行政事业单位内部控制建设问题探讨

徐朝晖

一、引言

二、区级行政事业单位内部控制建设存在的问题

（一）内部控制制度不健全

全区会计质量监督检查发现，很多单位内部控制制度不健全。

第一，因为有些预算单位的内部控制制度未及时更新，其内控手册或内部控制制度均于2016—2018年制定。只有少数预算单位及时更新了财务管理制度，其他单位的内部控制制度沿用之前的规定，未进行更新。

第二，因为很多单位未根据本单位的实际情况，制定相关的预算管理、收支管理、资产管理、项目管理、合同管理、政府采购管理制度和相应的审批制度，没有明确的审批支付流程。

这主要表现为以下几点：一是印鉴管理岗位设置不合理，比如有的财务章与法人私章均由出纳人员保管；二是“三重一大”决策程序欠落实，预算编制及预算分解下达未按照“三重一大”决策制度进行集体决策，而对大额资金支付却实行集体决议制度；三是未严格执行定期轮岗制度，单位内部出纳人员任职时间长，而且没有建立轮岗制度，也没有进行相应的内部审计和监督；四是会计基础工作有待加强，很多单位会计核算信息不可靠、不全面，并且提供的财务报账单据原始凭证不规范。

（二）业务内控流程不规范

1.收支业务控制情况

收支业务控制情况主要有三个问题：一是往来款长期挂账不进行清理；二是支出审批流程不完善，无事前审批；三是支出附件不规范。

2.资产业务控制情况

一是未按规定执行固定资产定期清查盘点制度。某些单位将固定资产盘点工作完全交由第三方中介机构完成，盘点表仅有固定资产明细，无盘点痕迹及签字，有的盘点甚至未形成纸质盘点记录及结论。二是固定资产账面数与国有资产管理系统数据不一致。三是超现金结算起点使用现金。四是国库集中支付单位还存在实有资金账户，未对专户资金进行年度清理，未形成专项资金清理报告。五是非税票据的管理不完善。一方面是单位没有健全非税票据的领取和结余管理制度；另一方面是某些单位未设置完整的票据申购和使用登记簿，只登记已使用非税票据的台账。

3.项目管理业务控制情况

八角枫[Alangium（Lour.）Harms.]又名白龙须、八角金盘等，收载于《贵州省中药材、民族药材质量标准》（2003年版），为贵州地区苗族特色药[1]。八角枫广泛分布于贵州各地，以野生为主，四季皆可采挖，具有祛风通络、散瘀镇痛等作用，是当地少数民族治疗风湿疼痛、关节麻木、瘫痪、劳损腰痛、跌打损伤等疾病的常用药物[1]。

第一，项目台账缺失。部分单位未对工程项目的招投标、中标单位、决算金额、中标金额、工程实际支付等情况建立单独的台账管理，未对专项资金的收入、使用、拨付、结余等情况建立台账管理。

第二，项目业务流程欠规范。很多单位资金存在拨付流程不完善、核查记录不完整、验收记录不实等问题。比如在抽查“社区提质改造”专项时，笔者发现有些单位在拨付专项资金前，业务科室仅对改造（新建）社区进行了实地查看，而未形成纸质验收材料，并且在付款资料中只提供了社区改造（新建）前后对比图。支付项目进度款时，有的合同缺少验收资料，未附工程验收单；还有的单位没有编制资金拨付审批表，而是由相关人员直接在发票上签字审核，支付进度审核流程混乱［1］。

三、区级行政事业单位内部控制建设的主要途径

（一）健全内部控制制度，增强执行效力

各区级单位应根据《行政事业单位内部控制规范》的要求，建立健全内部控制制度，每年根据单位的实际情况对内部控制制度进行修订和完善。制定专项资金管理办法，规范管理，确保资金的安全，防范各类专项资金支出风险。

在增强执行效力方面，各区级单位应当从以下六个方面开展制度落地工作。一是各区级单位须加强对印鉴章的登记管理，不同的印鉴章分人保管；二是区级单位要加大“三重一大”决策事项执行力度，对纳入“三重一大”决策范围的事项实行集体决策，做到不漏项、不缺项，对经“三重一大”决策的事项需附会议纪要作为支付依据；三是单位要梳理各岗位职责，调整现在的职责分工，单一业务链条应保证授权批准职责、执行业务职责、监督审核职责和会计记录职责相互分离，并将岗位职责制作成标牌悬挂于显眼位置，充分发挥其警示、提示及教育的作用；四是重视财务人员轮岗制度，结合本单位财务人员的业务水平和任职年限，制定切合实际的财务人员轮岗计划，定期实行财务人员轮岗；五是定期对财务人员进行业务知识的指导和培训，提高财务人员的业务水平和职业素养；六是各单位应统一规范费用报销单，按照单位的费用审批流程分别设置经办人、证明人、审核人、审批人等关键环节，清晰、明了、完整地反映事项的审批权限和审批流程［2］。

（二）优化内控流程，提高内控执行效率

1.收支业务控制流程优化

一是加强员工借支管理，规范员工借支行为，督促员工及时还款，借款不得跨年；二是对加班用餐费、差旅费，需统一实行加班用餐审批制度、出差申请审批制度，大额采购要提供大额采购申请单，做到事前审批、事前控制。

2.资产业务控制流程优化

一是单位应对固定资产管理予以重视，避免出现“重资产、轻管理”的理念，每年至少组织资产管理部门、财务部门等相关部门对固定资产进行一次全面盘点，并且形成纸质版盘点表，盘点表经盘点人、监盘人、财务负责人签字确认后存档备查。二是日常工作中加强固定资产账面数与国有资产管理系统数（台账数）的定期核对工作，做到账实相符，台账数与账面数相符。三是费用报销及各项奖励金的发放均采用银行转账结算，在职在编人员费用报销转账至公务卡，临聘或劳务派遣人员由报销人或者奖励金发放对象提供银行账号。财税人员根据所提供的账号或卡号转账，让资金使用更加合规，避免现金结算，降低财务风险。四是完善自有资金账户监管制度，单位对自有资金账户进行全面清理。对已销户的账户及时进行财务处理，确保财务报表余额与银行账户余额一致。同时单位每月要定期进行对账，对已有的自有资金账户实行备案管理，每月将账户信息定期报送财政局。五是有非税票据的单位需建立规范的非税票据台账，非税票据的领用、使用记录均需录入台账，完整地反映非税票据的申购、使用记录；且需将外设窗口的票据领用、使用和结存情况统一纳入单位的票据管理范围，每月核对外设窗口非税票据的领用、使用和结存情况，做到日清月结，堵塞管理漏洞。

3.工程业务控制流程优化

一是台账的记录与档案的管理工作是单位资料管理一项重要的基础工作，工程项目应由党政办或相关部门建立单独的台账，做到凡事可追溯，有据可查。并将项目资料汇总装订成册，一并交由纪检监察室或档案室留存备查。需要时，能及时地、有针对性地提供完整有效的资料，服务于单位的管理［3］。二是规范专项资金拨付流程，制定资金拨付审批表。业务科室需对不同项目、不同合同主体单独填写资金拨付审批表，并交由相关领导审批。财务室将项目台账中的付款进度与业务科室提交的资金拨付审批表、财务系统中累计付款信息进行复核比较，确认三者一致后方可支付款项。三是对项目需进行阶段性的验收工作，应形成完整的纸质验收资料并得出结论，作为支付项目进度款的必备原始资料之一。

（三）推进内控信息化建设

区级行政事业单位要紧跟时代发展，提高信息化应用水平，打破信息孤岛，实现部门之间的信息共享。因此，要完善OA（办公自动化）管理系统，将各项内控机制嵌入OA系统；利用数据库、模型库支持会计信息、会计凭证、财务分析的自动化和智能化采集、传输、存储、生成、处理，为各预算单位的财务管理提供可靠的数据依据。

三、结语

目前各区级行政事业单位存在的内部控制建设问题，应当根据新法律政策规定，通过及时更新内部控制制度、完善内部控制体系、优化内部控制流程等途径着手解决。