大数据时代人社档案管理工作创新探讨

文/刘影

我国社会经济和科学技术发展迅速，现已进入大数据时代。信息技术应用到各行各业中，改变了人们的生产、生活以及思维模式。大数据时代带来了大量的信息数据，冲击着传统的人社档案管理工作，而运用大数据信息技术进行档案管理工作是未来档案管理工作的发展趋势，这些都促使人社档案管理工作需进行创新变革。人社档案管理工作作为社会管理系统工作的一部分，所发挥的作用越来越重要。这就需要在工作中与时俱进，充分利用大数据时代的科学技术，改变创新管理工作的方法、流程以及模式，保障人社档案的完整、真实和信息安全。只有这样，人社档案管理工作才能更加高效、便捷地为社会管理做好服务工作。

一、大数据时代人社档案管理工作中存在的问题

（一）人社档案管理理念有待提升

大数据时代，很多单位对档案管理工作的认识和重视程度却不够，没有清楚地认识到档案管理工作的内涵及其重要性，管理工作大多停留在表面认识上；在档案管理理念上，思维陈旧，缺乏对大数据时代国内外先进档案管理理念的学习与创新；在管理制度上，方法传统，因循守旧；相关部门对档案管理工作缺乏必要的关注和支持，人员配置方面相对薄弱，经费投入相对较少，人社档案管理的价值不能有效发挥。

（二）人社档案管理基础设施不够完善

很多档案管理单位受经济水平或办公资源等因素影响，档案管理存在库房面积狭小、库房位置阴暗潮湿、库房防水、防火、防盗设施不完善等现象，并且档案存储卷柜、文件柜、档案袋等设施数量较少，设备陈旧，档案的存储条件差，在一定程度上容易造成档案存储缺失或者保管不到位。有些档案管理部门缺少现代化先进的计算机扫描、打印设备，传统的人工记录和保存模式还存在，容易受人为因素干扰，档案的真实性和全面性因此受到影响，在不同程度上制约着档案管理工作[1]。

（三）人社档案管理制度不完善

大数据时代给人社档案管理带来了大量的信息数据，而很多档案管理部门不能与时俱进，缺乏对新时代档案管理工作的认识；管理模式守旧，没有及时地对档案管理制度进行修订；很多地方仍然沿用过去的管理制度，导致管理制度不能完全适用于大数据时代的档案管理工作。管理制度不完善导致管理流程复杂烦冗，不利于档案的收集、整理；而管理制度不健全，也不能有效指导管理人员开展工作，影响档案信息资料的收集；很多档案管理流程缺失，档案管理传递的各环节缺乏有效衔接，制约着档案资源的有效利用。

（四）人社档案管理手段相对单一

很多档案管理单位的管理硬件软件设施较少，信息技术的应用也比较少。即使配置了信息管理设备，也存在利用率较低的现象，整体来说档案管理设备比较缺乏；加上档案管理人员综合素质能力良莠不齐，又缺乏相应的人社档案管理工作知识培训，很少能够运用现代化管理设备进行档案管理；管理模式和管理手段大多沿用传统的管理方式，在档案的收集、梳理、分类、存储、查询等环节效率低下，严重影响着档案管理的工作效率[2]。

二、大数据时代人社档案管理工作的创新方式

（一）转变思想，提高对档案管理工作的投入

人社档案管理工作是社会管理中重要的管理环节，各级部门要转变思想，提高对档案管理工作的认识，从管理上适当给予政策倾斜，设立档案管理专项经费，结合档案管理实际情况，对档案管理环境进行整改、扩建，或者修缮档案存储库房，购置卷柜、文件柜等设施，改善存储环境。同时，采购先进的数控计算机扫描、打印设备、网络硬盘、服务器等硬件设备以及检索、存储等软件系统，确保人社档案管理工作高效、规范、有序、快捷地进行。

（二）开拓进取，强化人社档案管理信息技术的应用

大数据时代，信息技术可以为人社档案管理工作提供诸多便利，大幅减小劳动强度和工作量。档案管理工作首先要开拓思想，加强学习国内外先进技术，制定档案管理信息化建设方案，有计划地建立电子档案系统。加强档案信息管理软件技术应用，有效利用计算机、互联网技术对档案信息资料进行收集、梳理、分析、检索、归类等，大幅提高工作效率以及增加档案信息资料的准确性。结合档案管理实际情况，科学合理的引进相应的数控设备。在收集、整理、归类纸质档案资料时，可以运用数控电子扫描技术，同步建立电子档案，减小劳动强度，提高管理效率。此外，要加强管理人员信息技术运用能力的培训，提升管理人员的综合素质和信息技术水平，全面提升人社档案管理的信息化水平。

（三）与时俱进，完善人社档案管理制度

档案管理部门应积极关注大数据时代带来的机遇与挑战，按照当前的管理模式，根据新时代的信息变化及时修订、更新、完善现有的档案管理制度。一方面，要关注现有的制度能否满足大数据时代的档案信息资料管理；另一方面，要关注现有的制度是否制约档案管理信息化工作的发展。管理部门要从两方面入手，一是与时俱进，查找管理制度漏洞，优化管理流程制度，完善管理制度体系；二是及时更新、修订管理制度，从制度层面上不断进步，指导人社档案管理工作的开展[3]。

（四）夯实基础，全面优化人社档案管理工作

大数据时代，信息数据增多，信息技术应用广泛，档案管理工作要从基础做起，从小事做起，把信息技术应用到档案管理的每一个环节、每一个流程，熟练运用先进的诸如数控扫描仪、打印机、自动化立体库房等现代化计算机设备。加强学习人社档案管理工作内容，积极利用云存储、云计算、网络传递、网络硬盘等技术，全面优化人社档案管理。同时，要加强档案管理的网络安全建设，合理运用网络保密技术和杀毒技术，避免档案信息资料泄露[4]。有效、合理地运用大数据时代的信息技术，切实提升档案管理效果和工作水平。

三、结语

在大数据时代，信息技术的变革可以说是瞬息万变，同时也会产生大量的信息数据，给传统的人社档案管理工作带来了巨大冲击，档案管理工作要转变管理思想，紧跟时代变化，及时改革，创新管理方式。通过人社档案管理工作内容创新，全面做好新时代的档案管理工作。