加强人事档案管理信息化建设探究

文/云南昆明血液中心 李苑

新时代是网络时代，更是信息时代。在网络信息化迅速普及的今天，传统的纸质档案管理已经无法满足要求，运用信息化管理手段来推动人事档案管理工作的高效开展，逐渐成为时代潮流中档案管理的发展趋势。时代的迅速发展必然会导致传统的人事档案管理方式逐渐被淘汰，人事档案管理的信息化发展是人事档案管理与现代科学技术相结合的结果，也是顺应时代的需求。现阶段，由于制度建设、信息技术、经费投入、人员素质等各方面条件的限制原因，部分单位的人事档案信息化建设一直处于停滞状态，甚至在一定程度上阻碍了信息化建设的发展进程。由于智能化数据终端的大量出现，人事档案管理信息化建设必须加以重视和思考，从而探索出信息化建设的有效策略，提高人事档案管理的整体水平。

一、人事档案管理信息化的意义

在人力资源管理中，人事档案管理越来越成为关键的环节。新时代的人事档案管理是一项系统化和信息化的工作，各单位的竞争已经由单纯的经济竞争转变为数据的竞争，乃至信息的竞争。而人员信息的集中存储管理将为人力资源的管理添砖加瓦。如何通过对人事档案的有效管理来促进单位组织的不断变革发展，成为高层领导需要重视和深入考虑的课题。运用先进的信息化手段，建立起信息化的档案管理机制，不仅保证了人事档案信息的准确无误，减少了管理漏洞，同时有利于人事档案信息资源的快速查阅，提高了档案信息的利用率。

二、人事档案管理的现状和存在的问题

（一）管理方法落后。现阶段，很多单位的人事档案管理工作仍沿用传统的管理方式，完全依靠人力劳动，效率低下且管理不规范。在统计的时候，完全靠手工录入，更新时间不及时，效率低并且容易出错。特别是随着单位的不断发展，人事岗位的人员变动比较频繁，使得人事信息的管理缺乏一定的延续性，人员信息在交接过程中出现遗漏等问题，管理混乱，越来越多的单位管理者意识到，一成不变的管理方法已经不能满足现代单位的档案管理要求。

（二）信息存储设备、软件落后。首先，传统的人事档案大多以纸质存储为主，占用空间很大。单位为了解决这个问题，花费一定的人力物力，建立专门的档案室和配备专门的人事专员来进行管理。另外，在档案保存方面，使用U盘、硬盘这样的存储工具，但是这样的存储在信息流转过程中存在信息遗失和泄露的风险，在信息安全保护方面有所欠缺。其次，虽然说单位目前配备了一定的计算机硬件和网络信息化基本设备，但是由于单位的重视力度不够，导致人事档案的信息管理系统一直不能上线，所以缺乏完善的档案信息化管理系统，真正进行信息管理时，还是采用简单的EXCEL表或简易的信息管理软件，同样影响人员的工作效率。

（三）信息管理人员的素质问题。各单位在安排人事信息档案管理的过程中，往往对相关人员的专业知识和职业素养并没有过多的考究，有的甚至只要会使用基本的办公软件就能上岗。这样势必会对人事信息档案管理的专业性和安全性造成影响。现如今，信息安全是不可忽视的重要话题，随着网络的发展，重要的人事信息极具价值，如果被人窃取或被利用，将会给单位带来一定的损失和影响。

（四）信息真伪难辨。传统的纸质材料在存储过程中，虽然占用一定的存储空间，但是纸质材料具有更改困难的特点。然而信息网络化后，很多信息更加便捷化的同时，存在容易更改的特点，而且信息更改的痕迹很难追寻，所以，导致人事档案信息资料的真伪难辨。

三、人事档案信息化建设策略

（一）加强对档案管理信息化的认识。认识是改变的源泉，是指导先驱。所以，要想做好人事档案的信息化建设，就必须充分认识到信息化管理的优势，特别是单位的高层管理者，只有接受了先进的文化理念，对信息化建设有了认同感，才能对人事档案的管理发展予以支持，才能确保其建设发展的稳固顺利。只有单位上下都认识到干部人事档案信息化管理是一项必要的、影响长远的工作，对于单位发展和建设有长期的重要意义，才能使信息化档案管理有发展壮大的基础。

（二）引进先进设备，建立强大的信息数据库。首先，目前大多数单位的计算机设备比较陈旧，而人事档案信息管理方面的设备更是数量有限。现代社会的发展，新型的设备不断出现，需要单位管理者有一定的敏感性，积极引进，加速信息化的建设进程。其次，要建立独立的人事档案信息数据库。一般来说，信息化的建设是以网络服务器来管理的，需要将基本人事信息录入服务器中，建立庞大的数据库后再通过软件系统来进行管理。在建立数据库的过程中，要注意原始档案信息与数据库中的信息保持完全一致，确保它的原始性和准确性。而软件系统在设计制作的过程中要具有可操作性，更加直观和方便查阅。最后，网络信息部门可以设置一定的系统范围内的权限，对各单位的管理查阅权限要做好相关的规划设计。在保证人事档案管理合理的同时扩大档案信息的涉及人员面，实现信息管理的多维度和多层次化。

（三）提高档案管理人员职业素养。在人事档案的信息化建设中，档案管理人员水平的高低直接影响了档案管理的成效，甚至影响到人力资源管理水平的高低。因此，需要加强对相关从业人员的考察和选择，其必须具备一定的数据处理能力，具有较为扎实的专业理论知识，能接受并能迅速熟悉信息化的软件操作系统，要加强档案工作人员的责任心建设、素质培养、安全意识的教育。在职档案管理人员要不断加强自身的学习和技能的提高，可以通过较为灵活的方式，比如自学和参加培训，熟悉专业化的信息操作系统，有简单的问题处理能力，避免违规处理带来的漏洞。人事档案信息涉及个人的隐私，不可以随意泄露，所以，从业人员的职业素养尤为重要，要有强烈的安全意识，防止个人信息的泄漏和外传等现象发生。

（四）加强信息的安全防护。除了上述说到的个人安全意识要提高之外，提高系统硬件条件方面也可以作为安全防护的重要保障。为保持系统的稳定高效运行，保证人事管理信息的准确安全，需做到以下几个方面：1.首先可以对网络系统进行不定期的安全检查，网络信息部门及时对系统进行检测，做好对数据流转的出口监管。2.做好防护墙措施，做好软件防护程序的及时更新，也可以设置相应的密码和访问权限，做好身份识别等保密工作。3.要注意数据信息的备份工作，防止突发情况。

（五）信息化建设需要和实际相结合。各个单位承担的主要职责不同，人员规模和制度建设也不尽相同，具体情况都存在不一致。因此，人事档案管理的信息化建设不可生搬硬套，可以学习和借鉴先进单位的管理思路，结合本单位的实际情况推进，不可好高骛远，这样才能真正保证人事档案管理信息化建设稳步推进。

四、结语

现代社会已经是数据化和信息化高速发展的时代。单位的竞争已经转变为信息的竞争。人事档案管理信息化建设是人事档案工作发展的必经之路，加强人事档案管理信息化建设是推进人事档案现代化管理的必要途径。单位必须要认识到，人事档案管理影响人力资源的管理水平，甚至对整个单位的管理都起到重要作用。因此，要提高对人事档案数据信息的管理，通过不断改进策略来加强信息化建设，推动单位更好更快发展。