档案管理中整理归档现实意义的若干思考

文/陕西安康市汉滨区档案史志馆 蔡苗苗

在现代化的发展历程中，传统的针对纸质档案的管理在长期的实践过程中已经让档案管理工作人员总结出一套十分有效的方法，并且对档案管理的流程也有了极大程度的掌握。第一步，便是对档案文件的归档立卷，通过第一步就可以使得档案工作与文书实现完美结合，在最终形成文件之后由档案管理工作人员对其进行归档，这个周期一般是一年。随着社会经济的发展，信息技术的不断进步，这些纸质文件逐渐地被电子信息所替代，直接在磁盘上对电子文件进行书写与修改，在工作人员对其确认无误之后再次对其进行整理，可以将其有效地保存在办公软件或者办公信息数据之中，方便档案管理人员对其进行查看，这对于传统的纸质档案整理归档产生了极大的影响，但是也正因为如此，有效地减少了档案管理人员的工作量，并且保证了档案管理工作的质量与效率。

一、自动化进行档案管理的优点

（一）有效提高档案管理水平。有效提高档案管理水平就在于文档一体化，这是针对文件与档案的总体来讲的，对文件进行从生成到办理以及最终归档的全过程的管理，有效保证文件内容与数据结构的准确无误。现代化迅速发展下在档案管理中使用了自动化技术，这就为文档一体化提供了全新的发展前景，有效地保证了文档一体化的持续发展。在传统的文件处理阶段，其相关的工作人员仅是通过手工来处理相关的工作，这种工作方式费时费力，造成了传统的档案管理工作的不足。档案管理工作本身就是一项极为复杂的工作，工作量也是极其庞大的，传统的处理方式仅仅只是通过人为处理，这对于档案的完整性是一个极为严峻的考验，不仅需要工作人员足够认真，还考验工作人员的书写规范，要求书写一定要清晰，避免以后再度查看时出现模糊，这样不易于查看。现代化发展的电子信息技术很容易解决掉这些问题，对于繁琐数据的处理能力是非常有利于进行档案管理工作的。在档案管理工作利用电子信息技术以来，档案管理方面的各项工作都变得有序与便捷，因此，电子信息技术对于档案管理的整体工作都是极为有利的。

（二）方便信息交流与共享。传统的档案管理工作由人工处理，存在很多的弊端，有更多不可解决的难题，比较直接的一点就是很难从众多档案中快捷地找到需要的文档。而自动化管理能很好地帮助档案管理人员解决掉这一问题，将庞大数据存入到数据系统之中，从而使得档案管理的相关工作人员可以很方便地找到所需文件，这也是自动化的办公系统带来的直接的便捷之处。可以将所需的文件快速地整理归档，方便满足档案随时归档的要求。在需要快速找到用户资料的时候就可以通过系统设置的快速查找很方便地查找出所需资料。这些在传统的档案管理工作中根本是不敢想的，传统方式中既不能做到快速查询，更不能做到信息的共享。现代化发展中最重要的就是信息的共享，信息一旦出现停滞的情况，就会造成经济的重大浪费。在现代化信息技术的背景下，可以有效地提高档案管理工作的效率，即使是出现网络故障的情况也可以实现信息的查询，信息技术最终也在于能有效地保证信息的安全性与可靠性，不受时间空间的影响。

（三）更为持久地保存档案。传统的档案文件是纸质形式的，更是人为进行，保存的空间环境对档案文件也极有影响，这也需要考虑到纸张的质量，对于档案管理工作人员也是一项严峻的考验，稍有不慎便会造成难以弥补的后果。现代化发展形势下的电子文件保存就不会出现这样的情况，计算机技术的不断发展对于档案文件的保存与管理更为简单方便，即使有不同的需求也可以很快地得到满意的结果，并且在档案文件的储存与读取时利用计算机技术也更有优势，更好地避免其受到外界环境的干扰。

（四）更为快速地传输。在传统的档案管理工作中，工作人员在处理档案文件时由于疏忽很容易造成档案文件的丢失，并且传统的档案在传输时更多的是依赖于邮政体系，不仅需要很长的时间，在空间上也有着严重的局限性，并且在传输过程中也有可能会出现丢失的情况，这对于档案管理工作人员来说也是不得不考虑的一个难题。计算机技术将档案文件的传输改变为利用网络以电子形式传输，不仅可以保证档案文件的安全性，更使文件的传输时间得以大大减少。

二、电子文档存在的问题

其一，不能够完全保证电子文档的保密性。电子文档相较于纸质形式的一个重要区别在于修改之后可以不留下任何痕迹，虽然现在已经陆续有了防止在源文件中修改的新型技术，但一是这种技术还没有得到完全的普及，另外则是这种技术还存在着很多弊端，不能完全地控制文件中出现的安全隐患，因此，不能完全保证电子文档的保密性与真实性。纸质形式的文档在修改之后会存在一定的痕迹，这就可以很好地辨别文档是否出现过修改的情况，而电子文档没有明显的字迹差异与痕迹，无法进行明显辨别。

其二，在档案管理工作中，对于相关的工作人员有着一定的要求。现代化的档案管理工作中，不仅要求工作人员需要清楚地了解传统的档案管理工作模式，还要对计算机技术有一定的了解，能熟练地掌握计算机的操作，这就对档案管理的工作人员提出了非常高的要求。

三、应对措施

首先，在利用计算机技术进行档案管理工作时，需要对计算机所使用的网络进行有效安全的网络隔离，借助这样的方式有效地保证计算机技术管理档案的安全性，实现档案的完全保密与经济最大化。对档案管理所使用的网络进行隔离的第一步就需要先将其使用的计算机IP地址进行屏蔽，然后对科学的安全的网络连接进行管理，当然，也可以利用计算机的防火墙对其进行隔离。网络技术的发展会让人们更加重视档案的安全性，这类事故往往出现在档案以电子形式存放于网络数据中，以电子形式保存时偶尔会出现丢失的情况，破坏了档案的完整性，要避免因为黑客攻击或者病毒侵袭而造成的档案的安全性得不到保障的情况。电子档案在保存的过程中要对其加入权限，这样可以高度有效地保证电子档案的安全性。确保电子档案的安全性就成为现代保存档案的关键，需要拥有高超的计算机技术对其进行加密，完善电子档案的保存系统。

其次，现代电子档案在保存时也需要档案管理工作人员的维护，这就需要提高工作人员的专业素养。现代化技术可以有效地保证硬件设备的完整性，但是硬件设备的完整并不能说明全部，档案管理工作人员的素质也需要得到有效保证，其需要在掌握硬件设备的同时提升自身的业务水平。在现代化的办公环境下，档案的完整性与安全性不仅需要技术人员与档案管理工作人员的默契配合，还需提高这两者的整体素质。实现这一理想目标任重而道远，要求相关人员都能按照标准来规范自身的行为，确保档案管理的完整性与安全性。档案管理工作人员在不断提高自身业务水平的同时，还需要更快地了解计算机技术，这样才能够在管理工作中更好地提出有效的意见与建议，这些的前提是提高档案管理相关工作人员的综合素质。

最后，档案管理工作人员要充分地完成档案的整理归档。在传统的档案管理工作中，档案都属于纸质文件的形式，档案管理工作人员需对这些纸质文件进行归档整理，并且工作人员基本是根据自身多年的工作经验和自己对于档案的理解对其进行归档整理，在这个过程中缺乏对档案进行整理归档的统一标准，导致档案管理人员离职或者退休时，新加入档案管理的工作人员并不清楚之前的档案存放情况，对于之后的档案管理工作开展是极为不利的，工作的质量也存在着极大的差异。在使用计算机技术对档案进行归档整理时，档案的归档整理不仅需要将纸质的档案进行整理，同时还要将电子形式的档案进行整理归档，这就相当于有了双重的标准与保证，在以电子形式保存档案时，需要对电子档案进行登记、编号、扫描以及上网等诸多手续，并且这些手续都会对电子档案起到一定的保护作用，使档案的管理更加完善，保证了档案的安全性与完整性。档案管理工作人员也按照这些统一的规范进行操作，即使有工作人员退休，新加入的成员也会快速地融入档案管理的工作中去，实现完美传承。

四、结语

总之，在现代化技术不断发展的形势下，档案管理工作要充分结合现代化发展的新理念与新技术，利用新技术对档案进行整理归档，可以使档案管理工作提高效率的同时，兼具科学性与安全性。