档案文件收发与整编的管理分析

摘 要：近几十年以来，我国的经济社会发生了飞速的变化，经济越来越繁荣，社会的发达程度越来越高，各方面的发展程度也越来越高。再狠所企业单位中，文件的管理和档案的整编成为一个很大的问题，经年累月的文件囤积下来，如何进行有效的管理，使我们要解决的问题。本文通过对档案文件收发与整编进行论述，分析所存在的问题，提出可行的政策建议。

关键词：档案文件：收发与整编：管理

1 引言

从文件管理学的角度来看，我们知道，档案是国家非常重要的一笔财富，是国家、社会在政治、经济、军事、科学技术、研究工作、人文素养、地理等等方面的重大事件的记录，具有很强的历史价值。这是人类社会实践的价值体现，也是知识学问的信息表达，是一种很具有影响力的信息资源。在众多的机构中，档案都很很多很繁杂，文件的数量十分的大，如何进行管理是各个部门的有压力的工作，具有原始性、依据性、广泛性、顺序性等特性。文件收发和与整编的工作十分复杂，本文通过分析档案文件的管理现状，从而提出一些可行性对策建议。

2 档案文件收发与整编的现状及存在的问题

2.1 很多部门注重收集凭证文件，却忽视文件档案的归档

档案的作用主要有两个方面，一个是起到凭证作用，作为一件事项的证据来证明，以显示这件事情的真实性。第二个是利用价值，用档案的利用价值来在很多事项中体现。在工作当中，每一项工作都讲求原则性，按照文件的原则来行事，做到有章可循，有法可依，讲究真凭实据。但实现在很多单位，很重视文件的收发和执行，却在文件作为档案进行归档整编工作上完成的不够，很多地方，档案文件遗失的问题很严重，工作单位发生变动时候，很多文件档案就丢了。而且在平时文件管理的时候疏忽大意，很多文件的操作很不规范，例如文件档案的复印需要严格的监控，在对文件的大量复印及流出后，使得文件收档案整编的价值大大降低。

2.2 缺乏档案资源的建设工作

档案是一个企业、、单位部门的最重要的资源，了解一件事情最直接的证据，具有很强的依据价值。而作为庞大的资源库，文件和檔案的管理应该具有一个整体性，现在很对单位的文件档案管理很混乱，资源无法统一吧，很多的文件在不同的部门归档。我认为应该建立一个统一的资源平台，收集所有的文件档案，使得资源的利用很加油效率，如果有人想查看档案，可以再平台上很快的找到资源，大大节约了人们的时间精力。并且让文件档案可以更好的保存下来，很好地受到相关人员的管理。

另一方面，档案文件的管理完整性主要是在档案收集当中，在以往的管理当中，我们只是对文件进行收集，却没有很好地管理，对于档案文件管理人员的技能和管理方式背景知识没有深入的了解，导致很多文件的管理没有一个系统的行为准则，这样通常使得在管理过程中无法把握文件的完整性。也是的文件遗失的现象十分严重。技术过程十分模糊，无法给工作人员清楚地管理策略。

2.3 文件档案的分类不清晰，资源构成的不完善

档案文件资源的运用很大程度上是由文件档案查询体系的管理平台，作为文件档案的基础，这是一个复杂的过程，通常在检索过程中，我们有时候对一个文件属于哪一类，认识很不清楚，就像图书检索一样，我认为文件档案管理也应该参考这种方式，对文件档案进行合理有效的分类，使得人们在搜索问件事依照所处的种类、型号等等迅速的找到文件，办事效率得到显著提高。

当然，这个方面我们的措施还是很缺乏的，主要是因为文件档案的分类是一个十分繁琐复杂的过程，文件档案的分类十分的所而且很细小，所以这给工作带来了很大的压力，我们从各个高校的图书馆资源建设投入就可以看出来，学校的图书馆在学校是一笔很大的投资，工作难度大，而且需要时时进行更新。所以对予单位来说，文件档案管理也是需要很大的人力物力来维持，当然他们之间也有不同，文件档案管理毕竟不像图书馆那样打的工程，作为一个小工程在一定的范围内还是比较容易操作的。

2.4 文件档案管理制度不完善，管理方法不规范

在很多的单位，并不能对文件大难进行很好地管理，主要是因为没有一个很完善的管理制度进行遵循，在管理过程中，制度体系不完善，这让单位管理文件档案的人员没有给一个可以操作的指南，不了解一个文件应该如何进行管理，而且在这种情况下，管理的很多方法不清晰，导致管理行为很不规范。这样对于文件档案的管理是很不利的，需要我们子啊这两个方面加大力度进行改变。

3 改进文件收发与档案整编的现象的对策建议

文件的收发与档案整编对于我们日常工作是十分的重要，我们应该对在其中出现的问题进行积极的改变，提出一系列的可行性建议来改变这些方面的不足。下面笔者从这几个方面进行一些个人的论述。

3.1 档案的利用价值应该提高，作用影响力加大

在日常的管理中心，我们不但要注重文件的收集。也要注重文件作为档案进行有效的管理，这是一种观念上的措施，要改变我们传统的一些习惯，注重文件的惠州，以作为档案来进行收集，这是我们的一笔巨大的财富力量。在日常的管理当中，我们应该按照整编要求，保证文件的原始性，体现出文档的真实性。另外，在文档的管理上，应该规范使用、复印文档的行为，也要给文件松绑也要给文件加双保险。管理人员在文档收集的过程中，及时对文档进行检验确认。保证文件的真实可靠性。

3.2 加强文件收发档案整编的系统性和完整性

档案管理人员与文件收发人员应该了解收发文件以及档案整编的技术和程序，一个管理的步骤应该反映着整体的思维与意图。应该可以全面的起到作用，系统的为所在的部门提供帮助，在管理方式行为方面应该积极的改进，以保持相关人员的专业性。在中，文件收发与档案整编的管理应该具有系统性和完整性，管理的顺序、做事的步骤、文件的审核都应该遵循一个制度，保证这个制度体系的整体性和完整性。

另外在工作当中，我们在文件的收集、归档、清单等等诅咒中，要注意技术方面的应用，子安在滇南技术很发达，而且网上数据库的的建设也是十分的发达，我们可以利用计算机和网络的优势，这样可以很好地解决档案的空间占用问题，而且在电脑上检索更加的迅速可靠。也方便进行文件的各种事项，比如统计、查询、总结、分类等等。

3.3 努力改善文件收发和档案管理的分类

完善档案文件管理的分类是十分重要的，这直接影响了能否建立起完整的类别体系，以及做到档案的有效管理、规范方式和标准化步骤等等。根据够假的文件分类方法和指南，我们可以初步对分类有个大致的了解，另外我们要参考图书分类方法进行改进，积极改善自身的不足也要发扬自己的特色。

我认为可以从两个方面进行改变：第一，我们可以增加设备，增加空间，以及人手等，这主要是进行硬件的改变，比如增加多个办公室，改装成我们的资料室，抽出比较多的人手进行档案的管理，另外可以购买更先进的设备，比如电脑，我们可以购买更先进的电脑来增加我们资料的安全性和存储的迅速性，也可以购买更多的、更先进的扫描设备，这样可以明显提高我们的办事效率。

第二我认为可以更新分号码，我们应该随时更具时代的变化而不断更新自己的分类号识别，以前的分类码很多已经淘汰，在现在看来是很缺乏的，我们积极更新也可以让很多新型的文件找到属于自己的类别。

4 结束语

文件收发和档案管理使我们信息资源的重要组成部分，我们应该积极的完善、改变、改进，这样才能使得自己的信息资源的到很好地利用。

参考文献

[1]沈丽华：《发挥科技档案信息在科研课题研究中的作用》[J]，《科技档案》，2007（3）。

[2]廖忠：《论企业档案信息资源的开发利用》[J]，《航空档案》，2003（1）。

作者简介

李琳（1981-），天津市，天津水务集团有限公司引江市南分公司。