浅谈在OA办公条件下如何做好高校收文处理工作

文/江苏护理职业学院党政办公室 刘月艳

从各种平台接收到的各类文件是高校获取党和国家以及上级部门最新教育方针政策的最主要渠道，高校的教育教学管理等方面的重要决策部署均要以上级下发的政策文件为指引，高校的很多日常工作也都要围绕上级部门下发的各类文件通知开展。高校机要部门每年接收到的各类文件约两千余份，如何在最短的时间内将文件呈送给校领导批示，并及时交办给相关责任部门，以最快的速度完成对文件通知的贯彻落实显得尤为重要，而传统的收文处理模式明显已经不能够满足文件高效流转的需求。OA系统的使用则有效解决了这一难题，大大提高了文件流转的速度。

一、利用OA系统进行收文处理的特点

（一）文件流转高效便捷。高校主要领导往往工作都很繁忙，经常出差、外出公务或参加各类会议调研等，很少有时间在办公室办公，寒暑假节假日更不易找到领导签批文件，因此，传统工作模式下的文件流转速度很缓慢。利用OA系统进行文件流转则可以突破时空限制，即使领导在外公干或节假日，仍然可以通过笔记本电脑或移动APP进行文件的阅批，并且同一份文件可实现多人同时在线阅批，不需要机要秘书打印纸质文件逐一呈送领导阅批，这种办公模式可以有效提高文件流转效率，尤其是紧急文件的办文效率。此外，通过OA系统，机要秘书可根据领导的批示将文件在线提交给相关部门负责人，部门负责人可进行在线阅批并转发给具体办理人，不需要机要秘书通知部门派人到机要部门领取复印件，减少了机要秘书的工作量，方便了职能部门，同时也实现了真正意义上的办公自动化。

（二）流程化操作规范有序。传统工作模式下收文处理的主要流程包括：收文登记、拟办、阅批、交办、反馈及归档等。OA系统在流程搭建中严格根据收文处理步骤设计具体流程，并且保证要素全面。文件在OA系统流转时，必须在逐一完成所有流程的操作后才能进行文件的在线归档。因此，采用OA系统进行收文处理，每一流程的操作更加规范有序。机要秘书可随时查看文件流转进度，对未及时办理的文件进行督办、催办。

二、利用OA系统进行收文处理工作所面临的困难

（一）观念陈旧，重视不够。很多高校领导观念陈旧，不重视收文工作，有的高校没有设立专门的机要部门，甚至没有配备专职机要秘书，机要秘书往往要承担文件处理以外的很多其他行政工作。此外，很多教职工因循守旧，对采用OA系统进行收文处理的优越性缺乏足够的认识，对这种新的办公模式接受度较低，不能很好地配合OA系统的推广与运用。

（二）收文管理制度滞后。现有的收文管理制度均是基于传统收文处理工作的，已经不能适应OA办公条件下收文管理工作发生的新变化，现有制度的滞后性凸显，需要进行完善。

（三）宣传培训不到位。由于缺少全覆盖的宣传培训，目前在很多高校只有机要秘书、少数领导及教职工能够掌握OA系统的操作方法，而大多教职工尤其是年龄较大的教职工不愿使用、不会操作，或者操作不熟练、不规范，导致文件超时办理超时反馈、甚至不办理、无反馈等现象时有发生，严重影响文件的正常流转。此外，机要秘书的专业化水平不高，缺少专业培训机会。机要秘书大多半路出家，非专业出身，工作缺乏规范，专业化水平有待提高。

（四）保密意识淡薄。机要秘书收到的文件主要有两类，一类是普通文件，这部分文件占绝大多数；一类是涉密文件，包括从邮政机要通信、机要局以及政务内网等渠道收到的机要文件，这部分文件虽数量不多，但是往往包含重要涉密信息。在OA办公条件下如何处理好涉密文件，这是一个需要引起足够重视的问题。在实际工作中，泄密事件时而发生，这主要是由于机要秘书及相关人员保密意识淡薄、保密知识匮乏，在涉密文件处理中出现违规操作所致。涉密工作人员的违规操作（主要是将密级文件乱存、乱发于内部网计算机中）是涉密文件安全管理中最大的问题。

（五）OA系统的功能开发不够。文件在OA系统中的无障碍流转要建立在技术人员对系统中收文流转所有流程的精心搭建基础上，只有流程搭建得好，文件才能够在系统中顺利地流转。此外，OA系统流程模块的搭建并不是一劳永逸的，要根据实际操作中发现的新问题及新需求进行不断改进与完善，实现功能的持续优化，而目前高校购买的OA系统搭建服务往往是一次性服务，缺少后续的系统维护及功能更新等服务。

三、关于在OA办公条件下如何做好收文处理工作的几点思考

（一）设立机要部门，配备专职机要秘书。高校收文处理是一项严肃而重要的工作，应建立专门的机要部门，与办公室其他业务工作进行分离（包括办公场所的分离），并配备专职机要秘书专门负责文件的处理工作，以保证文件的快速高效流转，防止泄密事件的发生。

（二）完善相关制度。OA办公条件下收文处理工作在流转过程、归档方式等方面都发生了一些新的变化，而原有收文管理制度主要是针对传统模式下的收文处理工作，已不能适应这些新变化，应该对文件流转制度、涉密文件管理制度、文件归档制度等进行修订与完善，以规范新形势下的收文处理工作，解决OA办公模式下收文处理工作中出现的一些新问题。

（三）加大宣传培训力度。高校相关部门应面向全校组织分类别全覆盖的宣传培训：对校领导进行个性化一对一培训；对普通教职工采用开展讲座、分发OA系统使用手册等方式进行宣传培训，通过组织形式多样的宣传培训改变教职工的陈旧观念，使其熟练掌握OA办公系统的操作，以保证文件的正常流转。

此外，要通过培训提高机要秘书的能力水平。新形势下的收文处理工作对机要秘书提出了更高的要求：首先，机要秘书要改变传统工作思维模式，熟练掌握OA系统的操作流程。机要秘书是利用OA系统进行收文处理工作中的重要环节，需要第一时间将收到的文件进行在线登记并流转给部门领导，根据主要领导批示及时流转给相关分管领导及相关部门，需要随时关注文件的流转状态并对处理完毕的文件进行及时的归档。其次，机要秘书需要掌握在OA办公条件下如何做好文件的归档和保密工作。OA办公条件下，除涉密文件外，几乎所有文件（包括邮寄件、传真件）都要通过OA进行流转，对于这些文件应该如何进行归档，目前还没有统一的标准和规范。机要秘书要能够创新工作方法，灵活采用最有效最合理的归档方法。要能够在使用OA办公系统的同时，严格遵守保密规定，做好保密工作，确保工作中不发生泄密事件。此外，机要秘书还要具备一定的政治素养、政策水平和沟通协调能力。机要秘书在收到文件之后不能不加甄别直接上传OA系统，而是要先阅览全文，判断是否与本校有关、应该哪个部门落实等，这样才能在拟办阶段给本部门领导做参谋，才能在校领导和分管领导批示后判断有无错批的现象，保证文件得到准确无误的落实。要做好与职能部门的沟通协调工作，适时提醒督促相关部门及办理人员及时地办理文件，以保证上级文件通知得到较好的贯彻落实。因此，高校要重视对机要秘书的培训，为其提供校外培训交流的机会，使其专业化水平得到提高，以适应岗位工作要求。

（四）做好涉密文件处理工作。由于办公自动化设备和智能手机的广泛应用，必然增加了新的泄密途径。机要秘书必须要增强保密意识，加强对保密法律法规与知识的学习。根据《中华人民共和国保守国家秘密法》，不能在互联网及其他公共信息网络或者未采取保密措施的有线和无线通信中传递国家秘密。机要秘书在收文处理工作中要严格执行保密规定，坚持“上网不涉密、涉密不上网”的原则。本文讨论的利用OA系统进行流转的文件仅限普通文件，涉密文件仍需按照传统模式进行流转，以确保涉密信息不泄密。

（五）做好文件的督办与归档工作。在OA办公条件下，机要秘书将文件上传至系统流转后，并非已完成本职工作，而是要时刻关注文件流转的状态，通过电话等方式提醒、督促相关办理部门和具体办理人员按时完成文件的办理，以达到文件流转的最终目的。

此外，在OA办公条件下，收到的电子文件不需要打印出来进行流转，纸质文件（除涉密文件外）也都是扫描成电子文件在OA系统流转，这种情况下如何做好文件的归档工作值得深入探究。根据收文处理工作实际，我们认为应该采用灵活的文件归档模式：1.通过OA流转的文件进行电子归档；2.紧急情况下进行传统手工流转的文件和必须走纸质流转程序的所有涉密文件进行纸质化存档。

（六）加强OA系统功能开发与维护。OA系统的功能在建成之后要根据实际操作中发现的新问题及使用者产生的新需求进行不断改进与完善，而机要秘书只是OA系统收文处理功能的使用者，往往不具备这方面的专业技术与能力，需要高校信息技术部门提供技术支持，也可通过购买服务的方式加强对OA系统功能模块的不断开发与完善以及系统的日常维护与安全防护。

四、结语

综上所述，在OA办公条件下做好高校收文处理工作是一个值得探讨的问题。高校要加强机构建设、制度建设，加大培训力度和系统开发力度；高校机要秘书要加强学习，努力提高专业水平。