定义论：我们需要什么样的档案定义*

（广西民族大学管理学院 南宁 530006）

1 我是怎样给档案下定义的

1.1 研究缘起与“符号”一词的引入

笔者对档案定义问题的特别关注，也是从《档案学概论》的教学开始的。由于笔者在2012年以前的教学中使用的是人大版的《档案学概论》，因此对其中的理论观点给予了较多的关注，发现该书的档案定义有较明显的不足（个人观点）。而遍观已有的其他的档案定义，亦未能找到满意的答案。因此，促使我决定自己下一番功夫研究一下这个问题。

关于档案定义问题，笔者的第一篇相关文章是《档案学三题小议——档案定义、起源与档案学科属性》[1]一文。

这是一篇很另类的文章，写法上与普通的学术文章的写法有所不同，是一种比较自由的逻辑流意识流写法。它基本上是对三个档案学的重要问题进行逻辑分析，没有更多的细致论证。其中，对档案定义问题，笔者首先指出了此前较流行的档案定义的不足，并提出了自己的关于档案定义的初步想法。这篇杂论式的文章，其论证是不充分的，但提出的观点、方向是可取的。文章中提出了两种定义方式：“档案是人类活动的原始性符号遗存”；“档案是人类活动的原始性符号记录”。应该说，这两种定义方式到现在看来思路仍然是比较正确的，特别是第一次在档案定义中加入了“符号”一词。笔者认为这是一个重要的问题，因此继续通过以下文章对“符号”问题进行了进一步的阐述：《档案·虚拟·历史——关于档案虚拟的符号论解析》[2]《档案·虚拟·历史——关于档案虚拟的符号论解析（续）》[3]《符号的演进及其与档案和档案工作的关系》[4]。

符号，是笔者档案哲学中不可缺少的核心概念之一。笔者认为，缺少了这一概念，我们对档案这一事物的理解就不可能完整、准确。档案是一种符号记录类事物，这是档案存在方式的一种基本特征，特别是它是将档案与其它类型的原始记录（如作为实物类原始记录的文物）区分开来的关键。笔者认为，它是定义档案属概念不可缺少的内涵，也是以往理论性档案定义的重要缺陷。

“符号”一词的引入，还有另外一个重要的效果。这就是它与信息时代相适应，与数字符号相适应。这并不是笔者有意为之，而是逻辑使然。“符号”进入档案定义之中，乃是时代发展和档案界认识发展的必然。笔者个人认为，其意义是重大的，笔者也听到一些档案界人士对这个问题积极的看法，但档案学术界对这一问题的重视程度、关注度还有所不足。

在前文发表两年后，笔者和我的学生肖哲在《从实体与事物的角度论档案形成规律（上、下）——兼论档案的本质属性与定义》[5]一文中，从档案形成（实体→事物）的角度对上文提出的档案定义进行了更深入一些的探讨，说明了“原始符号记录”是档案的实体，由其演化为档案事物，加深了对属概念的理解；并探讨了定义中的“种差”问题。由此完善了前面提出的档案定义，将其修正为“档案是人们有意识保存起来的人类活动的原始性符号记录”。

1.2 论证的完成

在提出自己的档案定义设想的三年后，我和我的学生李娟发表了《从信息划分与定义规则出发再谈档案定义》[6]一文。正式对档案定义进行了较为全面、规范的论证。

在进行课程建设和改革时，要从培养现场工业工程师的角度出发，坚持以系统工程思想为指导，优化设计基础工业工程课程的理论教学和实践教学体系。实践教学包括实验教学、课程设计教学、学科竞赛、大学生创新项目、专业实习和毕业设计等环节。其中，理论、实验、课程设计教学和集中专业实习是所有学生的必修环节。

如何确定档案的定义？关键的问题是要有一个正确的方法。如果没有正确的方法和路径，所得出的结论也必然是错误的。给事物下定义最重要的问题是找出定义中的属概念，属概念是这个事物在整个大类体系中的直接上位类。既然是要找出最接近的直接上位类，我们就必须给事物所属的大类划分出一个分类体系来。档案属于信息类事物，因此给信息类事物划分出一个科学的完整的体系，就成为我们寻找档案在信息类事物中的直接上位类的唯一正确的方法了。可以这么说，在信息范畴内寻找档案定义中的属概念的唯一正确的方法与路径，就是给信息类事物做出一个分类方案来。

图1 信息分类体系图

有没有现成的信息类事物的分类方案呢？我在研究档案定义时竟发现此前学术界并没有给信息类事物做出一个完整的全面的分类方案或分类体系，至少笔者当时检索的结果是如此。信息是人类社会中最重要的事物之一，但我们对它的了解却非常不够，以至于竟然没有一个完整的信息类事物的分类方案。于是，在进行档案定义的研究过程中，给信息类事物做一个完整、科学的分类方案，就成为我和我的学生李娟的最主要的工作了。这并不是一件容易做到的事情，这个分类方案，我和我的学生进行了许多次的反复推敲，推翻了多个此前做出的方案，最终得出了现在这样一个分类体系。这是一项艰苦的逻辑工作，这个分类体系的各个部分必须是合乎逻辑的。目前看来，这个分类体系虽然有一些不完整的部分（笔者在分类过程中简略了一些与档案关系不大的部分），但在整体逻辑上是严谨的、自洽的。它较好地解决了档案在信息家族中的位置问题，解决了给档案下定义的最为关键的属概念问题。

按照这个分类体系，我们得出的结论是：档案的直接上位类是“原始符号记录信息”。它就是我们要寻找的档案定义的属概念。因为“记录”本身就是一种信息，因此在最后给档案下定义时，笔者省略了属概念中的“信息”一词，写做“原始性符号记录”。这种去除冗余的做法在理论上是正确，但实际效果如何我却有些拿不准，即“原始符号记录信息”与“原始性符号记录”这两者以何者作为档案定义中的属概念为好，我有些拿不准。

这个定义并不是没有争议的，争议的主要问题是属概念“原始性符号记录”中的“记录”一词[7]。“记录”一词的词义不是很明确、很固定，词义有些模糊。我和一些学者在档案定义中使用这个词，是一种宏观的概念，但人们常常也使用它的狭义概念，这样就出现了分歧。解决的办法是什么呢？我认为可能有两种解决方案：一是寻找一个大家都认可的词，但现在还没有找到；二是对“记录”一词达成共识。

怎样就“记录”一词达成共识呢？笔者认为有以下认识要点：

第一，如上图所示，“记录”一词的含义是记录性信息，与非记录性信息相对，即记载于某种载体之上的信息，是信息家族中最重要的部分。这种词义通过上面所示的信息分类体系的条析是较为清晰、准确的。再冠以“原始性符号记录”，档案的属概念就比较清楚了。

第二，“记录”一词还可以在人类经验体系中加以理解。在人类经验体系中，可以分为体内记忆性经验、体外记录性经验。这里的记录是与记忆相对应的，记忆是人类体内大脑的一种生物性信息功能，记录则是人类创造的一种体外的信息工具。从这个角度我们也可以加深对“记录”一词的理解。

第三，我们还应该对“记录”一词的词义做更充分的考证和阐述，进行历史语言的情景分析，这样可以使人们更全面地理解其词义。这项工作已列入笔者的工作计划，准备找时间做一下。也欢迎档案界同行来共同做一下这个工作。

2 档案定义的时代性、功能性与科学性

定义具有明显的时代性、功能性与科学性。了解这三点，有助于我们正确理解档案定义。

2.1 时代性

定义是具有时代性的，每个时代的定义都具有这个时代的时代特征和时代意义。在中国档案界，档案定义的研究有几个重要阶段：一是上个世纪30、40年代，是中国档案学创始阶段。这个时期的档案定义带有明显的机关文书档案的特点，我们可以把它们看做机关文书档案的定义，并且它们也不是按照严谨的定义规则做出来的，有比较浓厚的实务特征和机关属性。典型代表有：何鲁成在《档案管理与整理》（1938年）一书中提出“档案者乃已办理完毕归档后汇案编制留待参考之文书”[8]。

何鲁成先就职于民国政府行政院各部会档案整理处（1935年），4个月后转移到行政效率会继续研究档案管理，再后在禁烟总会整理档案，进行了2年的机关档案管理的调查研究与具体整理工作，广泛调研、亲身实践，遂成《档案管理与整理》一书。其时，“档案必须是公文书”[9]是当时程长源、何鲁成、傅振伦、殷钟麟等一干档案管理研究者的共识。此其时代、职位所决定的。

建国初期到文革之前，是中国档案定义发展的第二阶段。这一时期档案定义的主要成就是内涵与外延的扩展及科技（技术）档案定义的提出。

在1951年中央各部委档案工作第一次座谈会上，大家一致认为“工作中直接办理的文书（如本部门的会议记录、计划、向上的报告、向下的指示、上级对本部门的指示与与下级对本部门的报告、编印的党刊、公报等）应视为档案保存。”[10]1951年，吴宝康先生提出：档案“是本机关本部门所办理的、足以说明本机关本部门的真实工作历史的一切文书材料。”[11]1953年，他又提出“档案就是某一机关、团体、企业和个人在工作中所形成的全部文件材料”[12]。这一档案概念已经由机关的文书扩展到机关、团体、企业和个人在工作中所形成的全部文件材料。这些定义表现出两个重要特点：第一，定义的内涵与外延的扩展，视野不再局限于机关；第二，仍以文书、文件为属概念，机关行政档案的思维特征仍比较浓重。（这个特征即使在今天的档案界高层人士中，主要是在局、馆领导中，仍有所表现。）

1959年12月1-9日召开的华北、东北协作区技术档案工作现场会（大连）正式对技术档案进行了定义，《国家档案局关于技术档案工作大连现场会议的报告》指出：“技术档案是记述和反映一个单位的基本建设、生产技术和自然科学研究等活动，具有保存价值，并且按照一定的归档制度作为真实的历史记录集中保管起来的技术文件材料（包括图纸、照片、表报、文字材料等）。”[13]技术档案定义的提出，是档案定义视域扩展的一个重要成果。

总之，从20世纪30年代到文革前的这两个阶段，档案的定义是比较单调的，它们主要以文书档案为对象。20世纪50、60年代虽然提出了技术档案的概念，但主基调还是没有变化。

20世纪80年代以后，情况发生了翻天覆地的变化。中国社会的巨变、对外开放的春风、档案学的大发展，共同促成了档案定义研究的百花齐放。这是一个档案定义研究大繁荣的阶段，定义的方式、范畴等发生了巨大的变化。各类专门档案精彩纷呈，各种功能的档案定义争奇斗艳，档案理论定义的各种“属概念”与“种差”的多样化表现出了档案事物本身的发展与人们视野的扩展。上百种定义，几十种属概念，标记着档案人的思考和时代的发展。特别是档案属概念从较为单一的文书、文件发展到“记录”“历史记录”“原始记录”“真实记录”“原始符号记录”“信息记录”“数据、信息和知识的记录”“文件”“文件材料”“历史文件/历史文件材料”“原始文件材料”“文件的组合/文件材料的总和”“文字形声材料”“历史记录材料”“记录材料”“信息材料”“文献/文献材料/文献的总和”“历史文献/原始文献”“信息”“固化信息”“凭证信息/原始信息”“信息载体”“历史真迹/史迹”等等。这些属概念虽然不尽完善，但档案学人视野的开阔也足见一斑。

2.2 功能性与科学性

定义的本质是用来解决认识问题的，也就是说它有用来解决问题的功能。不同功能需求的定义，其定义方式是不同的。档案界人士在以往讨论档案定义时，常常忽略了不同功能型定义的区别，没有搞清定义的功能与种类，把所有“定义”混淆在一起讨论，以至于经常把《档案法》的“本法所指”的特殊功能型定义等，等同于具有普遍意义的理论抽象型定义，大概有90%以上的人都犯了这种错误（有各种与档案定义有关的文章为证）。事实上，法规性定义、指认性定义、理论抽象型定义等等，各有所属，各有分工，不是只有一种档案定义。

具体而言，档案定义包括：“属加种差”的理论性真实定义、实质定义，它主要运用于理论认知活动；描述发生过程（如归档）的发生性定义，它主要运用于实践操作领域；“本法（本规定）所称的”以规定法规适用范畴为主要目的的法规性定义；“本文（本书）所指的”规创定义或约定定义，它主要用于论文与著作的写作时对研究对象的规定等；“这些是档案”的实物性定义，又称直观释义或指认性定义，主要适用于具体操作活动；常常用于历史词汇解读的情境定义（也称上下文定义），它可以运用于档案历史语言学的研究工作；以及表达一个特定集合的内涵定义和列举性的外延定义等等。

各种类型的定义具有不同的功能和任务，不能混淆。我国档案界常常把定义法规规范范畴的法规性定义，特别是《档案法》的定义与理论抽象型定义混为一谈。其实，定义具有很强的功能性，各有各的用处，各有各的定义方法。法规性定义的功能是规定该法规适用的范围，其定义的出发点是“本法适用的范围是什么？”，不是定义所有档案。它是一种操作性定义，从本质上就不同于理论抽象性定义。我国《档案法》修改的第一个误区就是把法律的定义等同于理论抽象性定义，从出发点就把《档案法》看成是规范一切的东西，殊不知法律的规范范围是有限度的，不能包含一切。它的定义方式不同于理论抽象性定义，它首先是指明“范围”，不是主要指明“本质属性”。指明“范围”具有操作性；而指明“本质属性”主要用于认知领域，在实际操作中则不够明晰。所以，了解定义本身是什么，它的功能和种类，是一件很重要的事情。

2.3 我们应以什么态度看待众多档案定义

关于我们应以什么态度科学地看待众多档案定义的问题，笔者的基本态度是“各取所需，求同存异”。

所谓“各取所需”，是指定义本身具有多种功能，它被应用到各种人类实践活动中，针对各种社会需要、解决各种实践与理论问题而制定。我们不应混淆各种不同功能的档案定义，不要张冠李戴。我们此前关于档案定义的争议很多是因为忽略了不同功能的档案定义的区别，它们被混淆了、被绑到了一起进行硬性比较。这是引起档案定义认识混乱的重要原因之一。

所谓“求同存异”，“存异”是我们正确对待定义的不同，要看到定义本身的时代性、真理的相对性和可借鉴性。即使已经明显落后的档案定义，当我们把它们放置到它们原本所处的历史时代时，我们会发现它有着自己的合理性，对我们今天的认识仍然是有意义的；“求同”是指在正确论证逻辑、路径的前提下，档案定义也应有一定的趋同性、统一性，要形成几个基本的视角。每个视角关键是要有一个清晰的正确的论证路径，不可以“冥想”来代替科学的论证。只要论证的逻辑是正确的，观点、视角有所不同就不重要了。因为这些经过科学论证的观点只是角度的不同，而不会有根本逻辑的冲突。比如，笔者通过对“信息”进行分类，得到了“原始性符号记录”这个档案属概念。而其他学者也可以从另外的角度、另外的体系对“信息”进行分类，得到的属概念可能与笔者提出的属概念有所不同，但它们肯定不是对立的不相容的，只是视角不同而已。

此外，我们可不可以在“文献”或“经验”等的范畴内寻找档案的属概念呢？我认为当然是可以的，因为档案的确是属于“文献”或“经验”中的一种类型。关键是用什么样的“文献”或“经验”作为属概念，关键是在这些范畴中找出正确的确定属概念的路径，只是通过自己有限的“冥想”就大胆地提出自己的定义是万万不可的。“冥想”是中世纪以前的思维方式，现代人是科学的思维方式，要有科学的方法与路径。我们许多档案界人士（包括曾经的我）在给档案下定义时，并没有自觉地想一想应该用什么样的科学的方式、方法，而是直接进入对问题的“思考”，并不管这种“思考”的路子对不对，所以走偏的可能性很大。正如科学实验表明，闭上眼睛走路一定会走偏的。