大数据时代背景下档案管理探讨

文/河北省药品职业化检查员总队 聂利乐

随着我国科学技术的迅速发展和物联网的广泛应用，来自社会组织的大量信息已经产生了巨大的数据群，这些数据群不断衍生，逐步推翻了“云”概念，并为进入大数据时代进行了必要的推动。由于信息技术（尤其是Internet的迅速发展）对社交生活的影响，档案管理员已经开始意识到，计算机和网络已成为档案文件管理的基本工具和技术之一。因此，积极利用大数据和Internet平台与传统管理方法集成的管理方法，可以为企业档案管理构建一种更广泛而有效的管理模式。

一、基于大数据运用的档案智能管理的必要性

对于大数据运用的档案智能管理的必要性来说，档案的大数据智能管理是高效便捷查找与使用文件的必然要求。随着企业业务的不断发展，档案管理早已不再局限于传统的电子文档和历史数据检索，而是支持来自不同岗位的实时业务数据。在传统的文件管理模式下，用户可以通过简单的切换生产子系统来检索历史数据，或致电相关部门获取实时数据。基于大数据的文件档案智能管理与来自各种业务生产子系统的大量文件数据结合在一起，让用户只需获取和定制文件智能管理系统，即可快速提取所需的业务数据，包括实时滚动数据。通过使用大数据式档案管理，我们可以快速达到“发现问题—搜索数据—提供解决方案”的最终目标。

另一方面，智能档案管理是提高文件管理水平的一项基本任务。近年来，诸如大数据、云计算、物联网和宽带无线等新的信息和通信技术迅速兴起，新技术应用程序的成熟为转换业务操作模式创造了更多更新的机会，并为有效促进文件管理模式创新提供了重要基础。

二、大数据时代给现有档案管理工作带来的挑战

随着大数据时代的到来，企业的档案与文件管理需要面对大量爆炸性的数据信息，这给传统的文件管理模式带来了一系列挑战和困境，主要是在以下几个方面有所体现：

（一）对常规档案管理概念的影响。传统的文件管理任务主要是在不同类型的文件和不同级别的文件管理概念的指导下组织和管理所有类型的文件；而大数据时代各种文件是交织在一起的，这种数据信息在进行管理时，管理者要具备强大的决策能力、敏锐的信息发现能力和清晰的解析能力等，大数据时代的到来可以说已经推翻了传统的文件管理概念，让档案管理工作迈上了一个新的台阶。

（二）对传统档案管理工作带来的挑战。在大数据时代背景下，各种类型的文件档案基本形式已从传统发展到大数据时代，即从我们熟知的纸质档案为主的阶段逐步转变为以计算机为主的网络电子档案。随着社会的发展和科技水平的提高，企业档案的数量与日倶增，呈直线型大幅增长，在这种形势下，现有的网络数字档案管理方式已经无法满足大数据时代档案信息管理工作。在大数据时代，文件管理的重点是归档大量信息，但要专业地处理这些文件信息并发掘其中包含的巨大价值，然后更好地使用所有文件管理器，实现文件管理的科学性和高效率。以上是我们亟须考虑的重点问题。

（三）对档案管理人员的工作高要求。大数据时代的企业档案文件管理正朝着更高水平的专业知识和更加多元化和开放性的阶段发展，大数据与网络云计算之间的关系非常紧密，档案文件管理在收集、管理和使用方面与过去大不相同，比如，基于大数据的档案管理需要处理相关信息的分布式体系结构，这些高端和精密的工作都对档案管理工作者的管理概念和专业技能提出了更多的要求，所有这些都使现代档案管理人员面临着更大的“不进则退”的困境和挑战。

三、大数据支持下档案管理体制改革的策略

（一）搭建档案数据平台，提供高价值信息资源。千里之行，始于足下。建立一个高效率的档案数据管理平台是创新档案文件管理模型“千里之行”的第一步，只有做好这个基础，我们才能进一步构建文件管理系统的信息管理模型。随着企业规模和业务的不断扩大，企业档案数据在大幅度增长，档案管理人员面对大量的文件信息如果坚守传统的纸质管理模式，不仅会占据档案管理的大量空间，而且会浪费文件管理人员不必要的工作时间。因此，在大数据的支持下，档案管理部门有必要及时转变文件管理模式，建立一个档案数据管理平台，储存或查询档案。例如，构建一个相应的档案信息平台，或者将大数据用于建立一种电子文件管理系统，在这个文件管理信息平台中科学设置资源管理渠道，以最大程度地提高档案管理的工作质量。同时，将常规的纸质文件管理整合到大数据中，可以有效实现常规纸质文件的信息化转换，这种操作可以使平台为企业工作发展提供更多有价值的信息资源供给。

（二）深入挖掘档案文件资源，增强档案资源共享能力。首先，企业可以有效利用大数据处理技术，结合多种信息管理方法来实现大数据档案信息的网络管理，创建适合文件信息管理模式的管理环境，并为相关信息文件创建一个针对性的管理系统，然后通过这个管理系统，在企业的各个职能部门之间集成信息，进而提高数据档案信息的管理水平。其次，企业对大数据的档案管理系统构建要做到及时响应，与时俱进地更新计算机设备、网络系统等设备，为每个职能单位的文件信息管理服务器建立一个单独的子系统，部署专门的服务器维护人员。再次，基于大数据时代的档案文件信息管理是一项科学而系统的工程，在此过程中，管理人员应深入开展档案资源挖掘，提升信息共享能力，最大程度地提高大数据文件信息利用效率。

（三）提高档案安全重视程度，优化信息系统管理。为有效防范档案信息管理过程中的安全风险，有关单位应该在认识到档案管理工作重要性的基础上，积极创新档案管理模式，加大档案管理方面的资金投入力度，完善基础工作设施。同时积极采取各种行之有效的措施，提升档案管理人员的综合素质。比如选择配备具有档案信息化管理专业知识的人员进行培训；或者聘请档案信息化管理领域的专家学者，针对大数据背景下的档案信息化安全风险问题进行授课，以提升档案管理人员的专业素养；有条件的单位还可以直接招聘专业人才，提升档案管理队伍的整体素质。在大数据背景下，档案的信息化管理流程尤其重要。企业可以根据本单位工作实际，制定符合发展特征的档案信息化管理工作标准，并在内部进行宣传和普及，档案管理人员应严格按照指定的工作标准和流程执行，并且在数据共享的过程中尽量避免与外网接触，建立一定的安全防御系统，严格工作程序，提升数据资料的安全系数，有效提高档案信息化管理的整体质量。

四、结语

在新的大数据环境中，充分收集、存储和挖掘这些数据对档案管理机构来说不仅仅是一个难点，而且还是现代文件管理的重要机遇。因此，在Internet+先进技术的基础上，档案管理部门必须顺应当前发展趋势，努力改善传统的档案管理方案，积极整合用户档案管理要求，针对性地制定完善的文件管理模式，保证档案文件管理的可持续发展。