乡镇档案管理存在的问题及对策研究

文/文水县开栅镇人民政府 周亚丽

近年来，我国无论是在经济上还是在科技上都有不小的成就，对于乡镇经济发展来说，乡镇企业所生存的经济市场环境需要得到进一步的改善与加强，档案管理在很大程度上影响着新农村背景下乡镇建设的工作改革。为了让新农村工作的快速推进以及乡镇经济市场能够得到日益繁荣，就要在乡镇档案管理上加大工作力度。这对于乡镇政府来说是一次考验，也是较为严峻的挑战，需要快速发现问题并进行讨论，以得出解决对策。以下就是笔者在乡镇档案管理中发现的问题和对应措施。

一、在乡镇档案管理过程中出现的问题

（一）各级对档案管理工作的认识存在偏差。在以往的乡镇管理工作中，通常对乡镇档案的管理工作并没有投入过多的人力、财力等资源来鼓励、支持此项工作的开展。在传统形式影响下的档案管理工作并不在上级部门的检查工作范畴范围中，对于基层档案管理工作的主要形式、管理工作模式以及相应的基层档案管理的工作业绩没有明确的指标和内容条例去执行。因此对于档案管理工作程度的好坏与否也没有明确的区分，甚至在乡镇档案管理工作中还存在着“挂名”情况的不良现象。对于这些问题和情况的出现与发生，笔者总结了几点原因：（1）涉及乡镇档案管理的领导人员没有负起自己相应的工作责任和主要义务，放任档案管理模式“野蛮生长”，进而出现了当下存在的不良现象。（2）针对乡镇档案管理的基层工作人员来说，就职管理工作职位的员工对自己所从事的工作没有详细的了解，进而在思想认知上对档案工作的理解多多少少都会存在着一定的误解。（3）乡镇级以上的领导管理部门，没有积极重视乡镇档案管理的重要性，对乡镇档案管理的物资及人力人才的投入都略有缺失，因此在档案的安全性上的程度较低，导致档案的折损率大大增加，由于对乡镇基层档案管理人员的鼓励力度不足，不能很好地提升管理工作人员的工作热情，使其更好地履行自身的工作责任和义务。

（二）乡镇档案管理体制机制不够完善。新中国成立以来出台过许多有关档案管理、档案保护的法律，但是这些法律都是保障了档案本身的安全，在地方档案管理方面还存在着一些问题。由于档案管理机制不够明确，国家《档案法》没有落实到位造成难以收拾的事件时有发生。在档案管理机制方面也还存在着许多的漏洞与错误，比如有许多档案没有交由档案管理人员放于档案管理处统一保管，而是直接交予有关领导或者留在了个人的手中自行保管，档案中所记录的大大小小的事件都对一个人的一生有着很重要的作用及影响，如果档案在领导或者个人的手中保管且不进行统一的管理，无论是对档案的有效性还是对档案的完整性都存在着一定的隐患，会造成档案丢失的现象。

（三）乡镇档案管理人员专业素质不高。一方面，由于上级部门对基层档案管理工作的忽视且人力物资的投入不足，在基层档案管理中缺少专业档案管理人才进行管理。众所周知，类似的工作职位还有许多，比如我们常说的“临时工”，在政府机关部门也会有这些职位存在，在城管部门的此类工作人员较多，大多都是兼职和临时工，非长期在编工作人员，过多的短期员工无论是在档案管理方面还是在其他部门管理方面的工作中都会成为一个很大的“定时炸弹”，往往由于这些管理工作人员的管理工作素养略低、不熟悉整个工作流程，所以就不能很好地执行管理工作。这对档案管理工作产生难以跨越的阻碍，甚至有的会对管理工作带来不好的影响。另一方面，档案管理工作的流程相对来说严谨且繁琐，档案无论是入馆还是出馆都有着许多的步骤、许多的审批流程，倘若档案管理人员不固定，上级对人员的随意调动加之档案的种类、数量繁多，工作人员就不能够在短期内了解档案的情况，就很有可能使档案的安全性不能得到保障，造成档案丢失、损坏等现象，甚至出现由于人员变动让整个工作流程受阻延迟的状况。

二、针对乡镇档案管理工作问题的相关对策

（一）加大档案宣传力度，加强档案管理意识。对于以上在基层档案管理工作中出现的问题进行总结可以发现，档案管理工作不到位的原因有上级对档案管理工作重视不够，还有管理人员对自己所从事工作的认识度不够等。要从根本上消除这些问题，就要从主要的原因上下手解决。想要切实有效地解决在基层档案管理中出现的问题，只有提升该类工作管理人员的工作意识以及上级部门对档案管理工作重要程度的认识，才能大幅度提升乡镇档案管理工作的效率，保障档案管理工作顺利进行。对于提升上级领导及档案管理人员的工作意识，笔者研究出了一些解决措施，措施分为两个方面：1.提升上级领导的档案管理意识。组织政府相关领导及人员对《档案法》进行集中学习，做到将法律与实际相结合，将《档案法》的内容积极准确地落实到现实的乡镇档案管理工作中去。在新农村建设时要加强对档案管理工作的重视，比如实行有关档案管理的相关考量标准，对于个别涉及到档案管理检查与考核的部门，该部门领导要将档案管理工作算到考量的范畴中。2.提升乡镇档案管理人员的工作意识。可以采用企业惯用的“多劳多得”的机制，让员工在工作中投入更多的热情，在形成高度工作意识的同时给予必要的奖励，使员工为工作作出更多的奉献。这也是一种竞争意识培养的有效管理方式，在员工的工作效率提升的同时使整个工作氛围变得更好，无论是对上级领导还是对当地的新农村改革来说都是有一定有利影响的。国家《档案法》中提出地方部门要宣传档案的重要性来使人民增强重视意识，治标先治本，要先改变工作者的意识。

（二）完善乡镇档案管理的管理机制。乡镇档案隶属国家档案的一部分，属于基层档案管理，是组成我国整体档案框架的重要部分。为了能够保障我国档案体系的完整与安全，就要确保基层档案的完整性、安全性，因此要严格遵守我国《档案法》中的管理流程，整个档案管理的过程包括模式、制度在内的内容得到足够的完整来保证。要对档案管理中的人事调动和频繁出现的“临时工”现象予以解决，完善乡镇档案管理制度。对于档案管理人员要经过一定的调查和筛选、考核，杜绝“关系户”的随意工作安排。对于上级领导的人员变动指示，也要对其工作的效率进行定期的考核，同时还要建立相关的档案管理小组进行监督管理，或者设立群众组织来进行监督，建立完整的管理监督体系。在工作中要按照正确的档案管理工作流程，坚决把每一步做到位，上级领导也要不定时地对档案管理工作走访，对工作中的问题进行及时地总结并快速、有效地解决这些问题。

（三）加大人力、物力的投入力度。我国还存在着许多乡镇，且还有少部分戴着“贫困”的帽子。由于个别乡镇级档案管理工作中缺少优秀的档案管理人才以及资金的投入，很难保证档案的安全性和完整性。档案的安全得不到保障无论是对个人还是政府都存在着很大的隐患，对于新农村的改革建设也会造成很大的阻碍。所以上级应在乡镇档案管理工作上增加人才和资金投入，积极调配优秀专业档案管理人才对基层档案管理工作进行有效指导，投入适当的资金进行档案管理的库房建设以确保档案管理的安全。为进一步加强档案的安全管理，可以利用新的监控技术。

（四）通过新形势下新技术的方式进行管理。大多档案还是以纸质的形式在库房里保存与管理，在管理和寻找上都相当麻烦。以此种方式进行管理，当档案过多时会严重地影响到管理工作的效率。可以结合当前普遍的信息化管理，将档案录入计算机中，通过关键词搜索能够快速地找到对应的档案。利用信息化档案管理可以提升工作效率、降低档案存储的折损率，纸质档案存放久了会出现掉色、磨损等现象，采用信息化档案管理可以解决这一问题。对于信息化档案管理还可以使用新的更安全的系统进行网络信息保护，防止政府档案管理系统受到网络病毒的攻击。

三、结束语

乡镇档案管理是国家档案框架的重要内容，对我国整体发展和乡镇的新农村建设都有着很重要的作用。提升乡镇领导和档案管理人员的档案管理工作意识来加强对档案的保护，采用科学技术保障档案安全，适当投入物资进行档案管理工作的建设，健全管理制度来保障基层档案管理工作的进行。这些是对乡镇政府档案管理工作中出现的问题的解决方式，希望对乡镇档案管理工作起到促进作用。