利用思维导图提高高校办公效率初探

文/中山大学新华学院健康学院教师发展中心 陈思燕 王庭槐 朱柳 李小梅（通讯作者）

思维是一种简单直观、实用性较强的思维工具，充分体现出发散性思维的优势。思维导图对人脑的神经网络结构加以模仿，以图文并重的方式将各级主题之间形成的隶属关系清晰地展示出来，将各种复杂、抽象的事物层层分解，用图像的形式表现出事物之间的内在体系，为知识的整合、创新、巩固等提供了有利条件。运用思维导图能从宏观层面理清工作的步骤，使重点与关键问题得以突出，工作结束之后，也能对整个流程加以回顾，为日后进一步完善做好准备。

一、思维导图的基本概念

思维导图也被称为心智导图、脑图、树状图、思维地图等，就是采用图形与文字相结合的方法，各个层级之间的隶属关系用图画的形式予以表现，同时运用左右脑的机能，依据记忆与思维的发展规律使人类大脑的潜能得以激发，对人们的思维与思考起到一定的辅助作用。无论是文字、画面、音符，还是食物、气味、数字等，只要进入大脑之后都可以成为一个关节点，并迅速向外发散出多个关节点，思维导图就是要以某一关键词为中心，将其他一些与之相关联的内容进行图解。思维导图既是一种工具，也是一种思维方式。20世纪50年代，东尼·博赞发明了思维导图，在学界掀起了一场轩然大波，他也因为这一创举被称为“大脑先生”。历经70年的发展，在培养人们思维能力、梳理信息结构的过程中，思维导图都发挥出不可估量的作用。思维导图之所以能在多个领域得到广泛应用，就是因为它能使理解、记忆这两大学习难题得到有效破解。如今，思维导图被应用于职场，应用场景主要有四个：总结记录、内容大纲、计划方案、思维探索。思维导图同时发挥出图像与文字的优势，将复杂的知识结构进行了分解，使之以放射性、立体性的结构呈现在人们面前，为人们的理解、记忆、思考等提供了方便，深度挖掘大脑潜能。

二、高校办公利用思维导图的可行性

要想灵活运用思维导图，先要弄清为什么要学习思维导图。对于高校办公而言，思维导图的应用能起到如下几方面作用：

（一）高校办公中思维导图的主要优势。在高校办公中，合理利用思维导图所体现出的优势体现在下列几个方面：1.在思维导图的辅助下能有效提高学习效率。在制作思维导图过程中，先要把握住关键词，这是强化记忆的重要前提，也是加深理解、避免遗忘的有力保障。思维导图的运用能使工作效率得以提高，因为要想从众多信息中准确无误地提炼出关键词，先要认真倾听，后期绘制思维导图的过程，实际上就是对所听的内容进行了回顾、梳理。听得认真、及时复习、留存思维导图，经过这样的流程之后，听到的内容自然会深刻地留在记忆中，从而强调工作的重要性，提示按期完成。2.将主要精力汇聚到关键工作点上。绘制思维导图，实际上就是一个巩固、记忆的过程，能将更多的精力用于关键性内容上，不会为一些无关紧要的内容浪费时间。可以从大量信息中捕捉到一些重点内容，在这一环节就尝试着提炼关键词，以关键字的形式记录重点内容，不需要将每一点内容都记录下来。同时总结关键词，能使自己在听讲的过程中始终保持注意力，充分调动思维能力，合理利用每一分钟，不会为后续工作的开展留下更多的时间。久而久之，工作能力就会得到提高。在高校办公中，办公人员通过运用连接线将关键工作点连接到一起，会为深入思考起到一定的辅助作用，快速创建一个较为完整的工作流程体系，为工作的融会贯通以及工作要点的梳理做好准备，使自己的创新意识与创造性思维得到锻炼。思维导图运用于高校办公工作，就是围绕某一工作点进行发散与辐射，绘制思维导图的过程，就是将复杂的工作变得具体而形象，能使自己的发散性思维得到锻炼，无形之中培养创造力。3.思维导图的可伸缩性与大脑思维模式相匹配。在绘制思维导图的过程中，往往能通过图形的方式表达自己的主观意识，进而将新旧知识融合到一起。学习是一个漫长的过程，遵循由易到难、由粗到细的原则，能否实现新旧知识的无缝衔接，在整个学习过程中显得十分重要。人们都理解“温故而知新”的意思，如果没有掌握a+b=c，则无法理解c-b=a。通过绘制思维导图的过程，实现新知识与旧知识融合，用新知识来完善自己的认知结构，将新知识同化到原有的知识体系中。所以，新旧知识之间的联系成为学习中最关键的一环。4.促进使用者右脑的开发。图形、文字成为构成思维导图的主要元素，但如果能加上一定的形状与颜色，就能增添思维导图的形象性与趣味性，长此以往，就能挖掘出右脑的潜能。科学家早就发现，人的大脑包括两部分，左脑负责数字、词汇、逻辑等内容，而右脑则负责想象、创造、思维等。巴赞认为，在课堂中记笔记只是利用了大脑功能的一小部分，因为这种行为只是一种直线型的逻辑模式。由于图像能对视觉产生一定的刺激作用，在图像的辅助下，记忆力得到有效锻炼。

（二）思维导图对使用者的有效帮助。思维导图对于高校办公使用者自身而言，其帮助是十分显著的。具体而言，对使用者主要具有如下帮助：1.有助于帮助使用者树立起全局观。借助于一张形象而生动的图，就能理清各个工作点之间的联系，将复杂的内容进行分解，加深理解与记忆。绘制思维导图，实际上就是从全局出发进行思考，将复杂的问题层层分解。如果能养成绘制思维导图的习惯，每天都能以这种方式回顾一下工作中接触到的新问题，有助于养成系统性思考的习惯，提高反应速度。2.有助于促进使用者自身提高工作记忆效率。思维导图的原理类似于大脑的发射性思维，如同用一面镜子把大脑内的知识反射到纸上，由于这些信息经过了细化、精简，能有效避免出现大脑过载的现象，可以分批进行记忆。导图内的所有图形与文字都在深思熟虑的基础上进行了简化，能对工作起到辅助作用。3.有助于激发使用者的创造力。思维导图具有无边界性的特征，可以对其进行无限延伸，由一个点拓展到另一个点上，思维就不会被禁锢，再加上从全局观思考问题，能将所有的工作点整合到一起，在这一过程中会产生新的想法，拓展思路。

三、思维导图在高校办公中运用实践

由于思维导图实际上就是对人脑思维形式的模拟，在工作、学习、生活等多个领域得到了广泛应用，能有效提高效率，提升思考的准确性、有效性，还能长久地将注意力集中到一点上，提高工作乐趣。怎样运用思维导图提高工作效率？笔者认为，应该从四个模块做起。

（一）制定有效的工作规划，合理地进行任务目标分解。工作规划是否有效，将会对效率的提升产生直接影响。工作划分包括两种类型：一是短期规划，二是长期规划，可以通过两个策略完成，即目标分解法、时间分解法。目标分解法就是像切西瓜一样，将一个宏伟的目标细分成若干个小目标；时间分解法就是按一定的标准，将任务分派到不同的时间段之内。具体如下：1.如果采用目标分解法的策略，将大目标细分成小目标，再将这些具体的小目标放在主干中，围绕这些小目标进行分散思维，应考虑一系列问题：怎样才能实现这一目标？怎样确定对接的人？以怎样的步骤完成目标？最终产生什么样的结果？这些问题实际上就是对小目标的深度挖掘（加一个实例）。2.采用时间分解法的策略，就是要以时间为标准将工作进行切割。如，做好一天的工作规划之后，将时间切割成上午、下午两个部分，然后再进行二级分支，二级分支就是具体的目标，是以时间段为标准罗列的，实现这些小目标的方法就是三级分支。这种方法也可以运用于每个月、每个学期、每个年度的切割上。

（二）合理运用四象限法则，分清工作任务的主次轻重。在规划好工作之后，可以通过九宫格的形式将所要完成的目标形象地罗列出来，再以时间四象限的形式理清各项任务的主次与轻重并进行排序。具体如下：1.既重要又紧急的任务应马上执行。即，重要且紧急的事情首先处理，不可怠慢。2.虽然重要却不紧急的任务，要制定计划，有条不紊地进行，确保不会出现纰漏。3.那些紧急但不重要的事情，这些事情很紧急但并不重要，因此这一象限的事件具有很大的欺骗性，会占据人们的很多宝贵时间。4.既不重要也不紧急的任务：不需要做，或是安排其他人做。总之，象限法则是时间管理理论的一个重要观念，是把主要精力和时间集中放在处理那些重要但不紧急的工作上，这样可以做到未雨绸缪，防患于未然。在人们的日常工作中，很多时候往往有机会去很好地计划和完成一件事。

（三）准确定位目标与时间，促进办公工作的高效开展。思维导图在办公中的高效运用主要需要经历四个步骤。具体包括：第一步，以九宫格的形式制定工作清单，尽量做到周密、详细。第二步，采用时间四象限的形式对各种工作的轻重与主次进行排序。第三步，绘制思维导图，关注细节。第四步，对各种不完备之处进行弥补，使之得以完善。借助于思维导图进行工作规划，能准确地把握住关键性的时间节点，准确定位目标与时间，使任务得到落实，提高工作质量。

（四）注重工作的有效落实和执行。在高校办公中，通过运用思维导图，可以有效地开展办公工作。而在规划工作的过程中，需要采用两大策略：一是量化工作，要从时间、任务量两方面入手加以量化，具体到每一项任务在哪一个时间段内完成。二是监督机制，其中包括奖罚机制。如果计划没有得到有效落实该怎样处理？如果能如期完成计划应该得到奖励，也应该按具体的时间节点进行监督，并要公示检查结果。

四、结语

总之，在高校办公中，合理运用思维导图，可以帮助使用者将存在内在联系的不同点，通过图形联结到一起，形成一张更细、更密的知识脉络体系，在梳理这张知识网的过程中，就会理清各项事务之间的联系。通过合理地利用思维导图，将会有效地提升高校办公人员的工作效率和工作质量，为高校办公工作的有序开展提供帮助。