企业档案管理工作规范化路径探讨

卜鹤

摘要：企业档案是企业经营发展过程的真实记录，也是维护其合法权益的重要资料，是企业可持续发展中不可或缺的无形资产，档案管理在企业管理中占据重要地位。当前企业档案存储与管理问题较多，对企业经营发展影响较大。文章分析企业档案管理现状，深入探究企业档案管理存在的各类问题，提出科学有效的管理措施，为企业档案规范化管理提供参考。

关键词：企业档案；规范化；管理路径

2019年1月，国家档案局在《关于在深化国有企业改革中加强档案工作的意见》中指出：档案工作是一项事关党和国家各项事业发展的基础性、支撑性工作，是企业管理的基础。企业档案是否全面、完整、真实，直接影响到企业能否健康运营和可持续发展。建立规范化的档案管理工作体系，能够助力企业实现可持续发展目标。然而，当前很多企业的档案管理工作未能与时俱进地有效开展。本文针对企业档案管理工作现存问题，分析产生原因，助力提升档案管理的规范化、科学化水平。

一、企业档案工作规范化管理的意义

《中华人民共和国档案法》定义档案，使其具有了其他信息资源不能替代的重要价值与作用。习近平总书记曾强调：档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展都离不开档案。对于企业而言，在其从事经济社会活动和经营发展过程中，必然产生大量具有保存、参考价值的原始档案，这些档案真实详细地记载着企业从创业至发展的全过程，并且可以经过利用变成处理企业发展难题、为企业发展提供参考的宝贵信息资源，对企业制定科学的发展决策与战略起到至关重要的作用。因此必须高度重视档案管理在企业发展中的作用。企业应当在依法经营的同时，以依法管档为工作原则，以规范化管理为发展方向，实现科学化跨越式发展，将档案管理工作融入企业发展战略中，融入日常的经营工作活动中，融入管理发展的科学化与规范化行动中，全面提升档案管理效果。

二、企业档案管理工作存在的问题

1.档案收集不完整

部分企业的档案管理工作结构不合理，直接影响到企业档案资料的收集等。很多企业在档案收集方面比较粗放、滞后，不是由档案部门大包大揽，就是由业务部门自主完成；只重视结果性文件，不注重过程性文件的积累；缺乏与企业发展相适应的电子档案收集管理系统，产生的大量电子信息文件未能及时归档。此外，由于企业发展中的人员流动过程中缺乏对归档资料交接的监管，导致很多重要资料丢失，影响资料存储秩序，增加了资料信息收集难度，并有可能造成巨大损失。

2.档案编研成果薄弱

部分企业比较关注直观的经济效益，忽略了档案管理工作结构是否合理，档案管理队伍是否健全。由于档案人员紧缺，一些企业的档案只停留在“收、管、存”以及发挥简单的凭证作用方面，无法得到全面整理利用，进行有价值的编研工作，档案的服务价值没有充分发挥，档案工作无法得到重视。

三、企业档案管理工作规范化路径

1.完善档案管理体制机制

加强企业档案工作是企业依法经营的重要责任和强化内部控制、防范经营风险的基础性工作。企业经营过程中必须从法律的角度高度重视企业档案规范化管理，加强档案管理组织体系建设，建立以经营层领导为主要领导，档案部门为核心，所有业务部门共同参与的档案工作体系，使企业档案管理工作适应企业发展新局面。对于集团型企业来说，还应该建立以资产为纽带的档案工作体系，实现对所属企业档案管理工作的监督指导。

2.明确档案管理工作规章制度

为了提升档案管理工作的规范化水平，应当深入分析企业经营管理实际情况，按照企业实际需求做好分析工作，明确分工并引导各业务部门关注档案管理细节，制定详细的管理内容与工作细则，形成适应企业经营发展保障服务的档案管理制度体系。比如为体现归档范围随企业活动重点变化的原则，顺应企业档案工作与时俱进的要求，使企业档案资源内容更加丰富，结构更加合理，各企业应该按照国家档案局第10号令要求制定本单位的归档范围及保管期限表，确保发挥档案资源服务企业发展、服务经济建设的应有作用。

3.提升档案管理人员素质

企业档案管理是一项系统性工程，档案管理人员在熟练掌握档案工作专业知识的同时，必须了解本企业生产经营工作中的业务知识，档案管理人员的技术能力与综合素养会直接影响档案管理效果。企业应采用人才教育与培训方式，集中传授现代化管理知识与技巧，同时派遣人员到档案管理机构学习交流，以此提升知识及技能水平。为了加强档案管理效果，企业应当通过激励机制稳定并吸纳专业性档案人才，扩大档案管理团队，以此提升档案管理的稳定性和专业度，确保档案管理工作规范化。

4.采用科学的档案管理方法

在开展档案管理工作时，为了确保管理规范性，必须采取科学措施，全面加強档案管理力度。例如，企业注重档案移交与审批的流程化与制度化，规定档案审批权限与移交明细，以此确保档案文件的可查找性，同时采用动态化模式管理企业档案。当档案资料发生变动时，应当及时做好修正处理，要求管理人员定期检查档案资料信息，确保档案内容的时效性与准确性。企业应注重考核档案管理工作，将档案工作纳入各项检查和评估中，及时掌握档案管理现存问题，采取科学措施进行纠错，维护档案管理的规范性。

5.加速档案工作数字化转型

随着信息技术高速发展，档案管理工作数字化转型成为企业提质增效的必然选择和高质量发展的内在需要。企业必须注重转变传统管理思维与方式，针对档案管理工作实际制定符合企业经营实践的档案工作信息化发展规划，配备先进的管理软件和硬件系统，及时收集各种系统电子文件，建设电子阅览室、信息共享平台，实时高效管理。通过建立档案信息化平台，能够缩短检索与查阅时间，全面提升档案资料的利用率，优化完善电子档案内容，通过网络化、现代化方式提升档案管理效果，全面提高档案管理的信息化水平。

6.提升档案编研利用水平

企业档案工作地位重要、责任重大，实现企业档案工作新突破是档案部门义不容辞的职责。因此，企业档案管理应该主动围绕企业经营中心工作，积极开展档案服务。有为才有位，档案编研的成果会直接成为衡量档案管理工作成效的重要参考，成为提升档案管理工作的重要抓手。档案管理人员在做好日常工作的基础上，应该主动以企业经营发展为方向，充分利用档案资源，发挥其宝贵的价值，助力企业长久稳定发展。

注释与参考文献

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