档案数字化存储面临的风险及对策研究

文/福建省三明市科协 郑真珠

随着时代的不断进步，现代信息技术也逐渐运用于各个领域，档案管理是我国社会发展中不可或缺的一部分，各个领域、行业都有着较为重要的档案文件，对于行业的未来可持续发展有着重要意义，因此推动档案数字化存储建设已经成为人们普遍关注的话题之一，也更加注重其发展过程中面临的风险及防控对策研究。

一、档案数字化的主要内容

档案的数字化建设主要分为两大方面：首先为档案工作方式的数字化，这就改变了传统档案管理中的人工管理模式，而是采用当前先进的信息科学技术来进行档案的分类储存。其次就是档案资料数字化，将纸质档案转变为数据的形式存储在计算机中，能够更好地延长档案寿命与使用年限，顺应时代发展的要求。

二、档案数字化的意义

（一）提高档案存储管理效率。档案存储管理一直以来都是一项耗时长、工作量大、程序复杂的工作，首先需要耗费大量的人力物力进行档案的分类记录与归档，这种传统的档案管理方式也容易导致档案内容的失真与丢失，在录入过程中产生问题，更难以保证档案存储的准确性。而通过档案数字化建设水平的提高，能够利用计算机技术进行档案录入与储存，防止因录入人员的素质低下而造成档案管理效率的低下，减少了失误的发生，能够大大提高档案存储管理的效率，让存储的档案的准确性与科学性得到进一步保证。同时，通过数字化的档案存储还能够在一定程度上节省大量人力与物力，占用的空间缩小，能够较好地顺应时代的发展与人民的需求。

（二）提高档案存储的安全性。传统纸质档案在查阅过程中也容易受到损坏，易造成部分重要数据的丢失，而档案数字化建设则能够较好地对原始档案进行保护，能够无限制地查阅，不用担心档案磨损的问题。同时，在纸质档案录入、归档过程中易产生一些丢失、损坏问题，不利于较好地储存档案，且由于档案存储对于存储室的湿度、温度都有着一定的要求，容易受到外在因素的干扰，甚至会由于虫子而导致档案的损坏，不利于保证档案的安全性。而通过档案数字化存储能够减少外在因素对于存储的影响，有益于更好地存储档案，进一步提高档案存储的安全性。

三、档案数字化存储面临的风险

（一）档案保密措施不完善的风险。档案数字化存储中面临着档案保密措施不完善的风险。一般来说，一些较为关键性的档案文件只能够由一些高层管理人员调动，但是由于保密意识的缺乏，在保密措施上并未深入研究，这就导致了部分机密文件档案能够随意打开，难以真正防止机密档案的泄露。同时即使部分档案数字化存储设置了密码，但是由于密码过于简单化，也会导致档案丢失，不能真正地防范档案数字化存储的风险。

（二）档案工作衔接带来的资料失真风险。档案的数字化存储涉及众多部门与环节，而由于档案工作衔接中出现的一些突发状况，就容易导致资料的失真。一般来说，档案的数字化存储工作主要由企业提供自己想要存储的档案，由对应的档案存储部门来进行存储工作，而由于一些档案提交部门和档案存储部门衔接存在问题，部分档案文件不能准确地传达给存储部门，这样一来，就会导致录入的不准确性，带来较大的档案数字化存储风险。

（三）档案保存过程的防盗与防损风险。档案存储的数字化需要使用到当前的网络信息技术，文件档案以数字化的形式存在虽然能够在一定程度上提高管理的效率与利用率，但是也会由于网络的特点而导致一些风险。通过数字化存储，一些网络病毒或黑客能够通过入侵系统来盗取、损坏档案文件，这些都难以保证档案的安全性，导致档案保存过程的损坏与被盗。

（四）档案资料转化过程的丢失风险。想要实现档案的数字化存储，首先就需要将纸质档案数字化，而在这一过程中就会由于种种原因导致资料的丢失，比如：打印设备出现故障、档案录入工作人员的疏忽等等，这些都不利于建设档案的数字化，会导致部分档案出现信息不全的问题，难以真正发挥档案的实际价值与意义。

四、档案数字化存储面临风险的具体对策

（一）提高数字化档案存储管理意识。随着信息技术的不断进步加速了科学技术时代的到来，档案数字化存储也因此存在着较多的安全隐患，在实现档案数字化存储时主要采用计算机技术，而由于计算机的特点，其在运转过程中容易受到黑客攻击、网络病毒的影响，造成档案的缺失与损毁。另外，由于档案存储管理人员未能真正树立安全意识，没有建立相关防范措施，忽略了档案备份与加密工作，在发生信息安全故障时就很容易导致档案文件的丢失，不利于保障档案数字化存储的安全。因此，档案存储管理工作者要加强安全存储意识，考虑到数字化存储带来的档案管理风险，并且提前进行对策的商讨，从而在发生问题时能够第一时间进行解决。通过宣传让员工了解到档案数字化存储中可能会遇到的问题与这些风险对档案的重大负面影响，从而更好地提高安全意识，以健康的姿态迎接档案数字化存储风险的挑战。

（二）提高工作人员的综合素质。档案数字化存储对于档案管理人员的素质要求较高，需要工作人员能够较好地掌握相关数字化技术，但是当前档案管理人员素质普遍较低，不能较快地掌握新型档案数字化存储方式，与档案管理数字化存储发展存在一定的矛盾与冲突，难以较好地转变自己的思想观念，不能真正了解档案数字化存储所面临的风险，也难以运用自己的综合素养研究相对应的策略，对档案存储的数字化建设起着绊脚石的作用，不能较好地避免档案数字化存储中面临的风险。由此可见，想要较好地解决档案数字化存储中的风险，进一步保证档案存储的安全性，就要不断提高工作人员的综合素养。一般来说，档案存储管理人员的素质直接影响了档案数字化存储的发展，因此，在进行人员招聘时要注重考核其对于数字化存储技术的掌握程度，选择一些具有专业知识与技能的工作人员，从而提高工作人员的操作水平，防止工作人员不能适应档案数字化存储的发展要求。除此之外，可以设立定期的培训制度，让工作人员不断熟悉档案数字化存储的流程与后期维护措施，掌握更多与此相关的知识与技能，打造一支数字化档案存储管理队伍，实现工作人员综合素质的提高，具备更高的风险防范意识，从而保证档案数字化存储工作的顺利进行。

（三）建立健全档案数字化制度。在当前档案存储工作中，仍然采用传统档案存储方法，这一过程主要由人工完成，因此就容易受到人的主观意识影响，在归档过程不能按照既定的程序与方法进行数字化档案存储，以至于出现一些意料之外的问题，不利于提高数字化档案存储的安全性。想要进一步保障档案数字化存储工作的规范性与有效性，就要明确落实工作责任，建立健全完善的档案数字化管理制度，根据制度来进一步规范员工的行为，让员工能够按部就班地实行档案的数字化存储，让档案数字化存储方式得到一定的发展与保障，进一步提高数字化存储管理水平。

（四）加强对档案数字化存储的资金投入力度。随着信息化水平的不断提高，大数据时代已然到来，对于传统档案管理来说无异于是一大冲击，如果不能与时俱进，创新档案存储方法，最后都会被时代所淘汰。因此就要树立创新意识与科学意识，积极引进计算机信息技术，并且加大数字化技术在档案储存中的应用，大大提升档案存储效率。因此需要加强对档案数字化存储的资金投入力度，在档案数字化存储中，由于容易受到网络攻击，因此，为了更好地减少因网络攻击带来的档案存储风险，就要提高硬件与软件设备的质量，更好地保证档案数字化存储安全。除此之外，由于档案数字化存储中需要使用计算机设备，因此也要聘请相关人员去进行定期维护，安装部分具有较强防御力的杀毒软件和防护软件，大大减少数字化档案的存储风险。

（五）完善安全保密制度。加强与完善安全保密制度对于降低数字化档案存储管理风险有着一定作用，是数字化档案建设中不可或缺的一环。一般来说，完善安全保密制度可以从以下五大方面进行。第一，通过宣传力度的加强来提高管理人员的安全意识，大力宣传泄露文件档案的后果，让员工感受到数字化档案存储安全性的重要意义，从而进一步去规范档案管理人员的操作行为。第二，设置档案信息保密等级，根据不同等级的档案进行具体的对策制定，可以通过当前的数字化技术来建立相对应的软件或平台，从而更好地保障档案的安全性。第三，减少因设备故障、网络病毒和人员操作失误导致档案失真现象的发生，排除安全隐患，在此过程中需要对计算机进行定期维护与检查，减少设备出现故障的次数，并安装部分杀毒软件，在发生病毒入侵时能够及时提醒。第四，设置部分管理权限，由专门的人员进行负责，对于一些极为重要的档案要尽量避免多人管理，防止数字化档案泄露的可能性。第五，设置一些较为高级的密码，只有输入正确密码才能进入数字化档案存储库，否则一律不能调动档案。

五、结语

综上所述，档案数字化存储已经成为当前档案管理的一大发展趋势，在这一趋势下，通过加强档案管理工作来进一步防范数字化档案存储风险是极其重要的，而通过提高数字化档案存储管理意识、提高工作人员的综合素质、建立健全档案数字化制度、加强对档案数字化存储的资金投入力度及完善安全保密制度等具体措施能够更好地帮助防范数字化档案存储风险，让数字化档案存储技术更具安全性与科学性，推动我国档案管理的数字化建设。