档案管理风险防控研究

刘润

摘要：企业经营管理下档案所发挥的作用是不容忽视的，做好档案管理工作能够为企业经营决策、内控管理的等各方面提供依据。文章通过对档案管理风险进行分析，探讨风险防控的方法措施。

关键词：档案管理;企业档案;风险防控;管理风险

引言

企业档案管理创新不是喊喊口号就可以完成的事情。这必须实打实的从档案管理工作实践中去体现。大多数企业在建或已投入运行的信息化建设承担着企业职能和业务活动的各种信息，体现了档案管理信息化建设的成果。在企业大力实施信息化建设的大背景下，档案管理实践迎来了巨大的创新机遇和拓展空间。

1企业档案管理的必要性和意义

在企业的重大决策面前，企业档案能够为企业的领导层提供正确的、有效的决策，而这些重大决策的正确性则取决于企业中的领导对企业中每一个工作人员的整体素质还有对企业中所有的器械设备、生产出的产品、现有的和即将具备的生产技术条件等等的掌握和分析能力，同样，也取决于企业中的领导对于科学的决策以及自身对这些科学的理论知识和技术方法的掌握水平。以上这些都与企业档案有着直接联系，关系紧密不可分割。因此，我们可以认为，企业档案能够直接作用于和影响一个企业管理水平和今后的发展。其次，管理日常工作方面，一个企业，它的企业管理方面工作的根本就是企业档案，企业中的各个部门可以利用企业档案，通过它来进行彼此间的有效沟通和协作互助。如果一个企业缺少了企业档案，整个企业没有企业的档案资料，企业就无法正常运行。例如一个企业的设备出现了故障，在电力检修部门对出故障的设备进行检修时，则需要这个设备以往的相关检修记录和设备运行的情况记录，检修部门根据这些资料记录再结合设备的现状作出相应的抢修措施进行及时的修复。除此之外，企业中设备的档案的建立、建设以及资料的妥善管理能够有效地预防设备出现故障或者事故。在企业资产管理方面，企业档案能够为其提供重要依据。企业自主研发的产品和相关技术是企业重要的资产，完善这一部分的企业档案收集与管理能够更好地让企业可持续发展。企业可以根据这一特点开发具有自主产权的产品并且在生产技术上不断探索和创新，提高企业自身的生产技术能力。

2档案管理风险分析

2.1技术风险

在我国，大多数企业都采用手动整理的方法进行档案的管理和收集，当档案管理的文件进入库中的时候，档案管理人员进行整理和分类，手动工作的弊端在于，不但劳动力消耗量大，而且耗时长，效率低，这就导致了档案管理人员无暇去专注档案管理技术的升级和适应现代化社会，并且需要档案的时候想要调出时查询速度极慢，并且准确率也十分低下，虽然有些企业也运用了网络化技术，但是管理的形式和内容还是十分落后，查询系统仍是目录形式编制，系统的结构和功能也比较单一，缺乏处理综合问题的能力，随着企业的不断壮大，所需的档案也日益增加，档案的需求量也不断提高，如果不做出改变，对以后的发展有着极大的影响。

2.2业务风险

企业档案管理工作中的业务风险，受到的影响因素也比较多，企业对档案管理工作的开展与实施，并没有明确的内容与目标，相关管理工作人员，只是把日常工作中的信息材料搜集、整理、储存，无法确保档案管理工作的质量。管理工作人员对不同类型的文件进行统一的储存，为后期查询与使用工作带来巨大的麻烦。与此同时，企业各部门在日常工作中，会对企业档案进行使用，而借阅的过程比较简单，企业内部也没有明确的借阅流程、借阅手续等，可以根据各部门的工作需求，对企业档案进行随意解决，使企业档案信息数据发生泄漏。并且还存在着部门人员借走档案资料后，不及时归还、档案文件损坏、档案丢失等情况，都会使企业档案管理工作面临着巨大的业务风险。

3档案管理风险防范措施

3.1创新工作方式

传统的档案管理定位为提供文件和档案的查阅，也就是领导需要什么资料，就找到资料给领导。随着社会的发展、科学的进步以及互联网信息产业的发展，整个社会对档案的需求产生了多样性的需求，这些需求体现在数字化、精准快速的响应上，客户对传统的纸质文档需求不高，而是对电子形式的文档需求旺盛，因此在企业档案管理中，需要更多地采用数字化的管理方式，以应对客户对档案的新的需求。针对新的需求，我们建立企业档案管理网络体系，即从企业的产品效益、市场经营、品牌形象等领域出发，去建立和完善企业档案管理网络。在该管理网络中能够清晰体现员工在企业中的需求，以便管理人员及时调配资源进行处理，当然也要经常在企业中宣传档案知识和相关法规，可以有的放矢地加强档案意识。档案网络建设是一个系统性工程，必然要得到企业以及相关部门的同意，才能有效展开建设工作，管理人员得到保障之后，才能适应现代管理工作。

3.2加强收集与归档工作

做好档案工作的基础条件是做好档案的收集归档工作。由于企业主要精力放在创造效益上，往往容易忽视档案的收集归档工作，平时所产生的档案在各业务部门手中，每个因为没有相应档案管理制度，每个业务部门的收集方式都不一样，最终需要档案管理人员到每个部门去催要，造成档案很难完整归档，档案归档不全。因此，需要企业按照档案管理制度要求，建立起一套完整的规章制度，企业内部按照规章制度进行档案收集归档工作，这样才能保证企业档案的收集归档工作。

3.3构建企业檔案信息化的管理机制

首先，需要建立组织机构。建立相对独立的企业档案管理部门，实现整个企业档案管理工作的协调与配合，能够按照档案管理的规章制度，对企业部门的各项信息进行整合归纳。其次，积极履行各项档案管理职责。企业档案部门作为重要的信息集成中心，需要重点负责企业档案信息系统的建立，以及后续的服务管理工作。同时，需要制定严格的考勤制度，对于企业信息的录入、流程等管理工作都需要制定严格的量化标准，对于访问的权限与密码都需要有规范的管理与制度，在科学、合理的制度规定下促进企业档案信息化管理工作的有效开展。最后，企业的档案管理工作必须服务企业为主体，该项服务工作的中心需要以企业为中心，积极配合，协调企业的战略评估工作，帮助企业开展适应性的战略调整。同时，企业的档案管理工作需要立足于档案信息化的成果进行不断创新，积极向企业与社会提供可利用的档案信息资源。

3.4要加强档案的开放度和加快档案管理的整合速度

在《档案法》中明文规定，要加大档案的开发力度并且要做到档案中的信息达到全部开放的形式，要用最简单的方法完成档案制度的完善，要让基层员工看到档案管理带给他们的服务，每一个企业应该重视一线，把档案管理文献分享给生产一线，要充分利用好当今时代的网络环境，在报刊、网络平台、媒体等推送企业的档案信息，企业应该让员工体验到企业对于他们的关怀，如果企业需要档案信息，好比企业的人力资源部门结合公司的档案管理部门，对于符合当代民生内容的档案要优先去整合、整理，这也为一些贫困职工提出供帮助，因此也深深地受到员工们的追捧，档案室在生活方面，比如医疗保险、住房公积金和各种保险，也为特殊工种提供了大量的发展空间，在企业中发挥着至关重要的作用。

结语

综上所述，企业在日常运作和发展过程中，档案管理是其中非常重要的内容，要想提高档案管理水平，就必须要实现档案管理与安全风险防控的有效结合。同时，还要对管理人员的综合素质进行提升，这样才能保证档案风险的科学预防与档案价值的提升。

参考文献

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[3]刘冀平，龚丽.浅谈企业档案管理安全风险防控与措施[J].机电兵船档案，2019（1）：87-89.