疾控中心卫生业务档案管理计算机化趋势研究

叶冰

河南省疾病预防控制中心 河南郑州 450016

在我国卫生机构设置中疾控中心是非常重要的组成部分，主要工作目标是疾病预防。疾控中心在监测、分析和预防各种疾病时，会产生大量的数据档案资料，如果档案管理不够完备，将会阻碍其日常工作顺利开展，影响疾控中心的卫生防疫、防病工作顺利落实。疾控中心档案资料包括许多长期跟踪调查和监测的历史数据，能够给公共卫生防治，疫情控制、疾病研究奠定良好的资料基础，以顺利开展疾病防治工作。但随着卫生监督以及卫生防病体制不断改进，使得疾控中心各项管理工作面临一定挑战和机遇，卫生业务的档案管理工作是疾控中心管理工作的重要组成部分，在这一背景下应与时俱进，革新方式方法，在档案管理中充分运用计算机技术，实现管理工作的计算机化。

1 疾控中心业务档案计算机化现状

一般情况下，疾控中心设有公共卫生防治、病媒防治、传染病预防控制、卫生检验、结核病预防控制、艾滋病预防控制、慢性病预防控制、后勤保障处、人事处、地方病预防控制、中心办公室及财务室等科室，档案室通常设在办公室之中，并由专门人员来管理，有些疾控中心会选派兼职人员来协助、配合完成档案管理工作。业务科室与档案管理科室工作出发点不同，从而对于档案管理工作提出不同要求，通常业务科室希望档案管理工作可向自身查阅档案等工作提供便利，档案室的主要工作任务是保证档案资料顺利归档，并保持数据的完整和一致。针对这一情况，疾控中心为满足各科室的要求，将档案管理分为两部分。一部分是各业务科室自行收集和管理资料档案，结合上级业务部门以及档案室要求构建档案预立卷；另一部分是在年底档案室管理人员集中各科室的预立卷，并重新构建档案目录，使档案资料得到集中管理[1]。这样的模式能够满足档案室和业务科室的工作需求，但是却存在着及时调阅不便的问题。

2 疾控中心卫生档案业务管理计算机化优势

疾控中心开展档案管理工作时应用计算机技术，能够有效提升工作效率，向社会发展提供技术服务与支撑。在各级疾控中心，管理其卫生业务档案都有着一定复杂性，涉及工作较广，并且比较繁琐，而应用信息技术可以使档案管理更加便利，提升管理效率同时降低工作成本[2]。原本档案管理工作中的收集工作较为繁琐，要投入许多人力和物力，需要许多管理人员人工记录文件，产生较长工作周期，并且会严重浪费人力资源，并且要求有许多纸质材料，浪费材料同时加大成本支出。而应用计算机技术可将这两个问题有效解决，不仅能够减少人员的投入，缩短工作周期，还可减少材料的消耗，由此提升工作效率，并提升档案利用率。除此之外，全面实现管理计算机化，可实现电子储存，以节省储存空间。通常传统档案为纸质版材料，将占有较大的储存空间，难以保存，随着时间的推移容易出现资料丢失、磨损等问题，并且在查找时会消耗较多时间和精力。而应用计算机技术，能够以电子的方式将文件储存在计算机硬盘、云计算以及在线数据库中，以此节省存储空间，并且方便检索查找，在网络上实现数据共享，即方便了档案管理人员的保存和管理，又最大限度的为数据检索提供便利。因此，疾控中心档案管理工作要求具备高素质、专业能力强、能够准确、熟练应用计算机技术的复合型人才，并且管理人员应了解档案管理知识和一定的医学知识。

3 卫生业务档案管理计算机化模式

3.1 管理计算机化模式的设计

基于业务科室以及档案室的不同需求，在管理计算机化模式中将归档资料目录划分成两部分，分别是日常档案和业务档案。其中业务档案根据不用科室的具体要求所设置的相应管理工作，将各科室监测数据、工作报表、科研工作、宣传培训、计划小结以及专项工作等进行细分，在具体设计不同科室的页面时，应该遵循条块结合这一原则。而日常档案主要包括各个科室的文档、收发文件、工作依据、计划总结、个人考核结果以及会议记录等内容。为避免档案管理人员出现计算机化管理卫生业务档案的不适应性，并且有效开展联网共享档案资源以及资料等工作，在实现计算机化管理模式时，需摒弃原本档案数据库储存以及查找档案的方法，可有效应Web 网页的形式，其主要优势是：

（1）能够降低开发软件的成本，软件的移植适应性比较强。

（2）Web 网页能够给C/S 结构管理提供便利，可将服务器的数据运行负荷降低，并降低运营成本，一般机器配备IE 浏览器即可使用。

（3）Web 网页提供操作平台，并不会对现存数据进行修改，有利于各项资料迅速归类。

（4）Web 操作难度较低，类似于自动办公软件界面，其界面无需操作者花费太多时间技能掌握，能够轻松习得[3]。

3.2 计算机化管理模式的具体应用

在推出和应用业务档案管理计算机化模式后，因为其有着明显的实用性和易操作性，将会得到了良好的科室应用反馈。实际运用计算机管理模式时，其能将档案归档条理性和及时性提高，并且能够确保档案完整性以及一致性。与传统管理模式比较来说，更有利于档案的调阅。除此之外，这一模式的应用还能够规范管理人员行为，可充分达到档案室管理以及各个业务科室的要求。本文所设计的档案管理计算机化模式，在应用后获得了较好的效果与反馈，可弥补原本档案管理工作的不足，但是因为经费、时间紧张以及缺乏相关专业人才等因素制约，使得这一管理软件依旧为单机操作、主要交换方式是数据交换，需要进一步完善数据共享。

4 结语

疾控中心主要任务是通过对人群和疾病的调查研究与跟踪监测，建立并健全数据库，提高疾病预防控制和突发公共卫生事件应急处置能力，保障人民身体健康和生命安全，促进社会稳定与经济发展，其所涉及的范围较为广泛，从而使得业务数据以及档案数量较多、种类较复杂，且专业性极强，开展管理工作时需保障资料的完整新和连续性和实用性。应用计算机能够辅助档案管理这一工作顺利落实，并且使档案管理更加规范。