医院人事档案管理新模式分析

文/淄博市第五人民医院 宋谋涛

人事档案是医院人事信息记录的重要载体，对于医院的管理有着重要的意义，随着现代化管理技术及管理方法的普遍应用，医院人事档案管理模式也发生了相应的变化，因此，医院人事档案管理新模式的建立显得十分必要，基于此，本文针对医院人事档案管理新模式的建立展开讨论。

一、医院人事档案管理存在的不足

对于医院而言，了解其人事档案管理工作存在的不足，是不断完善人事档案管理工作并充分发挥人事档案管理作用的重要基础，具体而言，医院人事档案管理存在的不足主要体现在以下几个方面：

（一）人事档案管理制度不完善。从当前的情况来看，医院人事档案管理工作存在的不足首先表现为管理制度的缺失。针对医院人事档案管理工作的开展，管理制度建设的主要目的在于指导档案管理工作的规范化进行。但是医院档案管理部门并没有认识到管理制度的重要性，虽然在部门中设立了相应的管理制度，但是制度内容形同虚设，与医院人事档案管理工作实际严重不符，由于缺乏制度要求，致使档案工作者的工作存在明显的随意性。受此影响，档案工作者的整体工作效率不高，无法满足医院人事档案管理工作的实际要求。而且，由于监督及责任制度，导致整个人事档案管理工作缺乏必要的约束，各个环节的档案工作中即使存在问题也无法被及时发现，而且，由于工作缺乏规范性，导致医院人事档案工作出错的几率不断升高。在这一状态下，当工作出现重大纰漏后，没有人承担责任，工作人员之间更多地表现为互相推诿，长此以往，必然会导致医院人事档案管理工作陷入混乱，人事档案管理工作的实际作用无法发挥。

（二）人事档案管理信息化程度较低。信息技术在推动我国社会发展中发挥了巨大的作用，而且其在多个行业中的应用程度在不断深入，但是从当前的情况来看，信息技术在我国很多医院的人事档案管理中的应用程度不够深入，导致医院人事档案管理效率相对较低，无法适应时代的发展变化。而且，在人治模式下，医院人事档案管理工作的出错率相对较高，随着时间的延长，部分人事档案还会丢失，进而给医院人事档案管理工作的开展造成了巨大的困扰。

（三）人事档案管理机制有待完善。医院人事档案管理中，管理机制问题主要体现为人事档案管理工作的参与部门相对不足，往往以档案管理部门独自运作为常态，但是，人事档案必然会涉及医院多个部门的人事信息，如果只有档案管理部门独自参与，那么无法及时了解其他部门的人事变动情况，因此无法对相应的档案信息进行及时变动，档案管理工作因此呈现出一定的滞后性。由于其他相关部门的参与程度低，导致档案管理部门承受着巨大的工作压力，工作效率无法提升，人事档案管理工作实际作用无法突显。

（四）人事档案管理队伍建设有待完善。从当前的情况看，部分医院针对人事档案管理队伍的建设表现出明显的缺失。首先，内部人事档案工作者培训工作的缺失。针对人事档案管理工作的开展，医院忽略了对档案管理部门人员的系统培训以及继续教育，导致其业务水平始终停留在一个层面或技能无法满足工作要求，进而直接影响到工作质量。其次，忽略了专业化人事档案管理人才的引进，医院人事档案管理工作缺乏必要的人才支撑。

二、医院人事档案管理新模式建设策略分析

（一）加强人事档案管理制度的建设。为了不断完善人事档案的管理工作，医院必须建立起现代化的管理制度，通过制度的形式，对档案管理工作进行约束，促使每一项工作都能够高效开展。为此，针对人事档案管理工作的开展，医院应该根据自身实际情况制定专门的人事档案管理制度，在制度中针对人事档案管理工作的流程以及各个环节的工作进行明确，从人事档案信息的建立到档案的保存，再到档案的使用，都应该以制度的形式予以明确，只有这样，才能够确保人事档案管理工作的规范化。在所建立的人事档案管理制度中，应该融入监督制度以及惩处制度，通过科学的监督，确保每一环节的工作都能够按照规定有序开展，尤其针对重要档案信息的使用，必须进行严密的监督，而针对在人事档案管理中出现失误的人员，则要进行必要的责任追究，通过这种方式，对相关人员的行为进行有效约束，进而有效推动人事档案管理工作的开展。另外，为了更好地适应外部环境的变化，还应该进一步完善人事档案的编修制度，对现有的人事档案有计划地进行编修，以确保人事档案信息的完善，通过这种方式，使得人事档案管理工作能够紧跟时代的发展步伐，更好地适应现代社会环境。

（二）加强人事档案管理的信息化建设。信息化管理技术在现代社会中的应用范围及深度不断增加，为了更好地适应现代社会的变化，有必要加强医院人事档案管理的信息化建设，通过这种方式，对传统的人事档案管理模式进行适当的改进，以提升人事档案管理工作效果。为此，针对人事档案管理工作的开展，医院必须建立相应的信息化管理系统，针对传统人事档案纸质化资料，以数据信息的形式进行保存。当然，在保存过程中，需要管理人员和技术人员做好相应的信息分类，然后再存入数据库。所建立的信息化管理系统，必须严格进行权限设置，因为并不是所有人员都能够随便访问人事档案信息系统，根据医院实际工作的需求，部分人员在访问档案信息时，需要特定的账号和密码，而且系统针对任何人的任何一次访问都应该全面记录，在未经允许的情况下，不得使用私人硬盘对人事档案信息进行拷贝。另外要安排技术人员对人事档案信息化管理系统进行定期检查维护，确保系统的正常运行，对系统要定期进行必要的升级，为人事档案管理工作的开展提供强有力的支持。

（三）对人事档案管理机制进行适当的创新。对于医院而言，人事档案往往会对医院各个部门人事信息进行记载，如人事调动情况、特殊技术人才信息等，其中部分信息对机构工作的开展具有重要的参考作用。在传统的管理工作中，档案管理部门表现出明显的独立性，医院其他部门很少参与到人事档案信息的管理工作中。在很多部门看来，人事档案管理部门仅仅是医院的文件保存部门。而在现代化管理模式下，有必要对这一状态进行必要的调整，加大人事档案管理部门与其它部门的联系程度，只有这样，才能够促进人事档案管理工作主动参与到医院的建设发展活动中去，为各个部门工作的开展提供必要的指导，缓解部门之间的割裂状态，充分发挥人事档案管理工作的服务与指导作用。

（四）加强现代化人事档案管理队伍建设。首先，医院要加强人员培训，整个培训工作可以分三个阶段进行：第一阶段，主要引导新员工对医院人事档案管理环境及本部门工作模式进行熟悉。第二阶段，针对本部门工作的开展，重点进行人事档案管理业务技能传授，这是整个培训工作的重点，例如培训工作人员如何利用信息化管理系统进行信息整理和存储。第三阶段，重点进行查漏补缺，通过对实际工作的模拟，找出员工在人事档案工作中仍然存在的不足之处，然后进行再次培训，以此来不断完善其工作技能，使其在正式进入工作岗位后更好地投入到工作实践中。其次，进行必要的技能考核。通过必要的考核，能够对员工的培训工作进行检验，进而提升员工培训的针对性，保障培训效果。在阶段性的培训工作结束之后，医院应该组织严格的考核工作，在考核过程中，要进行理论知识测试，通过这种方式，可以进一步考察员工的专业所学是否扎实。要进行实践能力检验，通过设立模拟情境，检验员工是否熟练掌握人事档案工作技能，是否能够有效应对工作中的各种情况。在这一考核模式下，通过考核的员工可以为其分配相应的工作，而未能通过考核的员工则需要接受再培训，确保参与培训的员工能够真正发挥自身在人事档案管理工作中的作用。

三、结语

综上所述，医院人事档案管理新模式的建立，是促进医院人事档案管理工作完善的重要途径，为此，医院要树立现代化的人事档案管理理念，从多个层面入手对传统不合理的人事档案管理工作予以完善，促使人事档案管理工作能够适应现代化的社会环境，并充分发挥人事档案管理在推动医院发展中的作用。