新媒体环境下档案移动服务在高校档案利用服务中的研究

马宏正 广东开放大学

当今时代，移动技术的进步，使得公众真正实现了任何时间、任何地点接入移动网络的愿望。公众移动应用的发展趋势给档案工作带来了深刻影响，国内业界也逐步出现探索移动互联网技术下的档案信息服务如短信、微信、微博、APP 平台等，本文以移动服务在高校档案利用服务工作中的实践为切入点，分析并探讨移动媒体下高校档案利用服务工作中的可行性和必要性。

一、移动档案服务概念、特点及形式

档案移动服务是档案部门以移动互联网相关技术为依托，以智能手机、平板电脑、手持阅读器等移动终端为设备，以网络环境下档案用户信息需求为导向，开展的各种即时在线和离线服务活动。具有服务泛在化、服务精准化、设备便利化、交流社会化、方式多元化、信息知识化等特点。

档案利用服务工作中采纳越来越多种形式出现的多媒体技术，极大的提高了档案利用的效率，为档案利用服务工作带来了新机遇，同时随之而来的新问题、新挑战。

1. 对于新媒体技术知识缺乏系统理论学习和技术知识

档案工作人员通过各种形式的培训、学习，专业知识、业务能力得到提高，但知识结构还不能满足新媒体技术下的档案利用服务工作。将实体档案馆管理与数字化档案馆管理对接，需要掌握的新媒体技术知识及配套设施都有一定的差距和困难。在网络上提供档案利用服务，对于档案工作人员来说，都是比较少的，很多人都认为微博或网站就是一种宣传或者介绍业务的方式，如果提供利用服务，还是需要办理一定手续，到档案部门复印、登记提供相关材料。面对移动数字时代的到来，档案部门对移动新媒体反应敏锐，表现出较强的应用诉求。从早期以手机短信、手机报的形式方便用户利用，到通 过微博增强与公众互动，再到微信公众平台的建 设 APP的开发利用，各级各类档案局馆以及档案 工作者迅速对先进的信息技术做出反应，并努力 借助各种技术平台将便于利用、服务用户落到实处，表现出了我国档案工作的不断完善与发展。

2. 新媒体技术在档案利用服务中应用的技术层次低

虽然广大的档案管理部门都在积极建设网站等，但是总体来说，设计比较粗糙，模块结构不够合理，信息量不够全面、新颖，与用户互动性差、形式仅限于图片、文字，不够丰富，而且网站在建设时，很少有关联到各相关档案体系的功能，仅限于各省市的网站链接，不能够展现档案工作的全面布局。档案官方微博运用上来看，点击率不高，这也说明档案用户的认可度不强。碎片化知识时代，智能手机广为应用，档案利用服务方面采用微信扫描进入平台查询档案信息，形式还比较单一，不能满足多元化利用服务。

3. 档案部门自身管理难度加大，档案资源配置不足

新媒体技术给档案信息提供一个很好的展现平台，但是也带来一系列的问题，如档案网站建立后，长期的维护和管理需要专业人士维护才能保证信息安全，智能手机使用，对信息的安全和真实性，也有一定的风险，长期以来档案部门按照档案自身形成规律及内在联系进行配置，但这种单一形式、专业性强的特点，也成为一种双刃剑，一方面体现了档案管理模式，另一方面也使得广大用户无法理解和接受。这种分类体系，只是有利于统一保管档案资源，但是很难满足广大用户习惯。

二、新媒体技术条件下档案利用服务新对策

面对新技术条件下档案利用服务面临新问题、新挑战，以服务大局、服务民生为导向，坚持便利原则，全方位、多方面结合新媒体技术，紧跟时代发展，更新自身理念，坚持传统利用和知识服务相结合服务模式，保证信息安全稳定，完善档案利用服务体系。

1.建立健全相关规章制度，保证档案信息安全

国家档案局在《全国信息化建设实施纲要》、《关于加强档案信息资源开发利用意见》等都对信息安全提出严格规定，新媒体技术应用在档案利用服务中，又提出一个新的课题。网络环境下档案信息安全风险加大，为了信息公开、安全，应尽快制定新媒体环境下档案利用服务、信息公开的规章制度，利用网络平台发布信息，方便广大用户，同时保证档案信息完整、不可复制和更改，也是非常重要。

2.注重档案利用服务模式转变，拓宽新媒体技术应用途径

新媒体技术档案利用服务具有广泛性、开放性、及时性、全面性、便利性等特点，网站、微博、智能手机等的广泛传播，为服务提供了便捷的技术手段。充分发挥各种优势，以人为本，将传统的提供利用模式多样化，如采用在线检索服务、通过电子邮件、微信、微博等进行交互服务、提供各种在线档案业务咨询服务、“一站式”档案检索服务、网上预约服务等等，实现跨馆查阅、异地出证一条龙服务，使档案信息资源广泛传播、便民服务。综观现有移动数字档案信息服务，多数集中 在对于资讯类信息的发布，对档案资源类信息传播和提供则有待拓展深化。然而，在档案信息服务中，对公众更具吸引性的、对社会发展更具价值的，是承载国家和社会记忆的馆藏档案资源。在社会发展的进程中，档案资源的有用性日益彰显 而当前我国档案资源的可用性、易用性仍不能满足社会的需求，移动数字档案信息服务为提升档案资源的可用性与易用性提供了良好的平台，但在现有的服务中此项服务仍是薄弱环节。

3.加强档案数字化与关联性建设，丰富档案利用服务内容

移动数字档案信息服务中的内容为王，表现为通过对数字档案资源的原始呈现、整合与深层开发，充分激活档案价值，彰显档案资源对公众、对组织 及对整个社会的所发挥的不可替代的作用。互联网+时代的到来，电子信息应用与传播成为未来档案利用服务的趋势。用户通过网络了解档案部门的基本情况，实现即时交互，因此，档案馆（室）数字化建设变成迫切而紧急的任务。档案网站建设逐步要做到“三民”“亲民”：档案网站设计要内容尽量通俗，界面易于接收；“利民”：档案网站链接相关政府官网，同时也要关注民生档案：“便民”：档案网站模块要明了、清晰，便于普通用户查询。并提供多种方式的档案利用服务内容，如数字档案在线展览服务、与档案有关的讲座推介服务、多样化的档案检索服务、个人上传权限服务、档案科普游戏平台服务等等。

4.发挥行业协同作用，建立多元全方位档案利用服务体系

行业协会起着引导、组织、协调、服务的作用，档案资源产生于社会，如何更全面服务社会，档案部门需要与行业协会加强合作，充分发挥行业协会引导作用，才能体现档案服务社会效能。

综上所述，档案利用服务工作在现代新媒体技术环境下，档案资源得到极大丰富，档案利用服务途径更加多元，用户群体个性化，这给档案利用服务工作提供一个广阔的平台，同时也带来挑战和问题，档案部门要直面问题，关注自身发展，使自身服务能力顺时应势得到提升和拓展。