探讨提高企业档案管理信息化建设

文/福州市规划设计研究院 余岚

档案能够见证企业的发展过程，帮助企业做出正确的决策，并且制定科学的发展目标，提供资源依据和参考，对企业的发展影响比较大。在企业管理工作中，必须关注到档案管理工作的重要性。档案管理工作在企业管理中占重要地位，已经成为企业经营管理的重要手段。档案是企业利益的凭证，可以全面反映出企业生产情况、经营效益与技术水平等。在信息技术快速发展过程中，为企业档案管理工作提供了新的发展契机。因此企业需要转变传统的档案管理模式，积极引进新的管理理念，不断优化档案管理思路和内容，凸显出档案服务的价值，以此实现企业的长久稳定发展目标。

一、信息化建设在企业档案管理中的优势作用

（一）提升档案信息管理的信息化。在经济快速发展背景下，相应强化了人们的档案意识，逐渐扩大了档案信息用户群，此时需要转变传统的档案信息管理方法，采用适宜的管理模式和方法。随着档案信息管理的现代化发展，对于管理人员的要求也在不断提升。由于缺乏现代技术人员，导致档案工作的管理效果不佳。通过档案管理的信息化建设，可以深入开发和利用档案信息资源，提升档案管理的实效性。

（二）提升信息应用的专业化。随着档案信息用户群体的增加，相应扩大了档案管理范围。档案管理类型也呈现出多样化特点，导致该项工作呈现出多种不同特性。档案信息所包含的资源失真度增加，存在大量虚假信息和冗余信息。信息化建设能够确保用户需求的专业化、个性化发展，不仅能够降低企业管理成本，还能够实现系统化管理操作，提升信息应用的专业性。

二、企业档案管理信息化建设存在的主要问题

（一）信息化管理意识不足。在档案管理信息化建设过程中，多数企业认为是档案管理方式的转变，没有认识到档案信息化管理的重要性。由于管理理念落后，致使档案信息化建设集中于电子化存储方面，没有建立专门的信息系统。在企业发展实践中，仅仅在办公自动化要求下应用档案管理信息化功能，实现网上办公和无纸化办公。但是此种管理与应用方式，只是转变了档案管理流程和成本，没有实现真正意义上的信息化建设。

（二）档案管理水平低下。在企业发展过程中，开始广泛应用信息技术。传统的档案管理模式和方法无法满足时代发展要求，也与企业现代化发展相背离。首先，在档案管理信息化建设期间，软件开发商没有深入分析企业的发展规律、个性需求和管理流程，从而导致软件开发缺乏针对性，没有深入考量和分析企业信息化建设需求。企业在应用软件开展信息化管理时，没有立足于自身实际情况进行二次开发，从而导致档案信息化管理系统无法发挥出优势作用。其次，企业所聘用的档案管理人员非专业人员，不具备专业的管理能力和水平。当管理人员素质能力较低时，将会影响档案管理工作的信息化建设，还会导致企业流失人力资源。

（三）档案管理的安全风险。企业生产经营与管理属于系统化工作，涉及较多复杂内容和细节问题。为了提升经营管理效率，必须充分发挥出基础资料的作用，并且合理应用资料信息，全面提升档案信息的存储价值。由于档案信息所涉及的内容比较多，需要将所有资料信息存储到档案库中，需要占用较多的存储空间，相应增加查阅难度和复杂度。所以，企业档案管理部门在开展具体管理工作时，主要是基于现有生产技术、工作内容，对档案资料进行收集和保管。对于不重要的基础资料，则由相关部门进行存储；但是，由于相关部门缺乏专业能力与技术，且人员流动性比较大，极易导致档案资料流失，极易影响企业的发展。在信息化发展背景下，档案安全管理所面临的风险比较大，如果没有做好相关安全防护，将会加大信息泄露风险。

（四）信息管理规划不清晰。企业档案管理工作直接影响企业的发展，需要长时间管理与应用，所以必须注重信息化建设工作规划。未做好前期规划工作，将会极大影响档案管理工作的针对性，降低管理效率和质量。当管理人员缺乏责任意识时，也会影响信息化建设工作的发展，不仅浪费人员精力，还会导致档案管理效果不佳。

（五）档案信息化建设成本高。为了提升企业档案管理信息化水平，需要采购计算机设备、引进专业档案人才、开发和建立信息管理系统。同时，对现有纸质版档案材料进行数字化处理，建立不同格式的电子档案，建立档案信息数据库。在信息化建设过程中，会消耗大量人力资源、时间成本和资金成本。对于生产规模比较小的企业来说，档案信息化建设成本非常大。

三、企业档案管理信息化建设对策

（一）提升档案管理信息化建设的重视程度。为了实现档案管理信息化建设，应当不断提升领导者和管理人员的思想认识，使其认识到档案管理工作的重要性。从企业领导层和管理层入手，提升对各级部门管理人员重要性的认知。因此，企业必须注重宣传和强调档案信息化管理，通过专业培训与教育活动，确保领导者和管理人员学习档案信息化管理知识，并且将档案管理信息化建设作为企业生产经营的主要内容，纳入企业发展规划中。同时，注重人力、物力和财力的投入，以此确保管理信息化建设的实效性。另外，在大数据时代背景下，企业领导者和管理人员制定合理有效的档案管理制度，全面提升档案信息的有效利用率。采用大数据处理技术，分析和研究企业人事结构、项目业绩、生产经营状况，为企业决策经营提供重要依据，全面提升企业的经济效益。

（二）建立和完善档案信息化管理制度。在档案信息化建设过程中，完善的制度是基础性保障。立足于档案资源的数字化建设，形成电子档案资源。同时注重存储和开发应用，不断加大基础设施建设力度，维护信息管理的安全性。为了实现以上管理目标，必须遵循相关标准规范和机制制度。对于企业来说，应当全面分析档案管理信息化建设问题，注重落实和执行各项制度机制。其一，企业应当建立档案信息管理制度，明确划分各级人员的档案管理职责，通过制度化方式不断强化档案管理责任。同时，在档案信息化管理工作中，制定科学合理的考核制度和激励制度，这样能够有效约束和规范信息化工作的开展，充分调动档案管理人员的积极性，不断提升信息化水平。其二，企业还应当将档案信息化制度落实到各个部门，提升制度落实与执行的监管力度，以此确保管理职责的落实效果，通过制度方式提升档案信息管理的信息化水平。为了提升企业的信息化水平，在优化升级过程中，立足于国家标准和行业规范，不断优化档案信息化规划与指导，确定合理有效的管理政策和管理体系。

（三）建设档案信息管理系统。企业应当促进纸质版档案数字化改造，采用统计学方法进行分类整理。企业开发满足自身发展的档案信息管理系统，采用先进技术手段，使信息管理系统可以融入企业业务系统中，有效管理和控制档案收集工作，以此提升档案数据收集的及时性与完整性。全面应用云计算技术，分类处理档案数据。在档案管理过程中，采用动态管理和横纵分析法。沿着时间轴线，对档案数据进行纵向对比，联合其他部门进行比对，整理和归纳数据信息，全面提升档案数据的准确性。在建设信息管理系统时，应当注意以下几点：第一，在录入档案信息时，应当确保信息的详尽性和完整性。第二，派遣专业的档案管理人员实时更新数据，检修和维护档案信息管理系统，全面确保数据信息的真实性。第三，应用大数据技术，快速删除和整理数据信息，以此确保信息数据的实效性。

（四）注重建设企业网络系统，强化档案信息化安全管理。在网络建设完善过程中，注重优化企业档案管理信息系统，引入专业管理人才和设备，不断优化完善网络建设。采用信息化方式和技术，大力建设档案信息化平台，从根本上提升档案管理效益。在企业档案管理信息化建设过程中，必须注重安全管理问题。为了提升档案开发利用率，必须加大档案信息安全保护等级。通过档案管理的各项安全要求，基于信息安全要求和分析进行分类，确定不同等级的安全保护要求和标准，科学评估信息管理系统的安全性。此外，企业还需要建立档案安全管理机制，实现常态化安全管理，对安全管理操作流程和程序进行规范，充分发挥出安全管理机制在档案管理中的作用。企业还应当引进安全管理设施，设置保密功能和安全查阅权限，联合网络安全建设硬件系统，全面确保档案管理的完整性和安全性。

（五）注重档案信息化人才建设。现阶段，在档案信息建设过程中，人力资源会对建设效果造成直接影响。企业应当立足于信息化建设角度，注重引进信息化人才。采用优越条件吸引专业的档案管理人员。企业还可以与高校建立合作关系，按照信息化管理建设需求，制定相应的人才培养策略，全面提升档案管理信息化水平，给予相应的人力资源支持。企业还应当建立信息化人才管理平台，注重引导信息化人才，发挥出自身价值作用，为企业档案信息管理贡献应有的价值。

四、结语

综上所述，在现代科技快速发展过程中，应当充分发挥出信息技术的作用和价值。在企业档案管理工作中，信息化建设已经成为必然发展趋势。所以，提升档案信息管理的信息化水平，已经成为企业提升档案管理效率的重要手段。通过分析企业档案管理信息化建设存在的问题，并且通过提升档案管理信息化建设的重视程度，建立和完善档案信息化管理制度，不断强化档案信息化安全管理力度，处理现存问题，从根本上提升档案管理水平，实现企业信息化发展目标。