管理人员，让他们积极学习一些先进的管理方式，让档案管理人员的综合素养提高。

3.4 加强安全管理制度

互联网技术的广泛应用缩短了时空的距离，也带来了网络的安全威胁，大数据技术是以网络为依托的高新技术，大数据技术在人事档案管理中的应用，也带来了很多安全隐患。这就需要管理部门制定严格的信息系统安全操作使用制度，加强对软硬件设施的管理；及时对系统进行安全隐患的排查；对系统漏洞进行及时修补；制定严格的权限管理制度，对操作请求进行严格的权限认证等。同时加强对管理人员信息技术能力的培养，提高管理人员的安全防护意识。

4 结语

做好人社档案管理工作至关重要，并且也要与时俱进，要紧跟社会发展的脚步，才能够使人事档案管理工作充满生机，推动人社档案管理工作的建设。但是企业及单位也应该高度重视人事档案管理工作，制定相关的制度和法律法规，提高工作人员的专业素质和业务水平，从而提高人事档案管理部门的工作质量和工作效率，为企业及单位的发展创造有力的保障[3]。