新形势下做好企业文书档案保密管理工作的思考

文/广东省建筑工程集团有限公司 季婉楠

《中华人民共和国档案法》出台后，企业意识到文书档案管理工作的重要性。由于企业运行项目较多，各个部门都有很多档案资料，无形中增加了档案管理难度。虽然企业比较重视档案管理，但是工作中仍存在一些问题，导致保密工作不到位。本文就此进行分析。

一、当前企业文化档案保密管理工作存在的问题

（一）管理观念单一。社会在发展进步中，企业运行方式也逐渐发生变化。在科学技术背景下，现代信息技术逐渐被应用在企业运行中，提高企业经营生产效率。在企业发展背景下，文书档案保密管理工作，也应跟随时代发展脚步，应用现代信息技术进行管理工作。由于企业管理人员观念守旧，忽略信息技术在该方面的应用，导致档案管理工作仍采用落后纸质管理方式，进行管理保存。这种保存方式，已经不适应现代社会发展，同时保存文件，会因为外界因素，出现丢失、破损的情况。

（二）管理制度有待提高。为了保护企业档案信息安全，我国出台相关的法律法规，作为企业档案保密工作开展的依据。但企业在发展，时代在进步，档案管理数量不断增加，传统管理制度需要根据企业发展变化而完善。很多企业档案制度的完善，过于强调保密工作，无法保证工作效果。

（三）信息技术开发力度不够。21世纪是信息时代，无论在企业发展中，还是其他领域，信息技术开发与应用已经成为非常重要的工作内容。在文书档案保密管理中，若是应用信息技术，可以减轻工作人员工作压力，同时能够提高工作效果。但是企业发展过程中，往往利用信息技术开展其他工作，忽略档案保密管理工作。

（四）工作人员素质有待提升。文书档案保密管理工作的主体是企业员工，员工的素质会影响档案管理质量。在企业档案信息管理中，会让其他职位人员以兼职的方式管理档案信息，或者聘请非专业人员参与管理。由于档案管理人员素质参差不齐，影响档案保密管理工作的开展。

二、企业文书档案保密管理工作的价值

（一）企业发展资源。影响企业发展的因素有很多种，其中企业文书档案占据着较大部分。企业文书档案包含企业非常多的信息，无论是人力资源方面，还是财务方面的内容。其是企业发展过程中，积累下的经验与宝藏，也是为企业发展提供动力的重要因素。企业项目运行中，所有的数据、信息，都需要将原始数据作为基础，进行有序的沟通互动，进而完成项目内容。

（二）实现商业管理途径。企业文书档案的内容虽然以科学技术为主，但是企业经营、其他机密都在其中。这些资料在企业发展中占据十分重要的地位，是促进企业转型发展的重要数据。若是管理不当，导致管理档案信息泄露，将会对企业产生无法挽回的损失。在企业发展运行中，应重视文书档案保密管理工作，解决实际问题，以此保证信息的安全性，为企业稳定发展提供保证。

（三）体现企业信用的主要依据。对于企业发展来讲，诚信非常重要，其可以提升企业竞争力，也会对企业发展产生负面影响。随着社会的发展，对文书档案信用度的要求也随之提升。信用度彰显企业经营情况，同时能够反映出经营者的经济情况与诚信情况，是企业最大的财富。文书档案，则是记录企业自成立以来，所有发生的事情，其可以展示出企业信用度，是促进企业经济效益提升的重要因素。

三、做好企业文书档案保密管理工作的策略

在市场发展的新形势下，企业应重视文书档案保密工作，结合实际工作中存在的问题，制定针对性管理策略，避免信息泄露或者丢失的情况出现。文书档案管理工作，作为企业重要组成部分，其可以展示企业发展足迹，同时也能够体现企业经营状况。因此，应加强对这方面的管理，为企业发展提供理论依据。

（一）培养文书档案管理人员素质。文书档案管理人员，作为档案保密管理的重要环节，其专业素质与综合能力对该工作能否顺利开展会产生重要影响。企业管理人员转变工作理念，加强对文书档案管理的重视，组织相关的培训活动，引导档案管理人员学习专业知识，丰富自身知识结构，以便在工作中灵活应用。此外，由于企业部分管理人员并不是专业人士，企业可以招聘一批专业的文书档案管理人员，丰富管理队伍，提高企业文书档案员工整体素质。在培训工作中，将文书档案管理的重要性、管理方法教给管理人员，使其根据相关的要求进行专业管理。针对计算机应用能力差的人员，可以进行单独培训，引导其学习新技术，更新管理理念，以此提升管理效率。为文书档案保密管理工作开展提供人才保障。此外，应发挥管理人员的作用，引导其对不同类型的档案进行分类，将档案存放、借还信息明确记录下来，以便保证档案的安全性。日常工作中，管理人员应定期清扫，保证档案室的干净整洁，避免外界环境对档案信息产生影响。文书档案管理人员，应具备责任心与保密意识。由于文书档案信息具有较强的机密性，若是工作态度不理想，则很有可能将档案信息内容泄露出去。因此，应选择专业能力强，拥有敬业精神的人员，以保护信息不被泄露。

（二）加强硬、软件设施投入。企业管理人员应意识到文书档案管理工作，会根据企业的发展而发生变化，其存在形式可以根据时代的变化进行调整。在日常工作中，应对企业文书档案发展进行合理规划，确定实施方案，建立相关规章制度，为工作开展提供便利。可以将档案室、工作室、借阅室分开，避免不法分子趁机获取信息。档案管理工作中，应具备设备扫描仪、打印机、复印机，以此保证工作人员顺利工作，避免因设备不足出现的工作问题。文书档案一般会放在企业的库房，或者闲置的房间。由于文书档案管理内容具有机密性的特点，因此应选择适合的库房。一般企业会将文书档案放在办公楼的地下室，这种方法并不可取。地下室环境潮湿，没有光照与通风，会导致档案卷宗腐烂。因此，可以将文书档案放在通风好、光线足、人流量少的地方，以此保证档案信息的安全性。库房防盗工作应做好，安装监控设备，设计远红外防盗系统，不为不法分子留机会。此外，库房应培训消防设备，且工作人员必须具备消防设备使用能力，借此保证信息安全不受外界因素影响。

（三）完善管理制度。管理制度，是文书档案保密工作开展的前提，也是重要环节。无论是借阅，还是存放都应遵循相关的流程。工作人员借阅时，需要经过上级领导的许可，并说明借阅的原因，方可阅读相关材料。存放文书档案时，也应有明确的记录，以此保证信息的完善性。对于出入档案室的人员，进行登记，未经许可，则不可以入内。文书档案管理工作对企业发展有非常重要的作用，建立有效管理制度，解决传统工作中的不足。通过有效的规章制度，可以保证文书档案保密工作效果，能够有效提高工作质量。

（四）建立信息化档案管理。在文书档案管理中，应用现代信息技术，可以提高工作效率，能够提高信息保密性。信息化档案的建立，可以实现信息资源共享，对于机密性的信息，只有获得许可后，才能够登录获取。信息化档案管理建设，能够减少工作人员的工作量，同时可以避免传统管理带来的信息丢失问题出现。企业若是应用信息化管理方式，则需要建立防火墙等杀毒软件，避免出现黑客窃取数据的问题出现。信息化文书档案管理的应用，符合新形势发展特点，能够有效提高企业经济文化水平，可以促进企业更好发展。目前，这一技术在我国多个企业被应用，已经取得非常好的成绩。

四、结束语

总而言之，企业发展中，应重视档案保密管理工作。立足文书档案保密管理工作中存在的问题，制定针对性解决策略，以此提高档案管理工作的保密性。在实际工作中，引进现代信息技术，培养管理人员的专业素质，实现信息化管理，为企业持续发展奠定基础。