如何完善事业单位的档案管理工作

文/辛丽艳，内蒙古自治区赤峰市喀喇沁旗人力资源公共服务中心

1 引言

档案管理工作涉及国家发展的方方面面，因而在进行档案管理时就需要强化国家机密的保护意识，从而更好地确保我国的建设安全。而由于档案工作的繁杂性，再加之上层管理人员的重视意识不足，导致在档案管理过程中出现了一系列的问题，影响档案信息的安全性。因而为了更好地提升我国档案管理的水平，就需要对其进行优策略的探讨。

2 事业单位档案管理工作存在的问题

2.1 档案整理工作质量不佳

对档案进行无序地管理不仅会影响后续的工作进程，同时也可能导致重要文件出现丢失现象，影响档案工作的保密性。因而就需要强化档案管理工作的质量把控意识，提升档案管理的整体水平。事业单位是对国家文件进行整理、归档的重要执行者，其工作质量将直接关系到国家的正常发展，尤其对于事业单位内部的重要文件，更需要对其进行分类整理，并做好登记工作，以便在后续工作中及时地进行方便查找、翻阅，提高工作效率。然而，经调查发现有部分事业单位工作者往往抱着消极怠工的态度对档案进行管理，由此造成档案遗失、混乱的现象。

2.2 事业单位档案管理队伍业务水平参差不齐

事业单位人员往往采用国家统一考试的形式进行录用，然而其在实际的操作能力上却难以得到均衡化发展，也由此导致了事业单位档案管理工作人员业务水平参差不齐现象的存在。事业单位工作人员对档案工作的重视意识不强，从而导致在实际的工作过程中出现工作随意、散漫的现象，从而影响档案管理质量。

2.3 档案搬运和存放安全性不强

由于档案文件的繁杂性，在进行搬运的过程中极易出现破损、遗失等现象，影响档案的完整性。再者，则是当前档案的往往采用集中的办公地点进行存放，其在分类上存在一定的模糊性，从而影响了档案存放的有序性，由此一来，给档案管理工作带来了很大的安全隐患，同时也不利于档案进行保密工作。

2.4 档案管理信息化水平不高

随着现代信息技术水平的不断提升，档案管理工作也日益地需要借助信息技术进行管理，从而提升档案管理的工作效率，以及提高管理工作的保密性和安全性。但经调查发现，当前部分事业单位仍然未能充分跟上时代潮流，采取保守的态度进行档案管理，这不仅使得档案管理工作的效率大幅度降低，同时也不利于档案管理工作的正常发展。

3 解决事业单位档案管理工作质量的策略

3.1 提升档案管理工作规范性

事业单位档案中的政府公文、党的相关政策都是属于十分重要的机密文件，因而在具体的操作过程中需要增强其管理的严谨性，对其工作流程进行规范化管理，对同类型的档案进行分类整理、归档，以此提高后续工作的便利性。因而事业单位档案管理人员需要严格按照《档案法》中的相关规定对档案进行管理及存放，并对其整理后的档案进行再次检查，完善全档案管理机制，对于档案管理工作人员胡乱堆放档案的行为要进行及时地禁止，同时要求其进行分类存放的同时贴好标签，以便于后续登记工作的进行。

3.2 提高档案管理工作人员的综合素质

为了更好地提高事业单位工作人员的综合素质，就需要在招聘时招收档案学相关专业的人才进行档案管理工作，并在后期工作中给予相应的业务操作指导，以此切实提升事业单位档案管理工作人员的整体业务操作能力。其次，为了更好地调动工作人员工作的积极性，事业单位还需要制定相应的激励政策，采用档案管理工作知识及能力竞赛的形式，让工作人员在放松身心的同时，也能更好地吸收法律法规、档案学等理论知识及档案管理实际业务内容，并通过物质奖励的方式让管理人员时刻对档案管理知识进行熟记，以备战比赛，从而切实地提升其综合素质能力。

最后，还可以采取定期培训的方式，邀请专业的档案管理人才来开展培训班，以此提升事业单位档案管理工作人员学习的积极性和业务能力。除此之外，为了事业单位档案管理工作人员能够更好地运用信息技术进行档案整理和登记，就需要强化其计算机操作、信息化建设等能力，定期开展计算机操作能力的实训，让其将所学到的信息技术运用到档案管理工作中，提高档案管理的工作效率。

3.3 提升档案管理工作的信息化水平

现代信息技术可以有效简化冗余信息，将纸质版文件资料输入电脑中进行存档，能够更好地提升文件的安全性，避免外界因素而导致的文件丢失而影响档案的完整性。现代计算机技术及信息技术的快速发展为档案管理工作带来了极大的便利，因而事业单位档案管理者要摒弃传统管理方式，积极地将现代信息技术融入到档案管理工作中，以此提高管理工作的效率，也能更好地提高档案存放的安全性。因而为了更好地推动事业单位档案工作整体水平的提升，就需要紧跟时代发展的步伐，不断完善基础建设，配备相应的计算机、打印机等进行档案管理，以此为提高档案管理工作信息化奠定良好的基础。

4 结语

总而言之，为了更好地提升我国事业单位档案管理水平就需要对档案管理人员进行系统化的培训，提升其综合素质能力，同时还需要积极地运用现代化的科技手段进行档案的分类与归档，以此避免档案信息的遗失，并且更好地提升档案管理的整体效率。事业单位对档案管理的重视程度往往影响国家信息的安全，因而在进行档案工作优化的过程中，就需要对其中存在的问题进行针对性的策略解决，以此更好地提升档案管理的整体质量水平。