基于OA协同办公的民航类公文规范化工作流程探析

在大数据、云计算、区块链、人工智能、移动互联网等多样信息化集成手段广泛应用的时代背景下，利用即时通信技术、网络互联技术、办公自动化技术更新升级了传统政府管理和公共事业服务的办公方式。其中OA协同办公系统作为应用最为广泛的网络办公信息平台，对民航高职院校的文秘工作者而言，解放了“纸、笔、印”，利用技术手段提升效率、畅通流程、减少人力，降低了失误率。大力推进OA协同办公系统，推行“电子化”办公，倡导节约、精简、高效的办公方式，成为当前高校特别是民航高职院校加快智慧校园升级建设的重要举措之一。

一、OA协同办公系统内涵

从广义上说，OA协同办公系统是将现代化办公和计算机网络功能联合应用的办公方式，凡是在传统的办公室中采用各种网络新技术、电子新机器、移动新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。在政府机关中，办公自动化系统平台称作电子政务，企事业单位称之为OA，即办公自动化。目前通过实现办公自动化，或者说实现数字化办公，可以优化流程节点、集约组织结构、调整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，最后实现办公系统的整体高效准确有序运转。

二、OA协同办公系统的主要优势

（一）便于信息沟通、上传下达。随着高校规模的逐步壮大，多校区办学甚至异地办学现象越来越多，办公覆盖区域愈加广阔。例如笔者所在的上海民航职业技术学院，其下设徐汇校区、浦东校区，两校区之间距离约50公里，车程耗时一般在50分钟。OA协同办公的即时性，让线下“跑腿”变成电脑端口、手机客户端，有效解决跨校区办学所带来的空间问题，推进各项业务工作的办理和跟进，提升了办公效率。

（二）便于公文流转、及时处理。传统公文流转、批转通过纸质材料签字递交，速度慢、耗时多，需要专人从事高频次的重复劳动且易出现失误、遗失现象。而OA协同办公从根本上解决了这些问题，从时空、效率上对于公文处理进行了革新，降低了工作量、缩短了流程时间、提高了正确率。

（三）便于明确职责、高效办事。OA协同办公通过系统搭建条理明晰的职责边界、流程节点，设定办结日期并进行留痕处理。使得办事办会办文等诸多事项能够公开、规范处理，各个节点的办理人员处理工作时间、内容都在网上一目了然，无形间增加了工作监督机制，推进工作的顺利进行，最大化地实现“一网通办”，有效杜绝了办事推诿、“部门官司”的现象发生。

三、OA协同办公系统对于公文规范化处理的意义

2012年7月1日起施行修订的《党政机关公文处理工作条例》（以下简称“条例”），该《条例》对党政公文长期以来分离的文种、体例、格式等问题进行了统一的明确与规范，在党政公文制度要求十分明确的背景下，OA协同办公系统作为公文规范处理的主要网络工具，极大提升了党政机关公文处理工作科学化、制度化、规范化水平。具体表现如下：

（一）OA协同办公系统有助于公文文种正确选择使用。《条例》出台之后，党政公文文种合并一家，公文文种明确为决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、通知、通报、意见、报告、请示、批复、议案、函、纪要共计15种。公文文种得以明确，但是在实际使用过程中，具体公文处理人员受工作经验、知识水平、操作能力的影响较大，往往在公文文种选择上容易出现错用文种的重大失误。而OA协同办公系统能够从文种性质上进行节点界定，按照上行文（请示、报告）、平行文（函）、下行文（通告、通知、通报）对于单位常用文种进行细化梳理，便于在实际操作中正确选择。

（二）OA协同办公系统有助于公文行文格式规范化。个别党政机关及企事业单位存在公文格式及公文起草、审核、签发等程序不规范甚至错误之处。而OA协同办公系统可以通过表格模板网络程序编辑，对于公文的标题、文号、密级、主送、抄送、格式、字体等具体易错格式要素进行统一设定。让公文写作有了一个可供参照的固定模板。当文秘工作人员实际选择文种、拟定标题、排版布局当中，在基本格式方向上不易出现较大错误，使得文件拟制愈加规范、普及，使得格式规范意识得以提升。OA协同办公系统将《条例》中制度内容还原到了网上实际操作上，使得公文管理制度的明确规定得到有效落实，同时也提升了文秘工作人员的工作规范意识和实际操作能力。

（三）OA协同办公系统有助于公文实际处理流程规范化。OA协同办公系统不但设定公文格式模板，同时也对公文收发流转从程序、时限、节点进行了明确限定。例如上海民航职业技术学院作为地处上海的民航局部属院校，其上级主管部门是中国民用航空局，但同时又受到上海市教委的业务指导，在收文发文当中面临“两条线走路”的现象。由于国家部委和地方教育行政部门在公文流转处理上还有所不同，所以以前处理流程需要分别进行手动拟定，造成了十分繁巨的文书工作量、且在实际处理中容易出现错误。OA协同办公系统的运用彻底解决了这样的问题，依据学院特殊情况，事先设计符合工作需求的工作流程模板，在“收、发、传、阅、归”等各个节点进行限定，从程序上保障的公文处理规范、有序、高效、无误。其次，公文处理过程同时也蕴含着事务呈报、交办、阅办、督办等各个工作节点任务要求，OA协同办公系统上可以清晰显示责任人、处置时限和完成情况，并能够长期客观保存，这对于工作效率效果督查及责任追溯提供了客观事实依据，真正实现网上留痕、不易遗失。再者，上海民航职业技术学院实施同其他高校类似的二级内设部门管理体制，而且是一套班子、两个校区。纸质公文时代，各部门公文格式及流转方式不统一，导致文件往来沟通不畅，极大地影响行政管理的合规性。而OA协同办公系统可以对二级部门的公文格式、行文规则等也能做出明确的规定，使得基层公文处理时严格规范，真正建立起了横向到边、纵向到底的公文规范化处理体系。

（四）OA协同办公系统能有效提升党政公文处理的灵活性、时效性。随着移动互联网和智能设备的普及应用，与传统纸质媒介平台相比，优势明显：一是OA协同办公系统打破了时间、地域、机构的界限，使得文秘工作人员从“文山会海、车马劳顿”当中明显“减负”，改变以往需面对面传输公文的现状，实现了公文处理的网络化、瞬时化，特别是呈报领导、上级部门的公文可以及时查看办理。二是作为一个电子化文档处理系统，其公文办理全过程实现了流程化，拟稿、审核、套红、用印、流转及归档均可以进行网上流转及管理，提升效率的同时，也降低了办公用纸、办公印刷的实体成本。三是重点提升了急办公文事务的办结速度，特别民航类公文作为行业内重点事务的公务信息载体，有时候交办办结时间特别紧急且重要，OA协同办公系统作为文秘工作人员的有力助手，提升了其处理紧急公文事务的能力。

四、OA协同办公系统在工作中的具体要求

（一）编制手册、加强培训，努力提升OA协同办公系统的实际操作水平。一是建立系统完善的OA协同办公使用计划和清晰分明的工作手册，认真梳理该系统收发文流程当中的每个节点职责内容和操作要求，确保流程当中的每项工作、每个节点权责统一。二是强化OA协同办公系统的工作角色认知，OA流程当中的每个节点对应着具体的某个人。 因此，系统涉及的每个人必须认清OA功能定位，确保流程操作全面到位，办公室作为OA协同办公系统的主要使用部门，要做好该系统的使用操作和电子公文处理的培训组织工作，促使系统当中的每个人，无论领导还是普通员工，树立强烈的责任意识、学习意识，培养强烈的责任感，做好系统的使用推广工作。三是邀请系统开发方定期组织系统优化、实操培训工作，民航类高校、民航类公文处理的政策条件和面临的实际问题都是不断变化的，OA协同办公系统应当定期组织优化工作，让专业公司介入，可以不断改进完善系统、提高系统使用效果。

（二）建章立制、完善机制，加强电子公文规范处理的制度保障。民航不但是业务部门、更是政治部门，作为民航高职院校，在OA协同办公系统推广使用过程中，对于民航类公文规范处理标准更严、要求更高。一是要逐步健全公文处理工作相关制度，特别要完善电子文件处理归档、电子公章利用等制度。二是要加强办公自动化相关软硬件设备的安全维保能力，加强信息工作人员培训，分析网络安全最新形势，分析关键时节的网络安全工作要点，部署信息安全工作任务，增强电子公文规范处理工作的安全系数。三是建立更为详细的文秘岗位责任制。OA协同办公系统在民航类公文规范化处理工作中，增加不少需要负责的工作内容，比如该系统的安全账户、电子公章秘钥、运维办公设备等软硬件的安全保管工作。一要建立岗位交接制度，确保工作责任到人、无缝对接。二要编制OA协同办公系统风险应急预案，防止因系统问题、账号盗取等问题导致公文处理“真空”状态的产生。三要建立民航类公文专门备案渠道，除了网络资源归档，为保障规范处理，必须线下纸质文档、电子文档各留一套，由专门人员进行保管。而且民航类涉密公文应该按照民航局保密公文相关处理规定，单独选用场所、媒介进行处理。

（三）夯实基础、充实内涵，提高民航类公文规范办理的信息化水平。目前，OA 协同办公系统基本针对单位组织内部进行使用，主要功能体现在线上流程审批、内部收发文流转上，而对外发送请示、报告、函文，由于系统限制原因，导致还是采用线下纸质报送形式。为了提升公文电子化、规范化程度，应注重如下环节：一是打通上下级单位公文网络处理壁垒。可以针对公文报送处理实际，在上级单位OA协同办公系统当中开设接入端口，实现下级单位电子公文能够及时、规范、迅速地通过网络系统便捷传输。二是联通关联单位公文网络处理平台。可充分利用区域网络平台，搭建地区、行业、院校、校企互通的电子公文网络平台，通过OA协同功能的区域拓展，实现高职院校特别是民航类高校与相关企事业单位的电子化公文系统互认及流转，真正实现公文处理的“互联网+”时代。三是建立电子化公文规范化标准，以《党政机关公文处理工作条例》为蓝本，从国家、行业层面，建立电子公文、电子印章、OA协同办公系统等软硬件的质量体系标准，为民航类公文规范化处理建立外部良性环境。想要做到这一步，任重道远，需要政府、行业及具体单位共同推进。