医院档案管理在医院文化建设中的作用探讨

文/山东省菏泽市立医院 张明亮

医院每年产生的档案资料内容较多，有关医疗建设、仪器设备、患者状况等方面的资料能够以“海量”来形容。医疗机构档案是医院改革发展尤其是文化建设的关键环节之一，直接关乎文化建设的效果与丰富程度。由此，在医院档案保管方面需要引起高度重视，如此方可多层面推进医院文化建设活动的进行。

一、医院档案和医院文化建设的概念及关系

医院档案主要指医疗机构在从事医疗、教科研、管理等项目中直接产生的具备保存意义的各类文字、图表、影像等多种载体、模式的历史记载。医院档案准确记录了医疗机构的发展史及创业史，重现了医院建造与发展的整个过程与全貌，其是医院文化的沉淀，是医院宝贵的文化财宝，属于医院文化的关键构成部分。医院文化主要指医院在长时间医疗服务活动、教科研以及管理阶段逐步产生的可以为全体员工普遍接受及共同遵循的具备医院特色与行业特点的理想信念、价值理念以及行为标准。医院文化属于医院的底蕴与灵魂，属于一种价值观，还是医疗机构市场竞争力的关键构成部分。就医院文化概念来说，医院文化存在层次性，通常包括医疗机构物质文化、医院体系文化以及医院精神文化。其中，医疗机构物质文化指的是院容院貌、院内建筑结构等院内环境及院徽、院标以及院旗等各种标识。医院体系文化是医疗机构从事医疗、教科研以及管理等项目中建立的各种规章制度的统称，其是医院稳定经营的前提。医院精神文化主要指在医院历史经营阶段沉淀出现的，得到所有员工认可与维护的精神、价值观念等，是医疗机构的精神支柱，属于医院文化的核心。

二、医院文化建设方面档案管理起到的作用

档案管理属于医院文化发展的关键环节，医院通过设置档案室，管理有关医务工作者的档案信息和病人的基本资料，采用科学的信息系统，高效的管理资源，由此提升工作的便捷性。在医院文化发展中，档案管理正持续推动医院发展。当前医院档案管理也开始朝着创新管理改变，档案管理不只是实现了对有关人员的信息管理，对医院所出现的重大活动和医院的有关文化建设，也通过多种形式被记在档案之中。医院档案管理对医院文化发展具有非常关键的影响，且长期以来，档案管理是医院文化发展最经典的回顾。因此，在管理时医院既要注重医务工作者的信息管理，还要注重医院有关文化活动开展的管理。

（一）医院档案给医院文化发展带来数据资源。医院文化即医院在长时间医疗工作中慢慢出现的以人为主的文化理论、价值理念、生活模式与行为准则等。医疗机构的文化建设，无法一朝一夕就实现，医院文化建设应当在医院发展阶段通过领导者积极引导，创建出相应的文化背景，且以医院关键文化观念为前提来持续建立和健全医院文化。该阶段医院档案可以有效记录与传承医院文化产生的过程，档案管理可以在医院文化建设进程中带来数据资源。经过管理好、应用好医院档案，可以从档案管理中发现信息来推动医院文化创建。而且，在医院文化创建环节，给医院档案积累与丰富了许多资源信息。医院档案与医院文化二者相互作用、相互依存。

（二）档案管理给医院文化产品带来增值服务。医院档案保管活动的开展可以为整合与增值医疗机构文化产品带来方便。医院文化针对医院经营中先进的人物与关键人物的思想整合，针对医院文化的优化和发展具有非常显著的作用。医院开展档案管理时，可以对医院发展阶段的大型活动、典型事项等进行深挖、采集、整理，形成各种医院文化产品，锤炼医院文化内涵，充实医院文化价值。医院文化产品很多，比如医院院史、院志以及规章制度、文化观念、文化手册、各种丛书、文化长廊等，这些医院文化产品的产生，直观、准确地体现了医院传统文化，传播了典型个人与事件，传递了积极能量，激励了全体职工，调动了医务工作者的价值共鸣，更有助于推进医院职工对医院文化的认同与融入。

（三）有利于创建医院文化品牌。医疗机构档案属于文化积累的重要表现，医院档案保管环节，以档案为主要材料，给医院文化发展带来翔实的素材，产生的各种文化产品，不仅能够发扬医院良好的传统文化遗产，还能够为医院文化发展的革新带来思路。经过档案开发出的精品，产生了医院文化品牌，可以为医院形成较好的社会形象，提高医院文化附加值。通过完善医院档案保管持续提高医院品牌效应，创建医院独特的文化品牌。

（四）有助于提高医疗工作人员的道德素养。档案管理活动的有序开展对医疗工作人员在实践中将病人视为工作核心有一定的监督意义，特别是伴随各项法律法规的持续规范，档案管理的关键性逐渐显现出来，医院不仅要尊重病人隐私，还承担着对病人实行有效治疗的关键责任。

（五）有利于医院文化得到层次化完善。医院档案涉及的内容较多，牵扯的范围大，经过妥善保管档案，能够抽象出各个层面的信息，这些均能够为文化建设提供服务，对当下医院文化发展有导向性功能，有利于医院文化建设者在各个文化建设方面的深入耕耘。而文化属于医疗机构精神面貌的具体表现，通过文化能够更加深层次地展示医疗机构的宗旨、观念等，这对塑造新时期医院形象具有显著作用。

三、医院档案管理的现状

（一）医院本身对档案管理缺乏重视。因为医疗事业的独特性，许多医院在经营中还有重临床疏于管理的思想，而且觉得档案管理不重要，无法给医院带来一些作用，有的医院设置了独立的档案管理中心，但是对档案使用度较低，使医院档案变为资料室中尘封的“秘籍”，这种思想极大限制档案工作的开展。

（二）档案管理者专业素养尚待提高。许多医院档案管理者均非专业化人才，由其他部门的员工兼职，还有雇佣临时员工来管理的，文化程度与专业素养均有明显差距。这样明显无法满足现代化医院发展需求，档案整理滞后，信息库建设不健全，许多关键的资料可能会丢失。

（三）档案管理设备不完整。因为当前国家土地应用较为紧张，医疗机构的建设面积也遭到很大限制，许多医疗仪器的引入均要考量医院面积的应用状况，因此医院档案保存仅能在狭小且杂乱的地方。尽管科技的进步使许多档案资料均实现电子化，但所有档案的电子化还要求长期的转变，大量资料还停留于人工检索、整理过程。

四、医院文化建设方面档案管理的发展策略

（一）完善档案管理制度。医院档案管理环节，首先要科学计划档案管理活动，且把档案管理引入医院总体规划中，这既是管理工作的前提，还是档案管理朝着现代化发展的关键基础。所以，医院文化建设期间，要按照医院的实际情况制定一个完善的管理制度，再合理配置档案管理任务。其次，完善体系，医院重要负责人属于档案管理体系方面的首要责任人，分管院领导为牵头人，主办中心专人负责处理档案具体任务。而且要把具体任务分配到人，如此方可有效全面监督医疗机构的档案管理工作。最后，健全监督考核机制。如此将档案管理体系变成一个闭环，真正把档案应用好，为医院经营服务，为医院文化创建服务。

（二）推动档案管理数字化发展。伴随经济的快速发展，数字化融入各行各业，在医疗卫生方面，信息系统的使用是非常重要的，医院档案保管的数字化发展，提升了管理水平与工作效率，推进医院档案管理勃发，推动了医院发展。医院要在政策方面提供支持，提高对档案管控的投资，特别是数字化管理上的投入，推进医院档案数字化发展，更好地为医院管理者决策、医务工作者查找、医院文化内容提炼等档案应用服务。

（三）加强档案管理者专业培训。专业化、现代化档案管理者是档案管理数字化发展的基础保障。目前，许多医院档案管理者的年龄较大、数字化专业技能与水平较低。在数字化发展的新时期，医院要注重培养与吸引大量年轻的现代化人才，在薪酬待遇方面进行倾斜，在职称晋升方面提供支持，在评先选优方面引起重视，逐渐制定出一支现代化、年轻化的档案管理人才团队，且全面突出其带头功能，促使全院兼职档案保管者同步发展，为档案管理数字化发展打下良好的人才基础。

（四）深入挖掘医院档案文化价值。档案管理各种制度规范后，要深入挖掘医院资料对医院文化发展的有用内容，逐步提取档案中的精华，由个体到总体，由抽象至具体地挖掘档案中的文化资源，而且按照所挖掘的信息做好相应的选题规划，对档案中所展现出的文化内容加以整合开发与重新创造，最后创造出满足医院特征的医院文化。

（五）提高医院档案管理部门管理职能。若想充分体现医院档案保管的优势，需要设置医院档案保管部门，通常医院档案室均是院内办公室主任管理，不能对每项任务都做到详细。所以，要把医院档案部门隔离出来，提高医院档案管理部门的管理职能，分配专门的档案部门负责人。档案保管不仅仅是各科室把信息送来，而是需要主动采集，实时把握医院的发展动态，突出医院档案保管部门的职能。

五、结束语

总之，提升医院档案管理质量对其经济、文化发展的促进作用非常明显。一个成功的医院必定在其建立初期就开始注重档案整理与积累，医院文化内涵也在档案中充分表现，对今后医院的从业人员有较大的教育作用，医院自身也在关键层面提高了核心竞争力。简而言之，现代的医院应有精密的医疗设备、科技高超的医疗人员，还要具备现代化档案管理平台，唯有如此方可为病人带来最好的服务。