新时期企业办公室管理及方法创新

文/贵州电网公司贵阳供电局 王冉冉

纵观企业发展中各部门的关系，办公室是其他部门正常运转的核心，是保证企业各部门运营发展的关键，表面上看对企业的收益无任何关联，但是在实际工作中，却发挥着重要职能。如内部协调、信息发布、监督管控等等，是整个企业运营过程中不同级别和不同部门的信息输送纽带，大的方面可以全面掌控发展方向，细节上还可以协助管理者处理更多的内部事宜。从某种意义上来讲，办公室作为企业各部门的重要衔接，对于管理者各项重大决策和执行力有着重要的推动作用，提高企业的运行效率，从而不断提升自身的综合实力。

一、新时期企业办公室的创新特点及管理职责

（一）特点。办公室的工作大多繁琐、细微，在实际工作中具有以下主要特征：第一，作为企业各项规章制度和指导思想的发布中心，掌握企业发展方向。第二，办公室直接传达领导层的工作决策和命令，并有效反馈基层的意见等，是沟通的重要衔接部门。第三，办公室对于企业各项重要资料进行留存，起着重要的部门协调作用。

（二）职责。1.制定科学规范的规章制度。在经济改革的背景下，企业办公室更要深入市场，充分了解市场的需求，制定符合自身状况的运行机制，时刻保持高度的市场竞争力。办公室要充分发挥其职能作用，对于企业发展数据要做好留存、整理，根据企业现状做好分析，进而制定出满足自身发展需求的目标，不断完善自身管理制度。2.辅助企业领导作决策。随着社会的发展进步，管理人员需要进行多方考虑，一旦疏忽出现纰漏，会直接影响到企业的经济收益。故此，办公室要充分发挥其辅助作用，留存好企业发展资料，为管理人员提供更有利的数据支撑，确保决策的正确性。3.协调和管理好公共关系。企业的外部沟通涉及到不同的行业，一旦外部沟通出现脱节将会给企业发展运营带来很大阻碍。随着社会经济的发展，管理者面对的问题也逐步多样化，在处理上难免会出现漏洞。因此，办公室员工要紧跟社会发展的步伐，做好外部各部门之间的协调沟通，为企业创造更加和谐的外部交流环境，从而在发展中实现共赢。4.处理好日常工作。随着全球经济一体化的逐步加剧，企业在激烈的市场竞争中面临的挑战和机遇并存，要想不断提升自身的竞争实力，拥有更多的市场占有率，就应该把握机遇，勇敢面对挑战。但是在实际运营过程中，部分管理人员意识不足，常常会被各种问题困扰，严重阻碍了企业的发展，导致企业综合实力普遍偏低。在大的市场环境发展背景下，企业办公室工作人员要积极主动做好后勤工作，充分发挥其重要作用，为企业的发展做好保障。同时，对内细节工作要做到位，避免内部矛盾给企业发展造成影响，保证企业长久持续发展。

二、企业办公室管理及方法创新

（一）明确管理目标。目标是企业发展方向是否正确的关键，在办公室日常的工作中，要结合企业发展历史，明确发展目标。目标管理的正确性对于各部门的工作效率和发展方向起着重要的推动作用。企业管理者要结合发展目标，不断改善原有管理制度，最终制定出完善的制度体系，对内部员工形成有效的制约，不断提升在职人员的工作责任感，在本职工作中发挥更加重要的作用。定期开展内部学习和培训，不断提高现有人员的专业素养和文化水平，与企业保持同步，确保内部工作协调有序开展。

（二）会议管理信息化。随着人们生活节奏和办公效率的加快，很多企业引入信息化、智能化等会议管理系统来辅助企业的运营。除保密会议外，原则上均使用无纸化会议系统（ipad），进一步拓宽视频会议软件使用渠道。通过会议APP等手段，进行会议的发布、分享、审核、交流、互动。会议的内容，如议程、公告、咨询、地理交通信息、行程信息等等都可通过会议APP共享。信息化的引入，提高了会议筹备效率，为实现有效的、柔性的、集成化的会议管理提供了可操作平台。

（三）公务接待的精细化管理。公务接待的工作具有协作性，涉及的内容比较多，要求各个单位协作完成。要想确保会议的顺利开展，在会议筹备前期总负责人要和各个单位密切联系，做好规划。接待任务下达后，由企业负责同志选定接待组具体成员，并部署相关接待任务，例如：与合作单位确认职责分工，了解该单位的困难与需求；与酒店落实房间数量，并留够余量，为嘉宾分配房间，落实会议安排以及嘉宾、志愿者和车队司机的用餐地点；了解掌握来宾的人数、姓名、职务、事由、陪同人员、考察内容、行程安排等情况；获取车队司机通讯录，并为车队预备停车地点以及车位等，接待过程中灵活运用所掌握的业务知识，细致入微地完成接待服务工作，最大限度优化接待流程，规范完善接待工作。

（四）综合治理，创新管理模式。在日常工作中，要加强对管理的重视，对于一些成形的制度要加大执行力，此外，对于管理中遇到的问题要及时加以改进。结合企业内部办公现状，制定出符合自身发展需求的管理制度。结合以往工作经验，加强各个部门之间的沟通、交流。此外，不断加强提升现有员工的企业荣誉感和工作责任感，让他们在工作中投入更多的精力。办公室工作人员要认识到自身岗位的重要性，不断提升工作能力，协助各部门做好沟通工作，从而保障企业的高效发展。

（五）办公室职能的强化。从某种意义上讲，办公室可以称之为企业的“智囊团”，在市场竞争中应该作为企业强大的后盾，为企业发展提供更多的策略，帮助企业解决各种困难。时刻保持敏锐的市场洞察力，充分领会领导意图，并在工作中贯彻执行。与市场保持紧密联系，搜集市场变化动态，进行分类整理，以供领导参考，不断学习，勇于创新，具备独立处理问题的能力。除此之外，办公室还有一项重要的职责是做好各部门的有效监管。通过内部实践、创新，更好地发挥其主导作用，加快企业发展速度。主要表现是协助主管领导下达工作命令，发布各种文件等。制定各部门的岗位职责，加强监督管理，违法现象及时上报主管部门及领导，当职工出现难题时要及时予以解决。及时汇报，加速解决，最终制定出一套监督、整改为一体的内部管理体系，奖惩明确，严肃处理工作消极人员，对于认真负责者要给予更多的鼓励，使其在重要岗位上发挥更大的作用。

（六）协调处理好各部门之间的关系。企业的发展过程好比是一个人的日常生活，其内部组成机构是人身体的不同器官，如果合作中缺乏协调性，那么日常行动就会变得非常困难。也就是说，企业要想获得理想的收益根本不可能。这种协调有序的工作需要办公室做好内部协调，因此办公室的工作能力非常重要。比如，在内部关系处理过程中，企业管理层深入办公室内部对员工进行逐一考察，最终选出符合需求的工作人员。同时，通过考试的形式进行考察，结合其考试结果最终判断其是否能够胜任办公室工作。另外，对于在职人员也要制定出合理的管理制度，通过奖惩机制判定员工是否胜任本职工作，对于优秀者予以适当奖励。通过这种激励制度，提升员工的工作责任感，充分发挥其工作热情，保持积极主动的工作状态，为企业创造更大的经济收益。

（七）提高工作人员的整体素质。要想让办公室人员在日常工作中发挥更大的职能作用，就要通过各种形式提升他们的综合素养。首先从人员聘用环节就要重视素质考察，尽量选择高水平人才。此外，工作过程中的培养也非常重要。第一，我们要从思想上加强重视，不断提高其对本职工作的热爱，提升其责任感。第二，在年底或者季度制定相应的奖励措施，对优秀人员予以嘉奖。通过这些激励政策，发挥个人在岗位上的最大作用，推动企业效益的增加。赏罚分明，对于那些工作消极、混日子的员工要适当予以惩戒，以示公正。第三，我们通过内部交流培训等形式，加大对专业知识和工作能力的宣传，让他们感受到企业对自身的重视，从而在工作中不断提升个人整体水平，为企业创造更大的价值。

三、结语

办公室工作对于企业发展的重要作用不言而喻，为了适应市场的需求，企业在自身发展过程中要不断提高对办公室工作的重视，针对现有问题不断整改，广泛吸收他人的先进管理经验，摒弃传统不适合的管理形式，在工作中更注重细节，从日常工作中的点滴抓起，做好打持久仗的准备。此外，在管理问题的细化上，要对员工加强思想宣传教育，让他们与企业保持同步，形成认真负责的工作态度，使得企业内部办公管理更加精准化，落实各项工作，为企业的长久发展打下坚实的基础。