企业改革中办公室文员的职业素养要求探析

文/陈惠芳

为增强企业活力，强化监管力度，提高企业的竞争力，企业改革势在必行。在我国企业改革中，要选择正确的改革方向，必须从一般性和特殊性两方面入手。

办公室文员这一职位概念若仅从字面理解，是指在办公室内从事文字或文件事务的工作人员。这一定义大致涵盖了办公室文员的工作内容，例如收发文件、拟定文字性报告或报表、管理文字材料或者文件等。办公室文员在企业日常运转中具有不可或缺的作用，在企业改革中文员的培养也具有重要意义。

一、办公室文员的工作特点

办公室文员工作具有琐碎、繁复、承上启下、左右协调等特点，虽然一般不具有很高的技术含量，但却涉及企业生产经营的各个方面［1］。仅以收发文件这一项工作而言，无论是收到上级领导文件下发到各生产一线，还是从企业外部接收订单转给采购或销售部门。既要求办公室文员完整接收并及时转交，又要求其能够清楚区分文件种类及文件应该送达的正确环节。无论哪一步骤失误，都会直接或间接影响企业正常生产经营活动的开展。

二、办公室文员在企业运转中的作用

（一）信息收发与传达作用

文档管理和文案排版是企业内部事务管理的一个组成部分。无论是内部生产经营性文字报告的拟定，或者是需对外报告的文字材料都由此岗位完成并提交。办公室文员在发挥这一基础作用过程中需要不断提高文字材料的书写质量，以尽量简洁、凝练的商务性文字描述或总结涉及生产经营的数据、资讯等素材［2］。另一方面，企业内外相关文件的整理、汇总、分类、归档也需通过办公室文员这一岗位得以实现。企业内外部文件的管理不仅是对企业生产经营历史成果的积累，也对未来企业发展有着极为重要的参考和指导性作用。全面、准确的企业档案管理不仅有利于生产经营各环节快速查找相关数据资料，而且是展示企业经营成果，营造企业文化的重要组成部分。

（二）枢纽与窗口作用

办公室文员除了发挥固有的文字处理和文件管理作用外，往往还承担着内外沟通、形象展示等作用[3]。企业管理层决策的传达和一线部门生产经营信息的反馈往往是由办公室文员作为“出入口”统一完成；采购环节与生产环节的需求和供应信息也经常由办公室文员这一端口进行相互传递[4]；而且企业外部关联单位的来访与接待也少不了办公室文员的筛选与介入，作为关联单位或客户首次接触的对象，办公室文员岗位还承担着企业形象展示和对外窗口的作用。

（三）参谋与助手作用

由于办公室文员是企业内部接触文字材料和生产经营性文件最全面、最完整的岗位，每当企业年终（或阶段性）进行生产经营总结时，常常需要办公室文员提供当年（或该阶段）生产经营的数据与信息材料[5]。通常情况下也会要求办公室文员参与到企业的生产经营总结会议中，以便领导或者管理人员随时了解年度（或阶段性）生产经营的相关情况。

另一方面，当企业管理层作出未来生产经营决策前，经常会要求办公室文员提供相应的历史性文字材料和经营参数[6]，比如历史同期数据或者同比与环比比率等。有时甚至会要求办公室文员也参与到管理层的决策过程中，目的在于充当决策者的参谋或助手，使决策的制定能够更加贴合企业往期的生产经营现实，避免偏离正常运营轨道。

三、企业改革中对办公室文员的素养要求

由于办公室文员对于企业生产经营中起着举足轻重的作用，在企业改革中对这个职位的任职要求也比其它相应专业的职位更加多样化和复杂化。首先是文字处理能力，不仅需要其能够熟练掌握和运用商务文书的书写标准与习惯，而且需要其具备相当程度的总结、概括、提炼、分析的能力[7]。在此基础上，既要全面、完整地描述企业生产经营过程中的各项参数和数据，又要有一定程度的发现问题、分析问题的职业敏感度。

（一）人际交往与沟通的能力

办公室文员在协调企业内外不同部门、不同环节的工作时，应具有与多数人顺利沟通和交流的能力。在沟通中既能够清晰表达己方的意愿和目的，又能够充分照顾到对方的感受与情绪[8]。在某种程度上，办公室文员应充当发现冲突苗头并设法将矛盾解决于初期的“灭火器”角色。当企业内部员工或与外部关联人员因生产经营问题产生分歧而难以达成一致意见时，办公室文员应具备调和矛盾，使沟通顺利的能力[9]。

（二）不断学习的能力

信息时代的数据收集整理方式多种多样，办公室文员应当具备持续学习新技术的能力，提高文字处理和文件管理效率[10]。在运用网络资源和新技术手段提高自身分析问题、解决问题的能力的同时，为企业发展提供一定的帮助。

四、办公室文员工作的特殊性及现状

办公室文员是现代化企业重要的人力资源，其工作虽然没有太大的技术含量，但工作却十分繁杂，对企业日常运转有这重要的影响。例如，文员在收发文件时，不仅要求文员要完整无误的接收文件并进行及时移交，还要分清文件的类别和正确松达文件的各个环节。文员在工作中的任何疏漏，都会对企业的日常运转造成一定的影响。目前，相对于企业生产人员、销售人员等，办公室文员对企业产生的直接利益体现并不明显，得不到企业的重视，办公室文员的待遇制度不够完善[11]。

五、办公室文员对于企业的作用

（一）文件书写

文件书写就要求办公室文员有较好的文案功底、总结能力等，无论是企业内部经营的总结，还是对外的报告性文件，都需要办公室文员来完成，并且在书写过程中，文件书写的格式都有着严格的要求，文件的内容要简洁、明了、精炼。该项工作不仅对企业内部的管理有着重要的参考作用，也是企业对外展示企业能力重要具有重大的意义。

（二）印发文件

打印文件要求办公室文员能够熟练地使用打印机、熟悉日常打印文件的格式、能够准确无误、迅速的打印出需要的文件，若打印出现纰漏，就会直接对企业的日常运转造成影响，影响会议、活动开展的进度。传送文件包括传真、邮箱、邮件、直接送文件等方式，这就要求办公室文员能够熟练地使用传真机、熟悉通过邮箱发送文件的流程、使用快递传送文件的流程、对各部门、领导所在地、电话等信息的了解等，才能迅速、准确的传送文件，提高企业日常运转的效益[12]。

（三）决策参谋

办公室文员是对企业日常运转基础工作做的最多、对企业运转信息了解最全面的职位，当企业管理层在对企业进行一些决策和规划前，通常都会要求办公室文员整理出够给决策和规划提供参考价值的文字材料和数据信息，甚至要求办公室文员对企业的发展规划进行发表见解为决策者提供参谋，在季度、年度的总结会议中也会要求办公室文员出席为管理人员提供企业日常运转情况最直接、实际的相关信息。

六、结语

办公室文员在企业日常运转中有着不可忽视的作用，是企业业日常运转中有着不可忽视的作用，是企业正常运转的保障，也是促进企业发展的重要岗位。企业应认清办公室文员对于企业发展的重大意义，重视办公室的发展和建设，加大对企业办公室文员的管理力度，提高办公室文员的整体素质和能力，为企业的快速发展打好基础。

在企业内部进行改革设计，在关键环节上深化企业改革，重视发展混合所有制经济，制定出符合现代经济市场规律的方案。办公室文员在企业中属于容易被忽略的岗位，其看似简单又不具备太多技术含量的职业特性往往难以引起管理层足够的重视，然而这一岗位承担的各项细致、琐碎的工作职能却常常关系到企业各个生产经营环节的顺利运作。因此，在企业改革中应重视办公室文员的素质培养，培养其沟通交流的能力和利用新技术搜集整理信息的能力以促进企业的和谐良性的发展。