档案管理制度改革对医院档案管理的影响

文/滨州市阳信县中医医院 武增华 田玲芝

在国内社会公共性质运行体制中，医院是其中较为关键的部门。医院具有多重关键的作用，具体表现为社会服务能力、公共服务性质等。在医院众多的科室中，档案管理工作较为关键。此类工作具有数据的繁杂性、类别的多元化、资料的多重性等特征，导致档案管理工作呈现无序的运行状态，引发相关工作效率问题，不利于医疗机构良好发展。

一、医院开展档案管理面临的问题

（一）模式单一性。医院档案管理制度，与传统的管理体制存在着较大差别。现行的医院档案管理体制，被要求在规定的管理体制中运行，运行中解决具有风险性的因素，防止造成经济损失。医院档案管理在日常运行期间，尚未融合先进的管理思想，并且未采纳约束性的管理标准。由此运行的档案管理制度较为松散，不具有灵活性的管理模式，为多发性工作问题提供了发展条件。例如，部分医院将档案管理部门当作资料查阅室，尚未充分发挥档案管理的信息价值，难以在档案管理中获取有效信息，在一定程度上削弱了档案资料的利用价值。

（二）制度不完善。医院内部的管理人员，忽视了档案管理工作的关键作用，尚未发展相对成熟的档案管理流程。在信息化科学力量持续性更新的背景下，部分医院引进相适应的工作系统。与此同时，档案管理系统被医院引入，但是基于管理层的不重视，造成档案管理系统尚未具有良好运行能力，系统内部的管理版块不完善，相配套的工作流程未全面落实，在一定程度上降低了档案数据信息的利用率，影响着医院档案资料的数字信息管理能力，为档案资料纸质老化、数据不清晰、资料不完整等不良现象埋下隐患。

（三）人员不专业。基于医院内部对档案管理工作的漠视，造成医院档案相关工作存在诸多问题，比如说：其他科室护理人员轮班兼任、实习护士代理等问题，此类医护人员不具有专业的档案管理技能，在一定程度上造成档案管理体系的运行能力削弱，难以发挥其工作价值，为其混乱性、不完善问题等不良管理现象的发生埋下隐患。此外，加之部门投资力度不足，配套设施不完善，为其发展带来了一定制约因素。

二、医院开展档案管理改革对策

（一）改善档案管理运行体制。档案管理工作，是现代化管理体系在发展与运行期间，逐渐衍生出来的极具专业性质与管理能力的工作类别。在诸多行业中，有一部分数据资料在科学管理的基础上，有助于企业发展，并且为企业制定未来管理计划提供参考依据，推动企业制定的营销计划与管理制度，促进企业发展具有前瞻性，获取良好的发展态势。为此，档案管理的有序运行较为关键。医院应调整自身的档案管理模式，优化其管理结构，保障管理工作处于有序运行状态，发挥档案管理工作价值。档案管理工作的改革，应依据时代发展需求，结合国家相关规定，逐一完善工作制度，实现管理制度细致化。医疗机构的设备档案，应在医院设备引进期间提供相关资料，促进医院依据资料内容，制定相适应的决策。一方面，发挥医疗设备的工作效能；另一方面，有效防止医院内部存在较多的闲置医疗设备。此外，医院设备如若在运行期间发生故障，为设备维修人员提供设备的应用档案，以及设备相关的内部资料（电路图）等，为其设备维修工作提供参考依据，便于维修人员第一时间查找设备故障成因，准确确定设备故障位置，采取有效措施，提升设备的运行能力。与此同时，在设备维修完成时，邀请维修人员提供翔实的维修过程，并予以记录，为设备后期保养提供档案资料，降低设备损坏概率，延长设备的使用时长，减少医院内部维护设备的费用支出，为提升医院经济效益提供管理性工作。例如，滨州市阳信县中医医院，建院多年，具有较为先进的医疗技术，以中西医结合为主要形式，其中中医是其医疗特色。在其采购中医药材时，应翔实记录每种药材的规格、种类、数量、采购日期等数据，便于在后期制药期间，加强药材管理。此类采购的档案信息，应加强管理，有助于减少医院采购成本，提升财务物资的利用效率，减少采购物资的过期废弃率，提升医院经济效益。

（二）完善档案的管理制度。档案管理制度，在完善期间应充分考量两个因素：限制性条件、指导性管理倾向。由此可知，档案管理制度，应发挥此两者的管理职能：一方面，有效管理档案管理涉及的相关内容，保障其处于有序运行状态，减少管理不善造成的不利后果；另一方面，借助管理制度，提升档案管理人员、其他医护人员的工作状态，简化其工作流程，有效缓解医务人员的工作压力，尽可能减少由于档案管理不善引起的资料不全、药材过期、设备损坏等不良问题，保障医院处理高性能数据支撑的管理制度时，为医院各部门提供实时有效的数据信息，加强医院各部门协作能力，增强医院的运行能力。1.结合医院科室的专业性质、工作流程等因素，建立具有适应性的档案管理体系，确保档案管理制度具有医院科室的针对性，保障其在运行期间，获取医院各科室的配合，为运行档案管理制度提供基础条件。2.加强医务人员与病患者的档案资料管理，尽可能地减少档案管理存在的严重失误，有效避免难以估计的医疗事故发生。3.从各种角度入手，加强对管理体系的优化与调整，针对较为普遍的档案问题，采取具有针对性的管理措施，促进档案管理工作稳定运行，为医院稳定发展提供辅助性参考。案例1：建立病患资料卡，以此开展病患者的档案管理。档案管理流程：病患在挂号期间，为其建立病患资料档案，依据其缴费项目，将其病情数据传递给系统分配的主治医生，此部分档案信息由窗口收费人员在收费期间同时完成，将客户资料保存在财务系统，建立财务系统与档案管理系统的关联性，选择同步上传于档案管理系统，即可在收费期间完成档案管理病患资料卡的建立；当病患参加各项基础检查期间，每一项检查结果出具，均以档案更新的形式，上传于档案管理系统，由各检测人员，上传检测结果，保障检测数据与检测人员的档案编号相一致。病患拿着各项数据到医院后，医生在叫号期间，阅读此病患的相关信息，档案管理系统为主治医生提供的材料应包括：1.时间点，病患挂号，病患基本信息。2.时间点，病患参与的各项检测，每项检测以链接形式，点开即可查看检测结果。待病患行至主治医生面前时，医生获取其全面病情资料，开展询问与诊治。此档案管理流程，结合信息化科技力量，建立医院内部的协作机制，实施档案管理流程，为医院经营节省时间，提升医院工作效率，减少人为失误的发生频率，提升各部门信息整合能力，保障医院的运行处于有序状态。

（三）提升档案管理工作的专业化。在案例1中，提及的是病患就诊期间，应具有的档案管理流程。由案例可知，医院档案管理工作，需要各个部门的配合与协作，以此发挥档案管理的工作效能，全面提升档案管理的数据信息价值。为此，应加强医院各部门档案管理系统应用能力，重点培养档案管理人员的专业技能，促进其具备专业的档案管理知识，并且能够辅助各部门完成档案管理流程，以保障医院档案管理工作全面落实。1.加强医院内部管理人员工作，强化其对档案管理工作的重视，保障医院内部全员参与档案管理流程，促进医院各部门工作处于良好的信息整合状态，为档案管理制度的顺利运行提供基础条件。由管理人员主导档案管理，促进医院全面落实档案管理工作。2.建立档案管理工作，招聘档案管理相关专业人士，保障档案管理工作流程的全面实施，为各部门协作与信息整合提供档案管理工作基础。此外，如若暂时无法有效获取档案管理相关人才，应选择具有档案管理工作经验的人才，令其负责档案管理工作，加强档案管理相关知识的培训，保障其专业性能符合医院档案管理工作的需求。例如，在招聘档案管理职位时，面试问题可设置为“请问您如何理解采、分、编、典、流的含义”，以此考查应聘者档案管理的专业能力。利用档案管理的专业性问题，防止应聘者投机取巧的心理，为医院甄选具有档案管理专业技能的人才，保障医院的档案管理工作处于专业化运行状态，有效减少档案资料遗失事件发生，从根源上防止医疗纠纷事件发生，有助于维护医院公共服务名誉，保障医院的经济效益。3.加强各部门对档案管理工作的重视。鉴于医务人员具有较高的学历，具有较强的学习能力，在学习信息化档案管理相关操作时，由档案管理人员为各部门制定工作小手册，以简化档案管理工作流程，对于医务人员进行学习能力认可，以此保障档案管理工作的全面落实。此外，小手册或者操作流程画册放置在各科室，有效防止医务人员在工作繁忙状态下，疏忽档案管理工作的落实，以此增强其对工作的重视，借助其发挥档案管理工作的督促作用，全面提升医院内部档案管理工作，实现对医院内部档案管理的改革发展。

三、结语

综上所述，在社会发展的进程中，医疗体系获得与时俱进的发展契机。医院内部的档案管理制度，应实现全面改革，融合信息化技术的科技扶持，为医院运行提供辅助，减少管理制度不完善带来的诸多不利问题，保障公共服务部门处于优质有序的运行状态。为此，应全面加强医疗机构的档案管理制度，促进医院在档案制度运行的辅助下，为社会提供实时准确的医疗服务。