自动化办公环境下医院档案管理创新发展路径

文/潍坊市肿瘤医院 姜莉

在数据信息技术快速发展的背景下，自动化办公逐渐得到社会各界的认可与支持，尤其在医疗行业中，通过自动化办公技术，能够有效将繁琐复杂的档案管理工作化繁为简，提升档案管理工作质量，加快档案管理的现代化进程。然而如何有效应用自动化办公技术，提升医院档案管理工作的质量，一直是我国医疗机构面对的关键性问题。

一、医院自动化办公的基本内涵

档案管理自动化办公主要指通过互联网技术将办公与信息化相融合，实现数据信息的自动存储、接收、发送与传输。进而改变传统的办公模式，把手工归档方式转变为自动化归档的模式，提高了档案管理与行政办公的质量，提升了医院档案管理的可靠性。在自动化办公的特征层面，行政办公主要指进行文档处理、通知、起草文件、撰写业务文本、查询部门文档以及接收外部文档等内容。因此通过互联网数字技术产生各类文档、储存各类文档，并采用传真机、复印机等先进设备传递并复制文档是自动化办公的根本特征。然而数据库、网络通信以及计算机技术的快速发展，逐渐赋予了自动化办公新的特征与特点。首先是多媒体化。具体包括对动画、声音、图像、文字、数字的综合处理。其次是智能化，主要面对事务处理业务，负责智能型工作，譬如文字校对、识别，对文档内容的处理与理解等。再次是集成化。伴随网络商品与软硬件的逐渐成熟，系统与用户的集成，公共系统与办公系统的集成，共同构成了开放式集成系统。最后是数据交换，即通过互联网间的自动化与交换处理，实现信息的智能化与自动化数据的交换功能，具体包括决策型系统与自动化办公系统等。而在新时代发展语境下，档案管理自动化逐渐将网络技术、计算机技术融合到档案管理工作中，推动了医院档案工作的现代化与信息化进程。现阶段我国医院档案管理已经采用网络技术与计算机技术，对声像、照片、文字实行自动化管理。尤其在档案规模日益倍增的情况下，医院档案管理部门应拥有现代化的服务与管理手段，为档案的保管、储存及资源开发奠定良好的基础。

二、医院自动化办公的档案管理现状

（一）安全隐患。信息安全问题是关乎医疗机构发展的关键性因素，同时也是社会各行业需要极力解决的重要问题。尤其在档案管理工作中，需要关注文档的安全保密工作。由于电子文档没有指纹、字迹、签名等特殊标记，缺乏标准化的流程，所以电子档案在存储及处理过程中容易受各类因素影响，极易出现篡改、泄露、丢失等安全问题。通常来讲，医院档案管理工作既涉及医疗科研与技术数据，又包涵病人病例等敏感信息。任何信息的泄露与缺失都将造成极为恶劣的影响。尤其是电子信息病例中涵盖的检查数据、图片及文件等基本信息，如果发生泄露，将对医疗安全与病人健康造成恶劣的负面影响。

（二）素质不高。在传统的医疗档案管理工作中，医院通常采用人工归档的方式对档案进行存储、检索及处理。从事档案工作的人员主要为医院非专业人员，知识面较窄、学历较低，缺乏专业的档案管理理论知识，尤其在医疗档案管理现代化、信息化层面上，存在严重的知识匮乏问题。通常来讲，医疗档案管理是专业性比较强的行政办公工作，在不同的文档档案管理中，会涉及不同的管理技术与方式，而非专业人员在专业技能与知识层面上存在一定的欠缺，难以意识到信息化、自动化技术的关键性与有效性，进而在自动化办公背景下，难以抓住重点，无法推进医院档案管理工作快速发展。

（三）制度缺位。医院档案管理制度缺位的成因有多个层面：首先，医院难以改变传统管理理念，无法给予档案自动化工作足够的关注，导致相关管理制度没有得到建立与健全，甚至部分医院缺乏合理的制度框架，无法为档案管理自动化营造良好的制度环境。其次，自动化办公需要医院投入大量的财力物力，然而由于受传统发展理念的影响，医院负责人通常将大量资金投入医疗设备的引进与优化中，从而导致自动化办公发展缓慢，致使与医疗档案管理自动化办公有关的制度难以形成。最后，是认识不深入，医院负责人通常将办公自动化认为是利用互联网技术实现对电子档案的分类整理与有效存储，因此往往在档案管理软件层面下功夫，导致相关的政策与制度主要围绕在系统操作规范的层面上，而在硬件层面的建设工作依旧没有取得实质性进展。

三、创新医院档案管理机制的路径

（一）构建档案管理系统提升档案安全性。医疗机构的档案管理自动化办公主要有三部分组成：一是硬件部分。医院应提升对档案管理工作的重视程度，加大资金投入力度，引入先进的信息化设备，保障档案管理工作的有效进行。医院可根据自身的经营情况，采购云服务器或购进先进的服务器，在档案管理系统的支持下，将档案数据传输到服务器终端，以此提升档案管理的安全性与有效性。二是在软件层面。医院应采用先进的档案管理系统，提升档案管理工作的稳定性，并根据行政办公需求，开发能够自动识别并检测档案或文件在流转、查询、电子签名过程中所需要的数据的审核功能。三是在档案收集层面。医院应根据不同科室的档案生成与流转特点，采用云计算技术将所有科室的电脑系统置于主服务器中，以此在科室医生上传或共享文件时，减少因硬件设备故障所导致的信息遗漏问题。此外，在档案管理软硬件建设中，医院应研发或引进封闭性操作系统，以此规避计算机病毒对办公文件安全性的影响。

（二）加强培训力度提升档案管理的效率。档案管理人员是医院档案管理工作的核心，尤其在自动化办公背景下，如何发挥办公人员的主观能动性，是提升医院档案管理工作的关键。首先，施行竞聘制度，对现有的档案工作人员开展短期培训，并根据培训结果与工作质量，采取相应的竞聘管理制度。其次，积极引进专业人才，提升档案管理队伍的整体素质。其中在人才引进层面上，医院可考虑应届大学生或其他行业拥有多年工作经验的从业者，以此丰富医院行政办公队伍的人才层次，优化管理人员的专业内容。最后，定期开展专业化培训，即医院根据自动化办公的技术与专业要求，邀请业内专家进行理论培训与实践训练，以此提升医院档案管理人员的岗位能力及自动化档案管理意识。在专业培训过程中，医院应以办公人员为主体制定相应的激励制度，提升办公人员参与专业培训的积极性与主观能动性。

（三）建立健全医院档案管理的工作制度。自动化办公背景下的档案管理是较为复杂与繁琐的工作，如果缺乏制度保障，医院将难以发挥自动化办公的优势，无法提升档案管理的质量。首先，医院应借鉴其它医院的管理制度，通常来讲，我国针对信息化办公的管理制度相对匮乏，所以医院在制度构建阶段，应积极加强与其他医院的联系，观察并学习相应的管理手段及规章制度，并根据自身的需求，制定体系完善的档案管理制度。其次，制定规范性制度，在档案管理自动化过程中，通常存在从业人员操作不规范、意识不强的问题。因此医院应根据具体工作情况，制定相应的规范性制度，以此提升档案管理队伍的规范性与专业性。最后，在流程及管理层面上，电子档案的归档手续与流程是档案管理的根本，因此，医院应制定严格的监督制度，规范办公人员的归档流程。

四、结语

自动化办公背景下的档案管理工作具体包括对档案的统计、保管、鉴别、归档及整理收集等流程，然而由于传统管理理念的影响及从业者的素质问题，自动化办公的进程相对缓慢。因此在新时代背景下，医院应加强硬件与软件层面档案管理自动化建设的力度，提升对从业者素质的重视，制定严格的规章制度，以此提升自动化办公在医院档案管理工作中的效用。