数字化信息在医院人事档案管理中应用的重要性

文/济宁市精神病防治院人力资源部 王然

随着科学技术的不断进步和快速发展，信息化、数字化时代的到来，对我国很多行业的发展具有非常重要的影响。尤其是在当前信息化技术、数字化技术已经逐渐普及的背景下，这些高新技术手段对人们现有的生活、生产以及管理方式等都会产生影响，进而影响其发生变化。医院是当代社会经济发展过程中非常重要的公共设施场所之一，与人们的健康息息相关，大众对于医院的依赖程度也比较高。新时代背景下，医院要想实现稳定可持续发展，除了要将经济效益放在首要位置上之外，还要清楚地认识到人力资源在当前市场环境中的重要性。医院在开展人事档案管理工作时，由于人员众多，同时医务工作者的类别、科室等很多因素之间具有非常明显的差异性，导致需要记录的档案数据量异常庞大。如果依靠人为方式进行管理，不仅会导致工作人员的工作量严重地超负荷，而且还会导致数据信息的不完善等问题发生。所以，在医院的人事档案管理工作开展过程中，可以适当将数字化信息技术科学合理地应用其中。该技术的应用，不仅有利于提高人事档案管理效率，而且还能够将各个人员的相关档案信息进行有效整合、分类和储存。这样可以为医院内部人员调配提供合理的依据，同时还能够为后期档案的调取和使用提供便利条件。

一、医院人事档案管理现存问题分析

（一）缺少对人事档案管理的重视。随着社会经济的不断快速发展，人们日常生活质量和水平的不断提升，促使人们对于各个方面的品质追求越来越看重，特别是医院这种具有一定特殊性的公共设施，人们对医院的期待值越来越高。医院在现代社会背景下的发展，必须要保证内部医疗水平的不断提升，这样才能够满足现代人对于看病住院等方面提出的个性化需求。但是在与医院现阶段的管理和发展情况进行结合分析时，发现医院对于自己的医疗水平提升、医疗服务等方面的重视程度过高，反而忽视了人事档案管理在医院内部管理中的重要性。任何一个单位或者是行业，之所以可以实现运转，基本上都是依靠人力来完成，尤其是医院对医务工作者的需求非常大，但是医院并没有实现对人员的有效管理，同时也没有意识到人事档案管理工作的重要性，管理意识淡薄，久而久之，导致医院人事档案管理工作根本无法有序开展。由于工作效率非常低，无法保证人事档案的管理效果，所以医院内部的人员调配、人事管理等很多方面都存在严重的问题，这对医院的未来可持续发展也将会造成非常严重的不利影响。

（二）人工管理准确性低。在与当代众多医院的管理现状进行结合分析时，发现医院人事档案管理工作在开展时，大多数情况下仍然是通过人工来进行操作。在利用人工操作方式时，不仅需要耗费大量的人力、物力以及时间成本作为支持，同时还要保证资金充足。即便如此，由于人工操作很容易出现失误等问题，所以最终的人事档案管理水平无法得到保证，人事档案工作效率也无法得到有效提升。医院内部的人事管理工作在开展时，主要是针对各个不同层级、不同科室的相关医务工作者进行个人信息资料的统计和归纳整合，其中涉及的信息包括医务人员的学历、工作经历以及工资等。人事档案的整理和保存，不仅方便日常查询使用，而且还能够实现对医院内部人员统一集中管理，实现内部人员配置的优化和完善。人事档案管理工作在具体开展过程中，由于信息具有一定的流动性和变通性，所以需要根据人员的信息变化情况，对人事档案的内容进行及时的更新。利用人工操作方式时，势必会导致很多重复性资料的出现，因为人工操作无法实现有效覆盖，同时还有可能会出现资料错误归档等问题，如果重新对这些档案进行归类和整理，那么需要耗费的时间就更多。如果整理不及时，信息更新不完全，那么人事档案管理存在的价值就会被削弱。由此可以看出，人工操作模式下的人事档案管理，不仅工作效率低，而且档案的准确性也无法保证。

（三）人事管理人员自身的素质、专业能力不符合管理要求。要想从根本上保证医院人事档案管理工作的有序开展，就必须要保证工作人员的综合素质和专业能力水平能够达到一定的标准，保证各个环节的各项操作能够真正有效落到实处，这样才能够将医院人事档案管理的作用和价值充分发挥出来。但是在与现阶段实际情况进行结合分析时，发现很多医院对于人事管理方面的工作等不是很重视，导致该岗位的工作人员缺乏对工作的认识和了解。与此同时，现有档案管理人员的整体素质普遍比较低，导致后期工作在开展时存在很多问题，无法满足新时代背景下对医院人事档案管理提出的个性化要求。

二、数字化信息技术在医院人事档案管理应用的重要性分析

（一）有利于节约时间和空间。虽然当前我国已经全面进入信息化时代，信息化技术、数字化技术等一些先进的技术手段可以被广泛应用在各个领域中，但是在过去的医院人事档案管理工作开展过程中，大多数情况下都是直接利用人工的方式进行相关信息的登记，同时在保存方面有很多是以纸质为主。这样不仅会导致工作人员的工作量非常大，而且人工操作难免会出现失误等问题，同时纸质无法实现长久性的保存，在查找和使用时，也会存在很多问题。在这种形势下，随着科学技术的不断进步和快速发展，数字化信息技术在很多领域中都可以实现合理的应用，尤其是在当前的医院人事档案管理中，能够发挥的作用和价值更加明显。数字化信息技术在当前医院人事档案管理中科学合理的应用，不仅能够从根本上保证人事档案管理水平的有效开展，而且还能够代替传统模式下的纸质档案，不仅方便储存，而且在调取和查询等方面也具有一定的便利性。同时，这种管理方式还可以实现对资源的节约使用，并不需要大量的闲置空间来堆放这些人事档案的资料，在保证保存效果的基础上，还能够提高利用率。除此之外，由于计算机设备在使用时，其自身的储量非常大，同时效率高、速度也比较快，可以实现长期有效的保存，为人事档案资料的有效性提供保证。由此可以看出，医院当前在开展人事档案管理工作时要意识到数字化信息技术在其中应用的重要性，在保证管理效率有所提升的基础上，能够满足人事档案管理的个性化需求。

（二）有利于提高资源的共享程度。传统模式下，由于人事档案大多数是以纸质的方式进行记录和保存，所以如果想要对部分档案进行调取或者是查询，必须要进入资料管理室内对相关资料进行查找和获取，这种方式不仅浪费时间，而且还会耗费很多资源，导致整个工作效率无法实现有效提升。而在数字化信息技术的实际应用过程中，人事档案管理工作在开展和实施过程中，工作人员只需要将所有医务人员的个人档案信息全部都真实地录入计算机系统中就可以，也就是将纸质档案转变成为电子档案的方式，这样可以实现对现有信息有效的分类、整合和归档、保存。这样不仅从根本上保证工作人员的工作效率可以实现有效地提升，而且还能够实现资源的共享。在对资料进行查找或者是想要阅览时，可以直接通过计算机系统的操作，立即将相关信息直观、简洁地展示出来，整个过程不仅高效而且便利。由此可以看出，数字化信息技术在现代医院人事档案管理中的合理应用，不仅能够保证人事档案资料本身具有非常良好的准确性和可靠性，而且人事档案在医院内部的日常工作过程中，可以实现合理的应用，整体利用率也可以实现有效提升。

（三）有利于增强保密性。众所周知，通常情况下，如果是按照传统的方式开展人事档案管理工作，一般都是以人工方式进行直接操作，这种情况下，由于纸质档案本身的材质问题，对档案安全保管提出很高要求，且不利于快速查询，同时还很容易出现资料丢失等问题。由于纸质档案管理基本上都是很多档案存放在一起，这样才能够节省保管空间，所以即使其中部分档案资料丢失，也很有可能不被发现，久而久之，这些人事档案信息的保密性就会越来越差。在现阶段，将数字化信息技术科学合理地应用到医院人事档案管理工作中，工作人员不需要与人事资料管理的原件进行接触就可以完成相关信息的输入和输出。这样不仅能够避免信息泄露等一系列问题，而且通过计算机系统在其中的应用，还能够增加加密处理措施，这样可以最大限度保证医院内部人事档案管理的良好保密性。

（四）人事档案资料利用率有所提升。由于经济的快速发展，市场经济体制也在不断地变化，医院虽然是人们日常生活中非常重要的公共场所之一，但是医院相互之间也具有一定的竞争。医院在日常管理以及发展过程中，必须要意识到人事档案管理工作在其中的重要性。人事档案资料的存在，不仅可以为医院内部各项方针政策、制度体系的制定提供有效的依据作为支持，而且还能够保证医院内部人员在调配时的合理性和有效性。传统人事档案管理工作开展过程中，由于人工操作方式有非常多的局限性，同时还会受到很多因素的影响，不仅需要耗费大量的人力、物力，而且也无法保证最终的管理效果。因此，在对医院内部各项事务进行处理或者是方案制定时，尽可能避免会使用到的人事档案资料，这样就可以省去一些不必要的麻烦。在数字化信息技术的应用过程中，由于人事档案管理工作可以有序开展，同时整体开展效果也比较良好，所以人事档案管理工作也逐渐得到了医院内部领导人员的关注和重视。通过该技术的应用，不仅可以减少人力、物力等资源在其中的投入，而且还能够实现对现有人事档案资料全方位有效的分析和了解。在对医院内部人员进行调配以及处理时，不仅可以保证整个过程的高效性，而且还能够保证结果的有效性，实现现有人事档案资料利用率的有效提升。

（五）有利于延长资料的使用年限。由于纸质本身就有一定的使用年限，同时不宜保存，经常会受到潮湿环境等客观因素的影响，所以纸质档案在保存方面的难度比较大。数字化信息技术的应用，可以直接将档案全部都存储在计算机系统中。这样不仅方便查询，而且能够实现有效的保存，同时延长资料的使用年限。

三、数字化信息技术在医院人事档案管理中的应用

（一）增强安全防范意识。虽然数字化信息技术在当前医院人事档案管理工作开展中具有非常重要的作用，同时能够为人事档案管理带来的优势作用也比较多，但是不可否认的是，由于网络本身具有一定的开放性，所以该技术在使用时，仍然存在很多安全隐患问题。尤其是在当前我国科学技术不断进步和快速发展的背景下，计算机技术越来越完善，导致互联网在运作过程中，其自身的整体保密性有了明显的下滑趋势，这样就会威胁到医院内部人事档案资料的安全性，所以，在利用数字化信息技术开展人事档案管理工作时，必须要保证工作人员自身具有非常良好的安全防范意识，时刻提高警惕。同时，医院各层也要加强对员工的网络安全教育，在实现数字化信息技术合理应用的基础上，可以加强计算机系统的保密性，为数字化信息技术的应用效果提供保证。

（二）人事档案管理部门要及时对人事档案资料更新和整理。由于信息本身具有一定的流动性和互通性，同时信息也不是一成不变的，所以人事档案管理部门内的工作人员在开展工作时，要在数字化信息技术的应用基础上，定时对相关人员的档案信息进行更新，保证这些信息资料的完善性，同时还要加强日常管理力度，为这些人事档案资料的安全性和有效性提供保证。相关工作人员在对这些资料进行整理之后，要根据实际情况，将这些资料汇总，并且汇报给上级进行审核和确认。上级工作人员对这些人事档案资料确认无误之后，人事档案管理部门的工作人员才将这些信息全部都准确地输入计算机系统中，实现有效的保存。

（三）优化管理系统，提高人事档案管理水平。医院人事档案管理工作在开展时，具有一定的复杂性，由于涉及人员数量较多，同时涉及的信息数据非常庞大，如果只依靠人工来完成，需要耗费的资源非常多，但仍可能达不到理想的管理要求。在当前数字化信息技术的应用过程中，不仅可以有效缓解这一问题的发生，而且能把医院内部的信息、资源等全部集合在一起，构建一个符合医院发展要求的人事档案管理系统。与此同时，应将医院内部的纸质档案全部都转变成为电子档案，这样可以实现人事档案资料的合理利用，确保人事档案信息的保存效果，为医院人事档案管理水平提升提供有效保证。除此之外，要定期保证计算机系统的升级和优化，这样做的根本目的是保证系统在运行时的高效性和有效性及系统的良好操作性。只有这样，才能够保证数字化信息系统在构建以及具体应用过程中的效果可以发挥最大化，在保证人事档案管理效率能够得到有效提升的基础上，提高医院人事档案资料的整体利用率，这对医院的未来可持续发展具有实质性意义。

四、结语

经济的快速发展，我国先进技术的进步和应用，对医院人事档案管理工作提出的要求也越来越高。为了提高管理效率，保证医院人事档案资料利用率的有效提升，医院可以将数字化信息技术合理地应用其中。该技术的应用，不仅可以解决纸质档案管理现存的各种问题，而且还能够为医院的决策、发展等提供有效的信息数据支持。