大数据背景下档案管理模式变化探析

文/齐金月

大数据是以网络信息技术为基础，基于多元化渠道收集获得的海量数据。在现代信息技术日益发展的环境下，只有与时俱进，跟紧时代的潮流和新时代步伐，对大数据技术进行合理化利用，才能够让档案管理在新时代背景下获得巨大生机和活力[1]。

大数据背景下档案管理模式不应一成不变，而是要适应新时代和新环境，创新管理理念和管理模式，对档案管理要求进行贯彻落实，使得信息在得以妥善保管的同时也可以得到科学化的开发与利用，最大化满足档案需求者的信息利用需要。

一、大数据特点

大数据是在超大规模数据基础之上运用新方法，在海量的信息当中探寻新方法与新趋势，由此完成新价值构建的信息资源。大数据的特点主要体现在以下几个方面：一是体量大。从大数据获取的角度进行分析，大数据是把海量数据集合得到的，所以具备数据容量极大的特征。在现实生活当中，很多大型搜索引擎可以在一天的时间之内生成100TB 的数据资料，尤其是在网络的广泛应用之下，不分国界，只要有网络存在，每日均会生成海量数据资源，而数据的规模与体量之大是难以衡量的[2]；二是多样化。过去的数据种类是非常少的，不过在科技发展与文明进步的推动之下，和以往容易存储的结构化数据相比，图片、视频、音频、网页等半结构化与非结构化数据明显增加。就目前而言，非结构化数据已经占到数据整体的85%，数据结构的多样化特征已经越来越明显；三是价值性。数据价值密度相对较低，有大部分的数据会无效。从这一角度进行分析数据的价值密度和总数据大小成反比例关系，在这样的情况下，怎样在海量数据当中提取有效数据，做好数据梳理、分析与研究，是大数据时代需要特别关注和解决的问题；四是速度性。数据的传输速度与实时数据的变化速度都可以用飞快来形容。大数据技术需要在短时间内从庞大数据当中提取高价值和有效性信息。数据并非是静止不动的，是在动态环境中实时生成与开发的，在新数据产生的同时，还有可能因为其他数据的变化而出现更改，于是提升大数据处理速度显得至关重要。

二、大数据背景下档案管理模式的主要变化

（一）档案管理理念变化

大数据背景下，档案数据信息显著增多，运用传统方法和档案管理技术已经无法实现对档案资料的描述和有效处理。从档案管理理念角度进行分析，要求树立所有数据都有用的思想观念，也就是把所有有用的数据都当作是档案信息。基于这样的变化，档案的归档处理范围明显增加，开放程度更高，涵盖面越来越广。在传统档案管理理念之下，只有存在于档案馆当中的数据信息才是档案，而大数据背景下网络信息技术迅猛发展，档案信息随时随地都在产生，并渗透到生活的不同方面。大数据时代的到来，让人们的信息需求发生了变化，广大用户已经不再局限于利用档案，而是有了更高的要求，想要得到数据背后的知识和内容，所以档案服务观念也需要在这一背景之下发生变化，强化主动服务意识的同时，还要不断挖掘深层需求，用大数据技术满足人们的信息需要。

（二）档案数字资源变化

对于档案管理部门来说，存储丰富多样的资源是组织工作的重要优势，同时也是档案管理部门进行信息开发利用服务的资本所在。大数据背景下，档案信息呈现出爆炸式增长的态势，档案数据也明显增加。大数据背景下档案数据资源发生的变化主要体现在两个方面，分别是网络数据的海量增长和对民生民意的重视程度明显提高，推动了档案内容的丰富性发展。档案数据类别越来越多，电子档案、用户信息、查询浏览等和过去相比有了明显的增加。档案数据资源的处理技术开启，从过去的以人工处理转变为信息化的处理方式，明显提高了数据处理的速度和效率。档案数据资源的收集越来越广泛，除了要求根据工作要求做好数据收集之外，还必须注意对档案信息的实时抓取。

（三）档案利用服务变化

之所以重视档案管理，促进档案管理模式与时俱进，最为主要的目标就是给群众提供更大的便利，使得信息利用和服务质量得到根本提升和有效保障，突出档案的意义和价值。大数据背景下的档案管理模式变化，还体现在档案利用和档案服务上。案例用于服务工作正朝着社会化和多样化的方向发展，档案的服务对象、内容、方式、目标等都和以往相比发生了极大的转变[3]。档案服务对象得到了明显扩展，从一般只服务于党政部门、企事业单位职工等转向服务于广泛的人民大众。档案服务内容的变化主要是从过去提供客户所需要的档案，转变为重视用户的个体行为，把握用户档案利用的要求，使得档案服务内容具备精细化和差异化特征。档案服务方式的变化主要体现在从信息需求者持有诸多证明来到档案馆查询，转变为服务线下和线上的广大用户，增加服务的智能化与人性化水平。档案服务目标的变化是从过去满足用户信息需要转变为如今在满足用户信息需求的同时，挖掘深层需要，最终促进档案利用和知识服务的双赢。

（四）档案安全管理变化

对于档案管理工作来说安全高于一切，因为档案资料关乎党和国家的利益，关系到群众的权益。大数据具备数量大、类别多、速度快、信息化水平高等特征，正是因为这些特征的存在，为档案安全管理带来了机遇和挑战。就档案保管而言，过去的档案类别较少，大部分是以纸质为载体进行存储和管理的，在这样的情况下，只要在库房管理当中坚持“八防原则”，就能够维护档案的安全性和完整性。在网络信息技术高速发展的背景下，档案的类别和数量都有了明显增多，同时在档案形态方面也呈现出多样化特征，明显提高了档案保管要求。例如在保管光盘载体的档案信息时，必须要避免磨损，在对硬盘档案进行管理时要做好防震工作。在应急管理上进行分析，过去的应急管理模式缺少必要的应变能力，适用范围有限，在遇到突发事件时常常会有沉重损失。大数据支持下的档案应急管理，则有精细而又完善的应急方案，所以可以在很大程度上避免突发事件带来的巨大损失问题。

三、大数据背景下档案管理模式的实现策略

（一）提高档案管理人员综合素养

大数据背景下的档案管理模式发生了翻天覆地的变化，所以在档案处理方面也需要与时俱进适应新变化，这就给档案管理人员提出了很高的要求，特别是要求每个档案管理者都具备完善化的综合素质，能够根据实际工作要求，完善理论以及实践素养，为大数据技术的灵活应用和档案资料的开发利用创造良好条件。所以大数据背景下要将培养合格的档案管理专业人才作为重中之重，加大对档案管理人员的教育培训力度。在培训工作当中，提高档案管理人员的数据处理和分析利用能力，同时提高档案管理人员的职业道德素质，使其能够有效应对大数据背景下的档案管理要求。在完善培训机制的同时，还需要构建专门的考核体系，保证每个档案管理人员考核合格之后才能上岗，为广大信息需求者保驾护航。

（二）积极建设档案管理信息系统

传统的档案管理模式以人工处理为主，档案管理的效率低，还有可能因为人为失误的存在而影响档案管理的效果。大数据背景下的档案管理模式以信息化档案管理为主，可以极大程度上解放人力，同时也能够明显提高档案管理的效率和质量[4]。对此，单位需要基于大数据时代的要求构建档案管理信息系统，并将软硬件建设作为工作重点。从硬件设施的配备上进行分析，要根据当前档案管理的要求，更新计算机、交换机等设备，淘汰落后设备，引进新设备，为档案信息化处理提供硬件条件支持。从软件系统建设上进行分析，需要根据档案管理工作要求研发相应的软件系统，使软硬件系统协调配合，共同支撑档案管理信息系统的运转。

（三）建立健全档案管理制度体系

大数据背景下的档案管理模式发生了变化，所面对的环境也呈现出了一些新的特征，对于档案管理规范性的要求越来越高。实现档案管理规范化的基础工作，就是加强档案管理制度建设，将档案管理的各个环节纳入到制度规范体系当中。具体来说，可以结合档案收集、整理、归纳、判断、开发、利用、销毁等管理要求，制定针对各个环节的管理制度，使得每个环节都有法可依、有据可循。另外，在制定档案管理制度之后，需要积极采取一系列措施保证档案管理制度的落实，做好制度运转过程当中的严格监管工作，完善制度监管体系，维护档案信息的管理质量与管理安全。

四、结语

大数据背景下，信息管理的难度和复杂度都明显增加，而且还会面临多变的环境，所以档案管理在获得发展机遇实现进步的同时，也容易出现一系列问题。面对新的时代背景，档案管理模式必须要进行变革，改革传统的管理模式，运用创新性的信息处理与应用方法，使得档案管理模式能够和时代接轨，满足海量数据信息的处理要求。档案管理人员在信息处理过程当中，既要累积经验，又要探索研究创新性的管理方法，对大数据时代的优势资源进行合理化利用，满足信息利用者的实际需要。