医院人事档案管理存在的问题及对策

文/苏州市广济医院 金燕敏

人事档案管理对于医院的人力资源利用具有重要的作用，它可以帮助医院更科学更有效地调控人力，合理有效地利用人力资源。在人才竞争日趋激烈的今天，对人事档案进行充分利用还可以有效地提升医院的综合竞争能力。但是相对于人事档案而言，医院对病案档案过度重视，致使人事档案的管理资源被压缩，导致医院在进行人事档案管理的过程中不免出现一些问题。

一、医院人事档案管理存在的问题

（一）人员流动性大，管理人员专业素质低。医院的档案管理相对于其他档案管理机构而言具有独特性，这在人事档案管理方面也有体现。医院工作人员的工作具有特殊性，具体体现在人员具有较大的流动性，同时人事档案的转出转入工作量较大，因此是否能够公正客观地对人事档案进行评价和处理，对档案管理人员的专业水准造成了极大挑战。这就要求医院的档案管理人员的专业素质具备较高层次的水准。在大部分的医院管理工作中，可以向档案管理倾斜的资源远达不到档案管理的需求。医院管理层对档案的管理工作并不重视，甚至在部分医院没有专门的档案管理人员，或者是由其他人员兼任档案管理人员，专业素质不强，管理意识薄弱。对人事档案多是被动地将档案资料进行利用，而非主动地去收集和整理资料。由于对人事档案机密性的认识不足，还导致档案造假、档案缺损等严重的管理失误现象屡有发生。落后的管理制度、不够专业的管理人员和复杂繁多的工作内容极大加重了医院人事档案管理的负担。

（二）数字化水平低，信息化设备设施老旧。在大多数的医院管理工作当中，数字化、信息化的应用已全面展开，但是在档案管理方面仍然缺乏专业的人才队伍、领导的重视以及资金技术的支持。许多医院仍然存在使用手工录入档案信息、人工分类归档等情况，甚至很多医院的档案管理工作仍然借助于最原始的电脑系统进行。老旧的设备无法满足现阶段医院人力资源管理中对人事档案的利用需求，这也是导致人事档案利用率不高的原因之一。

低水平的数字化，不仅为医院人事档案的利用工作带来了不便，也在人事档案的管理上造成了许多问题。传统的纸质档案相较于电子档案而言存储条件较为苛刻，要求的存储空间也相对较大。但是大部分乡镇医院并没有足够的能力对日益增长的档案进行有效的管理，即使是在城市，部分医院在资源分配上也无法完全满足纸质人事档案的管理需求。虽然人事档案的数字化是档案管理工作的必然发展走向，但是许多医院却没有对其予以充分重视，这也是医院在人事档案管理中存在的一大弊端。

（三）信息收录不全，内容管理重视程度低。人事档案管理在人才的利用和安排上发挥着不可替代的作用，在医院的人事档案管理过程中，人事档案的内容主要包括医院工作人员的基本信息、职工学历、各类证书鉴定、职称、晋升任免信息、工资表及奖罚等。其中最主要的就是各科室医生和护士的专业信息，只有在了解各个医生的专业特长以后，才能更好地进行岗位分配，使得医生的专业特长得以充分发挥，同时也在一定程度上影响医院的人力资源规划。

在医院的人事档案管理中，对人事档案的内容管理却不甚重视，在对人事档案管理的过程中，没有体现出医院人事档案较其他机构人事档案的不同。对基本信息的管理过于重视而忽略了对内容质量的管理，对能够更好地体现医生工作水平的诊疗记录、病案典型、科研报告却极少进行收集归档，对声像档案、图片档案等文字档案之外的新型档案信息类型收集程度不高。这种过于单一化的人事档案收集，造成了在医院的人事档案管理中可利用的方式缺乏多样化，可供利用的内容也有限，因此在管理层面导致了医院对人事档案管理的忽视。此外，信息收录的不全面更容易造成对一个医生进行人事任免时出现有失公允的现象。

二、医院人事档案管理的对策意见

如何提高人事档案在医院管理工作中的比重是当前阶段亟待解决的关键问题。针对医院在人事档案管理中出现的一些问题，提出一些对策建议提升医院在人力资源利用和开发上对人事档案的利用，有利于实现人事档案地位的有效提升。

（一）提升档案管理人员专业水平。在医院的管理工作当中，如果强行要求医院管理层人员加大医院管理资源向档案工作倾斜的力度，不仅无法取得良好的效果反而容易导致医院管理方面出现更大的问题。那么，如何在合理的范围内加强人事档案管理资源，提升档案管理人员的专业水平与能力就是我们需要重点关注的问题。部分医院由于本身竞争力不强，经营范围小而忽略了对档案管理的重视，导致了医院在档案管理上会出现严重的问题，但是专门性地设立档案管理机构又会压缩医院的医疗资源，造成更为严重的资源浪费。因此，如何在有效提升医院人事档案管理人员业务能力的基础上，既不对医院的管理资源和经营所需的医疗资源造成影响，又可以实现人事档案管理人员专业能力的提升？对于部分资源条件不充分的医院而言，可以对充当档案管理人员角色的员工进行短期的专业性培训工作。在专门的档案培训机构，由专业的档案管理人员进行培训，节约医院资源的同时也提升了档案管理人员的专业水平。另外，可以从提高档案管理人员的服务意识方面着手，医院档案管理人员业务水平不高同档案管理人员自身的档案服务意识也有关系。档案管理是一项琐碎的专门性工作，很多档案管理人员自身存在很大问题，他们不能主动去发现档案管理中存在的不足之处，导致出现人浮于事的情况。所以这就需要医院提升员工的责任感和担当感，制定一套行之有效的人员管理制度，提升档案管理人员的服务意识，使其积极、主动、及时地进行人事档案管理工作。

（二）加强医院对人事档案的管理。1.合理分类，同病案档案联系，除了病案档案管理以外，在医院的档案管理工作中，人事档案的管理也具有重要地位。在我们对医院档案进行管理的过程中，常常会出现只重视对病案档案的管理利用而忽视对人事档案的管理利用的情况。病案档案和人事档案都是医院档案管理的重心，将两者有机结合并进行管理可以更好地发挥二者的优势。将人事档案与病案档案分卷进行管理，采用不同的案卷分类方式，归档整理后录入同一个档案管理系统之内。在对病案档案进行调用的过程中，可以结合人事档案中的相关资料加以分析，例如在进行病例分析时关联人事档案案卷，查找有关病例专家医生的人事档案，从其中发现与病例有关的其他有用档案。在进行人事档案归档时，也可以结合有关病历档案，用更有特色化的分类方式将医生的诊疗记录和病案评价做分类。2.优化配置，提高数字化水平，医院应加大在信息化技术方面的投入，将信息化建设推进到医院的日常管理工作当中去。大部分医院已经全面开展了信息化改革，医院的信息化系统也已经全面推广，所以在医院的档案管理方面也应该进行信息化改革，对档案进行数字化处理，配置信息化档案管理系统，提升医院档案管理质量。加大资金投入，优化资源配置。老旧的计算机设备已经无法满足档案信息化的管理水平，医院只有加大资金投入到信息化、数字化中，才能使人事档案管理适应新的信息化管理软件。建立完善的档案信息管理系统，使得医院人事档案收集、整理、利用等日趋规范化，进一步提高医院人事档案方面的管理质量。在人事档案的收集方面由原来的纸质档案为主转向数字化档案，节约管理成本，合理利用有限的空间资源，最大化地开发与利用人事档案资源。3.简化程序，设立专门数据库，进一步简化管理程序，将一些老旧的人工管理流程由信息化档案管理所取代。建立统一的数据库对人事档案进行管理，确立统一的管理规范，将人事档案的编目、立卷等工作交由信息系统来完成，既可以减少人力资源的浪费，又可以避免因主观的人为因素导致多种分类方式同时存在。针对医院的特点，设立专门的数据库资源。结合医院自身的诊疗重心，建立专门的专业化的数据库资源，将医院的特色与医生本身的能力特长相结合，更好地发挥每位医疗工作人员的专长。

（三）重视人事档案内容的质量。1.注重档案类型多样化的收集。在医院人事档案内容的收集方面，应当注重多样化人事档案类型的收集，丰富人事档案的形式，可以将医生的手术视频、案例教学视频、个人典型病例报告、科研的成果报告等收录到医生的人事档案当中，使得人事档案的内容更加丰富具体，更具代表性。在对人事档案进行利用时也能够更加公正客观地进行评价，对医院工作人员的任免也能够更加专业、科学。重视人事档案内容的质量还可以从人事档案载体的形式入手，在传统的人事档案管理观念当中，人事档案主要以纸质档案为主，但随着科技的进步，一些信息逐步数字化。我们在对人事档案进行管理时，决不能只重视对纸质档案的收集整理工作，还应当对数字报表、图片、视频资料、光盘等进行收集，如果条件允许，医院还可以将有利用价值的医生护士值班监控记录等纳入收集范围，这样既可以全面地展现档案的客观性，也可以在一定范围内避免不必要的医患纠纷。2.制定专门的档案管理制度。医院不重视人事档案的管理工作很大一部分原因是因为没有认识到人事档案在进行人力资源开发上所能提供的服务利用。医院应当建立一套完善的档案管理制度，将人事档案的利用纳入人力资源开发规划、人才的引进、薪酬福利的计算以及日常绩效考核当中去。将人事档案与晋升制度挂钩，使得员工重视人事档案的利用。专门的档案管理制度，在一定程度上可以减少医院人浮于事的状况，做到物尽其用、人尽其才。强化对人事档案的管理，减少档案造假、档案损毁现象的产生。虽然医院的人事档案管理工作还存在许多问题，但是随着科学技术的进步和医院对人事档案利用的不断重视，这些问题将会得到完善的解决，我们应当相信提高人事档案的重视程度将是进行医院管理工作的必然趋势。