浅谈新冠肺炎防控档案的收集与整理

文/浙江省绍兴文理学院附属医院 陈辉英 王家钰

习近平总书记指出：“经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案”。新冠肺炎疫情肆虐期间，各行各业在党的领导下，积极行动，为遏制疫情竭尽所能。疫情就是命令，防控就是责任。在防控新冠肺炎疫情的严峻形势下，党中央要求各级党委和政府把疫情防控工作作为最重要的工作来抓，全国各地、各部门自上而下积极贯彻落实党中央联防联控的决策部署，成立应对疫情工作领导小组，疫情防控呈现群防群治的局面。

疫情发生的第一时间，国家档案局下发文件，要求加强疫情防控期间的档案工作。绍兴市委、市政府坚决贯彻落实党中央、国务院以及省委、省政府重要决策部署，市档案局快速下发《关于做好新型冠状病毒肺炎疫情防控档案收集归档工作的通知》，我院积极响应绍兴市档案局的工作部署，全力加强新冠肺炎爆发期间的档案工作，为疫情防控工作贡献力量。

我院作为绍兴市新冠肺炎治疗定点医院，在收治新冠肺炎病例和疑似病例的过程中形成了大量文件材料。根据《档案法》《浙江省档案馆管理规定》等有关规定，在防控过程中有目的、有计划地对新冠肺炎档案信息进行收集、整理，以确保防控工作中珍贵材料及时、齐全、完整归档。

一、强化新冠肺炎档案意识

在新冠肺炎防治活动中形成的珍贵档案，是反映我院全体职工在党中央领导下，抗击新冠肺炎斗争的真实记录，对当前和今后正确应对重大突发事件，有重要的参考价值。因此，我们首先要强化医院档案工作者的使命意识；二是强化领导的责任意识；三是强化全院涉及归档部门的配合意识。档案能否完整地保存下来和充分利用，离不开全院职工的支持与配合。

二、新冠肺炎档案的产生

（一）行政管理类。行政部门都在疫情防控的不同时期记录和形成了有关新冠肺炎防治的档案信息，具体包括：1.上级单位下发的关于疫情防控工作的重要批示、指示，有关领导督导检查我院疫情防控工作的相关文件材料。2.院内建立疫情防控工作领导小组形成的有关疫情防控工作的规定、办法、意见、通知、应急预案等文件材料。3.有关疫情防控工作的请示、报告等文件材料。4.召开疫情防控工作会议的会议记录、纪要、决定、领导讲话等文件材料。5.有关疫情防控工作的计划、安排、措施、报表、总结、大事记等文件材料。

（二）医疗科教类。主要指新冠肺炎病例入院观察、治病的病历材料，应由新冠肺炎病人的主管医生按归档要求整理归档，交给医院病案室统一保管。新冠肺炎患者或疑似新冠肺炎患者诊治过程中形成的病历档案属于个人隐私，除治疗和科研外，一般不能随便提供利用。同时也包括对新冠肺炎开展医学、科学研究、医药用品研制、专利申请形成的文件材料。

（三）院感防护类。包括成立发热门诊，建立隔离收治区，加强对医护人员的保护，对病区实行隔离管理，加强消毒管理，严格污物和垃圾处理，对出入医院大门、办公场所等进行卫生检疫和管控等过程中形成的文件材料。做好疫情防控工作相关物资保障、生产和生活保障等后勤保障工作形成的文件材料。以及人事部门对员工返岗疫情防控工作相关工作材料。

（四）宣传教育类。包括《新冠肺炎防控工作每日动态通报》等有关新冠肺炎防治宣传栏、科普宣传资料、外发新闻报道，防治新冠肺炎宣传活动的计划、小结等，及抗击新冠肺炎中涌现出来的先进事迹，新冠肺炎防治工作的总结、报告等材料。也包括新闻媒介、社会团体、上级单位等多方面的关爱所产生的新闻报道、录音录像、照片、慰问信等，形成大量与新冠肺炎相关的信息资源。

三、疫情防控工作档案资料管理的复杂性

疫情防控工作档案资料管理是一项较为复杂的工作，具体表现在以下四个方面：

（一）档案资料时效性强，来源复杂，载体繁多。新冠肺炎的产生周期短，时间性特别强。其来源有上级文件、防控活动中产生的信息资料、新闻媒介制作的录像、录音、图片摄影集等等，涉及门类广，来源复杂。并且各种文件的载体有所不同，既有结构化的文件资料和数据，也有非结构化的信息和数据，既有纸质文件，也有电子文件。这些特点给文件档案管理工作带来一定的困难。

（二）档案资料的形成具有一定的变化性。疫情防控工作档案资料主要来源于疫情防控工作，其随着疫情的发展变化而变化，疫情的突发性和发展的不确定性决定了防控工作的被动性与变化性，这必然影响档案资料的形成情况。

（三）档案资料的收集难度较大。在没有事先明确疫情防控档案资料收集管理范围、移交管理等制度的情况下，各部门在疫情防控工作中都处于高度忙碌和紧张状态，档案资料收集整理工作易被忽视，导致档案资料收集整理很难齐全。

（四）档案资料实用性强，具有重大价值。在未完全了解新冠肺炎这个新病种之前，要进行有关寻找致病元凶、寻找病毒变化规律、研制疫苗技术等科研，相关档案有重大价值，应作永久保存。因此，新冠肺炎档案收集的内容要广泛而全面，同时追求精准，尽善尽美。

新冠肺炎防控工作是一场持久战，档案能够全面详细地记录医院防控工作的全过程，档案的收集整理工作一定要及时。档案管理人员在日常工作中要养成随时收集、整理的良好工作习惯，并及时进行补充、完善防控工作材料。尽管在档案的收集与归档中存在一些困难，我们也必须努力克服，通过对医院防控工作档案的整理，深刻总结防治工作的宝贵经验，为医院做好当前工作、谋划长远发展指明方向。